למתחילים כיצד ליצור, לנהל ולהקצות קטגוריות ב- Outlook 2013

Outlook 2013 מאפשר לך להקצות קטגוריות לדברים ולהתאים אישית קטגוריות אלו. הדבר על קטגוריות הוא שהם אוניברסליים על פני Outlook, ואתה יכול להקצות כל קטגוריה שילוב מקלדת. אז, אתה יכול לסווג דוא"ל, אירועים ביומן, הערות עם כמה משיכות מפתח מהיר.

במהלך החודשים האחרונים דיברנו הרבה על Outlook 2013 ועל חלקים שונים שלה. דיברנו על מאסטרינג התכונות החשובות ביותר שלה, כגון איך לחבר ולשלוח דוא"ל, כמו גם יצירת וניהול אנשי קשר ואפילו ייבוא ​​אנשי הקשר שלך ב- Gmail. אנחנו גם מכסים את הדברים האחרים של Outlook, כמו איך אתה יכול ליצור רשימות משימות כדי לשמור אותך טוב, על המשימה. וכמובן, יש את כל לוח השנה חשוב, אשר חיוני לכל מי שרוצה לשמור על לוח זמנים יעיל.

מה כל זה אומר שאתה יכול לעשות הרבה עם זה כדי לעזור לנהל טוב יותר אתה עסוק בעבודה ואפילו בחיים האישיים. לפני שאנחנו סוגרים את מבטנו על Outlook 2013, עם זאת, הרגשנו שאנחנו צריכים רק בקצרה לכסות שני ההיבטים הנותרים אנו מרגישים ראוי לציין: קטגוריות וחיפוש.

על קטגוריות אלה

כדי להתאים אישית את הקטגוריות שלך, לחץ על הלחצן "סיווג" ולאחר מכן בחר באפשרות "כל הקטגוריות ..." מהתפריט הנפתח. באמצעות שיח זה, באפשרותך ליצור קטגוריות חדשות, למחוק קבצים ישנים, לשנות שם, לשנות צבעים ולהקצות מקשי קיצור.

שים לב בצילום המסך הבא, כיצד הקצה "CTRL + F2" לקטגוריה הכחולה.

כעת, לדוגמה, ניתן להחיל קטגוריות על כל דבר שתרצה. קח את הדוגמה המטופשת שלנו למטה, יש לנו את המשימה שלנו "לחיות la vida loca" וסימנו את זה עם אישי (סגול) ו דחוף (אדום) קטגוריות.

זכור טיפ מועיל זה: ברגע שאתה מקצה מקשי קיצור לקטגוריות שלך, ואתה כבר מחויבת הקטגוריות שלך לזיכרון, הם יכולים לעשות עבודה מהירה מתוך ארגון דואר, פגישות ופריטים אחרים של Outlook.

לדוגמה, הנה כותרת דוא"ל מהודעה בתיבת הדואר הנכנס שלנו, סימנו אותה בקטגוריה עבודה. מעתה והלאה, אם אנחנו צריכים לחפש את ההודעה הספציפית הזו, אנו יכולים להשתמש בקטגוריות כדי לסנן הודעות שאינן קשורות.

שים לב שתוכל גם לסמן במהירות משימות, הודעות דוא"ל ופריטי Outlook אחרים במהירות עם קטגוריית ברירת מחדל, כגון בצילום המסך הבא. כאן סימנו מספר משימות כמתח פשוט על ידי לחיצה על התיבה הקטנה בעמודה CATEGORIES.

ברור שקטגוריות יכולות להיות מועילות מאוד, והן תכונה שאינה מבוצעת במידה רבה ב- Outlook. למד להשתמש בהם ביעילות, ותוכל לשמור את כל הדברים שלך מאורגנים באזורים הקשורים לקטגוריה.

חיפוש פשוט ב- Outlook

בואו נעטוף את זה על ידי בקצרה מדבר על חיפוש פריטים ב- Outlook. אנו מתכוונים לכך שחלים בעיקר על דואר, אך החיפוש משתרע לאורך כל האפליקציה. כאשר אתה לוחץ על חלונית החיפוש, כגון בתיבת הדואר הנכנס (או כל תיקיית דואר אחרת), רצועת הכלים תשתנה כדי לתת לך שפע של כלי חיפוש.

למה כל הדברים האלה כאן? פשוט, יותר דרכים אתה יכול לחפש הודעה, כך טוב יותר הסיכויים שלך למצוא את זה. לראות כאן את המסך הבא, אנו לוחצים על כפתור "נושא", ואנחנו יכולים למלא את החלל המתאים עם מה שאנחנו רוצים את הנושא כדי להכיל. במקרה זה, אנחנו רוצים למצוא כל הנושאים הקשורים "עבודה".

שים לב, התוצאות שצצות הן למעשה משימות, דבר שמראה כיצד Outlook מחזיר תוצאות חיפוש מכל מה שהוא מאחסן.

אם למקסם את כישורי החיפוש שלך ב- Outlook האינטרסים לך, אתה יכול לחתוך את העומס במהירות על ידי לקיחת קצת זמן ולנסות את האפשרויות של סרט חיפוש. זכור שאם התוצאות שלך רחבות מדי ומגוונות, תוכל תמיד לצמצם את ההיקף שלך באמצעות הכלים Scope המתאימים.

לבסוף, אם אתה חש צורך בכוח ובבקרה האולטימטיבית על החיפוש שלך, נסה להשתמש בטופס חיפוש מתקדם שנמצא על ידי לחיצה על הלחצן 'כלי חיפוש' בקטע 'אפשרויות'.

השימוש בטופס Advanced Search הוא הדרך הטובה ביותר, ללא שטויות לחיפוש ב- Outlook, אבל בכל שיטה שתשתמש בה, אנו בטוחים שתדע איך למצוא את הדברים שלך תוך זמן קצר.

אפשרויות חיפוש

Outlook עובד עם Windows Search, אשר כתבנו סדרה שלמה על קצת בחזרה. אפשרויות אלה משפיעות על אופן החיפוש של פריטים הן ב- Windows והן ב- Outlook.

שים לב, אם תלחץ על "אפשרויות יצירת אינדקס ..." תפתח את לוח הבקרה אפשרויות אפשרויות יצירת אינדקס, שבו תוכל לשנות את אופן ההוספה של Outlook לאינדקס על ידי אינדקס החיפוש של Windows. שאר אפשרויות אלה להתמודד בעיקר תוצאות החיפוש, כגון איך הם מוצגים ומאיפה התוצאות מוצגות.

קטגוריות וחיפוש הן שתי תכונות unheralded אתה יכול להוסיף לרפרטואר Outlook שלך, אשר עגול חוויית Office שלך ​​יפה. אם אתה משתמש ב- Outlook באופן נרחב, ואתה מקבל הרבה דוא"ל, ליצור פגישות רבות בלוח השנה, או ליצור רשימות משימות ארוכות, ואז להיות מסוגל לא רק לארגן אותם חשוב, אבל אז שיש את היכולת לחפש משהו, במיוחד אם אתה יודע מה שאתה מחפש הוא יקר.