למתחילים כיצד ליצור ולנהל משימות ב- Outlook 2013

אם אתה אחד מאותם אנשים שיש להם לוח לבן או פנקס עם רשימה מתפתחת אי פעם לעשות, או שולחן העבודה שלך צגים מעוטרים פוסט® להזכיר לך אירועים חשובים, אז זה המאמר בשבילך.

Outlook יאפשר לך ליצור רשימות מטלות המורכבות ממשימות, שבהן תוכל לעשות כל מיני דברים, כגון הגדרת תאריכי יעד, תזכורות, קטגוריות ועוד. כל העניין הוא ליצור סוג פעיל יותר של רשימת המשימות שאתה יכול לקיים אינטראקציה עם ישמור אותך ישר.

עובד בתצוגת המשימות

אנחנו כבר דנים המורכבויות השונות של Outlook 2013 לאחרונה, אז אם אתה חדש זה, אנו ממליצים לקרוא את המבוא שלנו.

אחרת, פתח את Outlook עד לתצוגת משימות והסתכל מסביב. במבט ראשון, תבחין שזה די ריק ועקר. זה כי אנחנו עדיין למלא את זה עם שפע של דברים שאנחנו צריכים לעשות וסידורים לרוץ.

בוא נלך ונראה לך איך להשתמש במשימות כמו מקצוען ולארגן את החיים שלך עם Outlook. עם קצת זמן ועבודה, תהיה לך קבוצה מקיפה של משימות, שבו אתה יכול להגדיר להזכיר לך כאשר הם צפויים, או שאתה יכול אפילו להקצות אותם לאדם אחר!

הוספת משימות

כדי להתחיל, אתה הולך רוצה להוסיף משימות. תוכל להבחין כי יש את חלונית תיקיות מוכר בצד שמאל. ניתן להוסיף תיקיות חדשות לתצוגה זו, באופן יעיל ולאחר מכן לארגן את המשימות לקטגוריות. אתה יכול גם ליצור קבוצה חדשה התיקייה, כך שתוכל שוב להפריד בין המשימות בין החיים המקצועיים האישיים שלך, במידת הצורך.

כדי להתחיל, תוכל להבחין כי יש קבוצה אחת תיקיית המשימות להתקשר המשימות שלי ושתי תיקיות משנה משימות: רשימת מטלות ומשימות. אם נלחץ לחיצה ימנית על התיקיה העליונה ביותר, נוכל ליצור "קבוצת תיקיות חדשה" שנקרא בשם משימות עבודה.

אתה יכול להוסיף משימה מהירה על ידי לחיצה על "לחץ כאן כדי להוסיף משימה חדשה" או שאתה יכול ללחוץ על "משימה חדשה" על סרט הבית. בדוק את המשימה הבאה ללא שם, שבה ניתן להחיל מספר אפשרויות, להציג את המשימה, את הפרטים שלה, כמו גם לנהל את זה.

בואו למלא את המשימה שלנו קצת עם כמה פרטים בסיסיים ולאחר מכן לחץ על "שמור & סגור." אתה יכול לבחור תאריך ההתחלה שלך, תאריך הסיום (אם רלוונטי), את המצב, עדיפות, ואחוז השלמה. אתה יכול גם לבדוק את תיבת "תזכורת" יש Outlook ליידע אותך כאשר המשימה שלך מגיע בשל.

הצגה, שינוי ועדכון של משימות

לאחר יצירת מספר משימות, אנו יכולים לראות אותן מופיעות בתצוגת המשימות שלנו. אתה יכול לעשות כמה tinkering בסיסי כאן כגון שינוי תאריך היעד או הקצאת קטגוריה, אבל אם אתה באמת רוצה להציג ולערוך, אתה צריך ללחוץ פעמיים כדי לפתוח אותו.

הנה המשימה שלנו שוב. אנו יכולים לבצע שינויים בה כגון הסטטוס או העדיפות, או שנוכל ללחוץ על הלחצן 'פרטים'.

