כיצד להגדיר מחוץ למשרד ב - Windows
כאשר אתה יודע שאתה הולך להיות מחוץ למשרד במשך כמה ימים, אתה יכול להגדיר את עוזר מחוץ למשרד באופן אוטומטי, לתת לאנשים לדעת שאתה נהנה החופשה שלך בזמן שהם תקועים בעבודה.
כדי ליצור תשובה מחוץ למשרד ב- Outlook, ניצור תבנית דוא"ל עם ההודעה שבה אנו רוצים להשתמש ולאחר מכן צור כלל שישלח תשובה עם ההודעה הזו לכל הודעות האימייל שאנו מקבלים בטווח תאריכים מסוים.
הערה: Outlook חייב להיות פתוח כדי להפעיל את הכלל ואת תשובתך מחוץ למשרד להישלח. לכן, ודא שאתה משאיר את המחשב פועל ו- Outlook פועל בזמן שאתה מחוץ למשרד.
שלב ראשון: יצירת תבנית הודעה
כדי ליצור תבנית הודעה ב- Outlook, ודא שהכרטיסייה 'דף הבית' פעילה ולחץ על הלחצן 'דוא"ל חדש' בקטע 'חדש'.
הזן את ההודעה שברצונך לשלוח כהודעה אוטומטית בתיבת ההודעה. אל תזין כתובת דואר אלקטרוני או נושא. לאחר מכן, לחץ על הכרטיסייה "קובץ".
לחץ על "שמירה בשם" ברשימת האפשרויות בצד שמאל של המסך מאחורי הקלעים.
בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, בחר "תבנית Outlook (* .oft)" מתוך התפריט הנפתח "שמירה כסוג".
אתה נלקח לתיקיית תבניות המשתמש. הזן שם עבור התבנית בתיבה "שם קובץ", שמירה על סיומת ".oft", ולחץ על "שמור".
אם אתה רוצה להעתיק את הדוא"ל שלך מחוץ לתבנית דוא"ל תגובה למחשב אחר או לגבות אותו, הנתיב המלא לתיקיית תבניות המשתמש הוא C: \ Users \\ AppData \ נדידה \ Microsoft \ Templates . החלף עם שם המשתמש של Windows.
סגור את חלון ההודעה על ידי לחיצה על הלחצן "X" בפינה השמאלית העליונה.
מופיעה תיבת דו-שיח המציינת אם ברצונך לשמור טיוטה של ההודעה. אתה לא צריך כי אתה שמרת את זה כתבנית, אבל אתה יכול אם אתה רוצה. לחץ על "כן" אם ברצונך לשמור את הטיוטה, או "לא" אם לא.
שלב שני: יצירת כלל כדי להגיב אוטומטית הודעות דוא"ל חדשות
כעת, כשיש לנו את תבנית הדוא"ל לשליחת המשרדים שלנו, ניצור כלל לשימוש בתבנית זו כדי להשיב לכל ההודעות המופיעות בטווח תאריכים מסוים. ודא שהכרטיסייה "דף הבית" פעילה.
בקטע 'העבר', לחץ על הלחצן 'כללים' ובחר באפשרות 'נהל כללים והתראות' מהתפריט הנפתח.
אתה יכול גם ללחוץ על הכרטיסייה "קובץ" כדי לגשת למסך מאחורי הקלעים. ודא שהמסך 'מידע' פעיל (לחץ על 'מידע' בצד שמאל אם יש צורך) ולאחר מכן לחץ על הלחצן 'נהל כללים והתראות'.
בתיבת הדו-שיח כללים והתראות, ודא שכתובת האימייל שאליה ברצונך להחיל כלל זה נבחרה בתפריט הנפתח "החל שינויים לתיקיה זו". אם ברצונך שכלל זה יחול על כל החשבונות שלך ב- Outlook, נראה לך כיצד לעשות זאת מאוחר יותר במאמר זה. לחץ על הכרטיסייה "כללי אימייל" אם היא אינה פעילה, ולאחר מכן לחץ על הלחצן "כלל חדש".
במסך הראשון של תיבת הדו-שיח אשף הכללים, לחץ על "החל כלל על הודעות שאני מקבל" בסעיף "התחל מתוך כלל ריק". האפשרות מתווספת לתיבה "שלב 2: ערוך את תיאור הכלל (לחץ על ערך קו תחתון)". אין מה לערוך בחלק זה של הכלל, לכן לחץ על הלחצן "הבא" כדי להמשיך.
המסך השני בתיבת הדו-שיח אשף הכללים מאפשר לך לבחור את התנאים שיש לבדוק כאשר אתה מקבל הודעות דוא"ל. כדי לשלוח את תשובתך מחוץ למשרד במהלך טווח תאריכים מסוים, סמן את התיבה "התקבלה בתאריך תאריכים ספציפי" בתיבה "שלב 1: בחר תנאים". התנאי מתווסף לתיאור "שלב 2: ערוך את תיאור הכלל (לחץ על ערך קו תחתון)", כמו בעבר, אבל הפעם, יש חלק מהתאור כדי לערוך. כדי להוסיף טווח תאריכים, לחץ על הקישור "בטווח תאריכים ספציפי" בתיבה שלב 2.
