כיצד ליצור, לנהל ולשתף יומנים ב- Outlook 2013

אלא אם כן אתה חי חיים ללא אחריות, השמש כנראה עולה ויושב על לוח השנה היומית שלך. אם אתה לא יודע מה קורה על בסיס יומי, אתה יכול למצוא במהירות את עצמך לאיבוד במבוך של פגישות החמיצו מפגשים הפתעה.

בואו נדבר על לוחות השנה של Outlook מכיוון שבחוץ מאי-מייל (אולי אפילו יותר), מאורגן ופרודוקטיבי מסתמך על היכולת לנהל אירועים ולבצע משימות. אחד הדברים שעושה Outlook עם גדול, אולי טוב יותר מאשר רוב היישומים האחרים, הוא לוח שנה. הפונקציות של לוח השנה של Outlook הן חסרות תקדים כאשר מדובר ביצירה, בשינוי ובשיתוף אירועים.

מאמר זה יתמקד בעיקר על דברים פשוטים. אנו נראה לך כיצד ליצור ולנהל את היומנים שלך, להוסיף פגישות, פגישות ולשתף אותם גם עם אחרים בפנקס הכתובות שלך כדי לשתף פעולה בקלות. עד שנגמור, נראה כיצד מעבר לשימוש ב- Outlook עבור יסודות כמו דואר אלקטרוני או אנשי קשר וספרים, אתה יכול לשלב את לוח השנה לתוך החיים שלך עסוק ולשפר את הבית או במשרד קטן.

יסודות לוח שנה

בכל פעם שאתה משתמש ב- Outlook, יהיו לך יכולות היומן שלו לרשותך. גם אם אין לך חשבון דוא"ל, אתה עדיין יכול להשתמש ב- Outlook עבור שאר התכונות שלו. עם זאת, היומן פועל בצורה הטובה ביותר, אם אתה יכול לנצל את היכולות המשותפות שלו, כך ששימוש בחשבון דוא"ל יאפשר לך לשלוח הזמנות לפגישות ולקבל הודעות על משתתפים.

עם זאת, הנה היומן הרגיל הבסיסי שלך, כלומר יומן ברירת המחדל המשויך לפרופיל ברירת המחדל של Outlook. זוהי תצוגה חודשית, אך באפשרותך להשתמש בפונקציות שבכרטיסייה 'סדר' כדי לשנות את התצוגה.

לדוגמה, להלן תצוגת שבוע העבודה (לעומת תצוגת השבוע כולה). זה פשוט מאוד, עם מזג האוויר (אתה יכול להגדיר אותו לעיר שלך), ואת תיבת החיפוש. אם יש לך פגישות או פגישות, אתה תראה אותם כאן, ואתה יכול לדלג על בשבוע הקודם או הבא על ידי לחיצה על "מינוי הקודם" או "הבא מינוי" לחצנים, בהתאמה, לאורך הקצוות בלוח השנה.

בוא נעבור קצת ונתמקד כיצד לשנות את הסדר של לוח השנה שלך כדי להתאים בצורה טובה יותר את הצרכים הספציפיים שלך או.

הגדלת שריר היומן שלך

אתה יכול לעשות לא מעט לשנות את הסדר של לוח השנה ואת המראה. אם תבדוק את הכרטיסייה תצוגה למטה, תראה מגוון שלם של סגנונות שתוכל להעסיק עבור לוח שנה שמתאים לצרכים הארגוניים שלך.

בדוק את היומן הבא. עשינו כמה שינויים קלים על המראה שלה. ראשית, ניתן לשנות את הצבע, שהוא מגע עדין אבל נחמד.

הכרטיסייה תצוגה מאפשרת לך להוסיף מספר תצוגות אחרות כדי להדגיש את המצב שבו אתה נמצא. לדוגמה, יש את שורת המשימות, המאפשרת להוסיף יומנים, אנשים ומשימות לעמודה הימנית (ראה לעיל). סרגל To-Do זה ניתן להתאמה אישית למצב שבו אתה נמצא, כך שגם אם הפעלת את המשימות ואת לוח השנה, כמו במסך המסך שלמעלה, אם תעבור לתיבת הדואר הנכנס שלך, יהיה עליך להפעיל מחדש את -דו בר.

זה רעיון טוב לשחק עם הכרטיסייה תצוגה בכל מצב כי הם לא כולם להיות בדיוק אותו הדבר. לדוגמה, חלונית הקריאה אינה שימוש רב בתצוגת היומן, אך זוהי בהחלט תוספת נהדרת לתיבת הדואר הנכנס.