אם יש פרטים נוספים הקשורים למשימה, תוכל למלא אותם כאן. אמנם זה לא יכול להיות רלוונטי לרוב האנשים, אם אתה מתמודד עם קבלנים עצמאיים או יועצים, אז זה מקום נהדר לעקוב אחר כמה הם בערך עולה לך.

יש עוד כמה דברים שאנחנו יכולים להזכיר לפני שעבר על recurrences. בזמן שאתה מתרפק על ממשק המשימות, קח רגע כדי לציין שאתה יכול למחוק או להעביר את המשימה אם תחליט שזה לא שווה להמשיך, או שאתה צריך קלט ממישהו אחר על זה, בהתאמה.

ניתן גם לנהל את המשימה, כגון סימון זה להשלים, הקצאת אותו, ושליחת דוח מצב. נדבר על כך עוד מעט. לעת עתה, נסקור בקצרה כיצד להגדיר משימות חוזרות.

עבודה עם משימות חוזרות

יצירת משימה חוזרת היא זהה ליצירת פגישה חוזרת או פגישה חוזרת. תיבת הדו-שיח שתראה כאשר תלחץ על הלחצן "חזרה" תיראה די מוכרת.

אז הנה שלנו "לדבר על דברים עבודה" המשימה, חוזר מדי שבוע ביום רביעי, ללא סוף באופק. שים לב גם, כי גם אם לא תשלים את המשימה עד שהמשימה תחזור, עוד אחד ייווצר עדיין.

אתה יכול לעקוף את זה על ידי בחירת האפשרות "התחדשות חדשה" אפשרות, אשר במקום חוזר באופן אוטומטי על x יום, לא מחדש את המשימה עד הנוכחית מסומן.

הקצאת משימה למישהו אחר

יש לנו שלנו "לדבר על דברים עבודה!" המשימה כל להגדיר, עכשיו אנחנו רק צריכים חייל זה על מישהו אחר! לחץ על הלחצן "הקצאת משימה" במקטע ניהול משימות ברצועת הכלים.

פעולה זו תפתח את המשימה כדואר אלקטרוני, שאליו תוכל לפנות לאחרים. במקרה זה אנחנו פשוט הולכים להקצות את המשימה כדי לדבר על דברים לעבודה למישהו אחר, אז אנחנו נשלח אותו בדואר אלקטרוני אליהם.

אם אתה רוצה להקליד את הכתובת לתוך "אל" שדה אתה יכול, או שאתה יכול לתפוס את שם המזל מתוך פנקס הכתובות שלך. אין לך פנקס כתובות מוגדר? קרא כיצד ליצור ולנהל אנשי קשר, כולל כיצד לייבא את אנשי הקשר שלך מ- Gmail ישירות אל Outlook.

הנמען יקבל הודעת דואר אלקטרוני עם אפשרות "קבל" או "דחה". אנחנו לא רוצים לעשות את הבוס כועס, אז אנחנו פשוט נמשיך לקבל את המשימה. חוץ מזה, לדבר על דברים בעבודה הוא לא רעיון רע!

לבסוף, אם הסמכויות, כי יהיה רוצה לדעת את ההתקדמות (או היעדרה) על המשימה שהוקצתה לך עכשיו. תוכל לשלוח להם דוח סטטוס.

באופן כללי, המשתמש הממוצע של Outlook Outlook עשוי להשתמש במשימות כאמצעי לביצוע שליחויות או לביצוע משימות בבית, אך כדאי לדעת את מלוא היכולות של יכולות המשימה. בואו נעבור עכשיו את שאר הסרט בית ולדבר על מה שאתה יכול לעשות כדי לנהל את המשימה משם.

ניהול משימות ומיון לפי תצוגה

במהלך השבוע שלך, כמה משימות יבוצעו, וחלק לא. אלה שאתה להשלים, אתה יכול לסמן כמו להשלים לשכוח. אבל אלה שאתה לא מקבל כדי יצטרכו איכשהו או יהיה לך רק רשימה הולכת וגדלה של משימות blown.