בתיבת הדו-שיח 'תאריך קבלה', סמן את התיבה 'אחרי', לחץ על הרשימה הנפתחת ולחץ על התאריך שאחריו ברצונך לשלוח את ההודעה האוטומטית אל מחוץ למשרד. לדוגמה, אם אתה רוצה את התשובה שלך מחוץ למשרד להתחיל להישלח ב -8 בפברואר, בחר 7 בפברואר עבור תאריך לאחר.
לאחר מכן, סמן את התיבה "לפני", בחר תאריך מהתפריט הנפתח מימין לתיבת הסימון לפני. התאריך שתבחר צריך להיות יום אחרי שאתה רוצה את התשובה של המשרד כדי להפסיק להישלח. לדוגמה, אם ברצונך ש -15 בפברואר יהיה היום האחרון שבו נשלחה תשובתך מחוץ למשרד, בחר ב -16 בפברואר כתאריך הקודם.
התאריכים שבחרתם נוספים לתנאי בתיבה שלב 2. לחץ על הלחצן "הבא" בתיבת הדו-שיח אשף הכללים כדי להמשיך.
במסך השלישי בתיבת הדו-שיח אשף הכללים, אתה בוחר מה ברצונך לעשות עם הודעות דוא"ל נכנסות במהלך טווח התאריכים. אנו רוצים להשיב לכל הודעות האימייל באמצעות התבנית שיצרנו בחלק הראשון, לכן אנו בודקים את התיבה "השב באמצעות תבנית ספציפית" בתיבה 'שלב 1: בחר פעולות'. כדי לבחור את התבנית שיצרנו, לחץ על הקישור "תבנית ספציפית" בתיבה "שלב 2: ערוך את תיאור הכלל (לחץ על ערך קו תחתון)".
בתיבת הדו-שיח בחירת תבנית תבנית, בחר "תבניות משתמש במערכת הקבצים" מהתפריט הנפתח "חפש ב".
בחר את התבנית שיצרת (במקרה שלנו, את תבנית "מחוץ למשרד" תגובה) ולחץ על כפתור "פתח".
הנתיב המלא לתבנית שנבחרה נוסף לפעולה שנבחרה. לחץ על הלחצן "הבא" כדי להמשיך.
במסך אשף הכללים הרביעי, תוכל לבחור כל חריגה שברצונך להחיל על הכלל, כגון אם ברצונך לא לכלול אנשים או קבוצות מסוימים ("למעט אם מאנשים או מקבוצה ציבורית"). לא נוסיף כל חריג לכלל שלנו, לכן לחץ על הלחצן "הבא" כדי להמשיך.
הזן שם עבור הכלל בתיבה 'שלב 1: ציין שם עבור כלל זה'. תיבת "הפעל כלל זה" מסומנת כברירת מחדל, כך שהכלל יופעל באופן אוטומטי. אבל אל תדאג. היא לא תפעל עד לאחר התאריך שציינת.
איננו רוצים להפעיל את הכלל על הודעות שכבר נמצאות בתיבת הדואר הנכנס שלנו, לכן השאר את תיבת הסימון "הפעל את הכלל הזה כעת בהודעות שכבר נמצאות בתיבת הדואר הנכנס" ללא סימון. אם ברצונך להפעיל כלל זה בכל חשבונות הדוא"ל שלך ב- Outlook, סמן את התיבה "צור כלל זה בכל החשבונות". לחץ על הלחצן "סיום".
הכלל מתווסף לרשימה. לחץ על "אישור" כדי לסגור את תיבת הדו-שיח כללים והתראות.
כעת, כאשר מישהו שולח לך הודעת דוא"ל במהלך התאריך שציינת, הוא יקבל את ההודעה באופן אוטומטי בתבנית הדוא"ל שיצרת.
למרות השולח מקבל תשובה אוטומטית אומר שאתה מחוץ למשרד, אתה עדיין מקבל את הדוא"ל שלהם עם סמל המציין תשובה אוטומטית נשלחה. עם זאת, אתה יכול להרגיש מוצדק להתעלם ממנה עד שתחזור.
לאחר שחלפה טווח התאריכים על הכלל, הכלל לא יחול על הודעות אימייל נכנסות. עם זאת, עדיין תוכל לבטל את הכלל. לשם כך, פתח שוב את תיבת הדו-שיח כללים והתראות כפי שתואר לעיל ובטל את הסימון בתיבה שמשמאל לכלל ברשימה. לחץ על "אישור" כדי לסגור את תיבת הדו שיח.
כאשר אתה משתמש כלל זה כדי לשלוח מענה אוטומטי מחוץ למשרד, התשובה נשלחת פעם אחת לכל שולח במהלך הפעלה אחת של Outlook. הפעלה כאשר אתה פותח את Outlook עד שתצא מהיישום. פעולה זו מונעת שליחת תגובות כפולות לאותו שולח ששולח לך מספר הודעות. Outlook עוקב אחרי מי שקיבל תגובה אוטומטית במהלך כל הפעלה, אך רשימה זו מתאפסת כאשר אתה יוצא מ- Outlook. אז, לעזוב את Outlook פתוח (לא לצאת ו לפתוח מחדש) כך הכלל יפעל אוטומטית את התשובה למשרד נשלחת לכל מי דוא"ל לך ולכן השולחים לא מקבלים מספר רב של תשובות המשרד.