יש כמה דרכים לנהל אותם. בואו נסתכל על האזור של רצועת הכלים ואז נראה לך איך לעשות את רוב הכלים האלה.

לחיצה על הלחצן "הסר מהרשימה" תסמן אותו כהשלמה ותסיר אותו מהרשימה. אם Outlook נתקל בבעיה, כגון אם המשימה חוזרת, או שהיא אינה שלמה, היא תשאל אותך מה אתה רוצה לעשות בקשר אליה.

ניתן גם לעבוד ישירות עם המשימות שאתה רואה ברשימת המשימות שלך. בדוק את המסך הבא לקבלת פרטים נוספים. תוכל לראות שאתה יכול פשוט ללחוץ על סמל הדגל כדי לסמן אותו כהשלמה, או שתוכל ללחוץ עליו באמצעות לחצן העכבר הימני כדי לראות את אפשרויות המעקב שלך.

אתה רואה כאן את המסך הבא, כי המשימה שלנו "לשבת סביב צופה כדורגל עם הרגליים שלנו" הוא צפוי מחר, אבל אנחנו גם מסומנים אותו למעקב בשבוע הבא גם כן. יצירת משימה מעקב בעצם משכפל את זה בפעם הכי מתאים לך אולי להשלים את זה. במקרה זה, אנו יכולים לסמן את המשימה של מחר כמו להשלים או להסיר אותו, אבל זה משימה כפולה עדיין יהיה בשל בשבוע הבא.

שים לב, תוכל לעקוב אחר משימות מאחד מחמשת המרווחים שנקבעו מראש, או ליצור מעקב מותאם אישית.

לבסוף, שינוי התצוגה שלך יכול לעזור פרוסה דרך גוף גדול של משימות. אם הוא לא מוצג ברצועת הכלים, תוכל ללחוץ על הלחצן "שנה תצוגה" ותראה את האפשרויות הבאות.

הנה רשימה פשוטה יכולה להיראות. ההשקפה אינה מפלה בין מצבי השלמה או קטגוריות, או כל דבר אחר. זה פשוט מציג את כל המשימות העבר, ההווה והעתיד שלך בתצוגה אחת פשוטה.

מצד שני, אם אנחנו ממיינים את השקפתנו במשימות אקטיביות, אנחנו רואים דברים מצטמצמים הרבה בשבילנו.

זכור תמיד לשנות את תצוגת המשימות שלך, כך שתוכל למיין במהירות או להסתיר אותן לפוטנציאל פרודוקטיביות מקסימלי!

אפשרויות משימות

לבסוף, בואו להכיר או reququaint עצמנו עם אפשרויות משימה. אפשרויות המשימה יאפשרו לך לשנות את ההגדרות ולשנות את התנהגותן ואת המראה שלהן. תוכל להגיע אליהם מתפריט קובץ, על ידי לחיצה על "אפשרויות -> משימות".

אתה יכול להגדיר אפשרויות תזכורות על משימות עם תאריכי יעד, איחור וצבע המשימה הושלמה, שעות העבודה, ו tweaks פשוטים אחרים. אז עכשיו, אם אתה רוצה משימות איחור להיות כחול בהיר או שאתה רוצה תזכורות ברירת המחדל בסוף היום במקום להתחיל, אתה יכול לעשות את השינויים כאן.

כפי שאתה יכול לספר, Outlook מגלה את עצמו להיות יישום היטב מעוגלות, ואנחנו אפילו לא דיברנו עדיין על לוח שנה הערות עדיין! אנו מקווים שאתה יכול להשתמש במשימות כדי להאיץ את כישורי הארגון שלך כמה חריצים. הם באמת קל להגדיר ולהקצות, וזה נחמד לקבל תזכורות אלה כדי לראות את כל הדברים ברשימה שלך לאט לאט נבדק.

בינתיים, אנחנו מעוניינים לשמוע ממך. יש לך שאלה או תגובה שאתה רוצה לעזוב איתנו? זרוק על הדיון בפורום שלנו באש.