באופן דומה, בדוק את תצוגת היומן היומית עם הפעלת המשימות היומית. אתה יכול לראות כאן את לוח השנה היומי שלך עם המשימות שלך להלן.

נדבר הרבה יותר על משימות במאמר הקרוב, אבל עכשיו בואו להתמקד בכל מה שאתה אולי רוצה לדעת על פגישות ופגישות.

הוספת פגישות ופגישות

בואו נסתכל על הגדרת פגישות ופגישות. בדוגמה הבאה, אנו מארגנים מסיבת פיצה. הנושא הוא, כמובן, אופי המינוי, בעוד שמסיבת פיצה אינה בהכרח "מינוי", אתה מקבל את הרעיון. לאחר מכן תוכל להוסיף פרטים נוספים כגון היכן מתקיים מסיבת הפיצה, וזמני ההתחלה והסיום שלה.

יש הרבה מקום (ללא הגבלה טכנית) להוסיף הערות, הוראות או כיוונים לאירוע. כמובן, זה לא הרבה מפלגה אם אין לך אנשים אחרים שם. אז נצטרך להזמין כמה מהמשתתפים. ברגע שאתה מזמין אנשים, זה כבר לא נחשב פגישה. במקום זאת, Outlook משנה אותו לפגישה. בצילום המסך הבא, אנו רואים את הפגישה החדשה שלנו הופכת לפגישה.

ניתן להקליד שמות ביד, או ללחוץ על הלחצן "To" כדי להוסיף משתתפים מפנקס הכתובות שלך. אם עדיין לא הגדרת פנקס כתובות, נוכל לומר לך כיצד להוסיף ולנהל אנשי קשר, כמו גם לייבא אנשי קשר ממקורות אחרים, כגון Gmail.

אתה יכול לחתוך ישר לרדוף פשוט לחץ על "פגישה חדשה" מתוך הכרטיסייה דף הבית של רצועת הכלים. כאשר אתה מזמין משתתפים, יש לך אפשרות לבקש אפשרויות תגובה נוספות.

אם אתה מבקש תגובה (במקום פשוט לשים את המילה החוצה ולהשאיר את זה), אז מוזמנים תהיה הזדמנות RSVP. שים לב, זה עובד נהדר עם מוצר של מיקרוסופט כגון חשבון דואר אלקטרוני של Outlook.com, שבו ניתנות לך אפשרויות תגובה ישירות בהודעה.

ב- Gmail, תוכל לפעול בהזמנה באופן דומה. עם זאת אתה תגיב, זה יישלח מארגן האירוע באופן אוטומטי נוסף Outlook שלהם.

עכשיו, כשאנחנו ברורים במינויים ובפגישות, נעבור לשנות אותם ולבטל אותם מפני שהשינוי הוא בלתי נמנע, ולפעמים התוכניות הטובות ביותר שלנו נופלות.

שינוי או ביטול פגישות ותגובות מעקב

משהו עלה, ואנחנו צריכים להעביר את המסיבה פיצה שלנו במוצאי שבת. זו לא בעיה עבורנו, אבל מה עם המשתתפים שלנו? ובכן, התוכניות שלהם לגמרי תלוי בהם, אבל Outlook לפחות מקל על התראה על שינויים.

כדי לשנות פגישה ולהזהיר את הנוכחים שלך, תחילה פתח את האירוע מיומן Outlook שלך ובצע את השינויים הדרושים לך. במקרה זה, אנחנו פשוט מעביר את הפגישה בחזרה יום אחד. שים לב, תוכל ללחוץ על "שלח עדכון" והמוזמנים שלך יעודכנו על השינוי.

בשלב זה, אם כל המשתתפים קיבלו בעבר את ההזמנה שלך, הם יצטרכו לקבל אותה מחדש.

עכשיו יכול להיות זמן טוב להראות כיצד לעקוב אחר ההתקדמות של הפגישה שלך. לחץ על הלחצן "מעקב" וממנו תוכל לראות את התקדמות הפגישה. עכשיו, רק מוזמן אחד הסכים אז אולי יום שבת זה לא כל כך טוב.

ללא שם: אה אה, שוב משהו הגיע רק אנחנו צריכים לבטל את הפגישה. פשוט לחץ על הלחצן "ביטול פגישה". ההזמנה שלך תשתנה כעת ותקבל לחצן "שלח ביטול" כדי ללחוץ ולשלוח את החדשות הרעות.

זה קל כמו זה, המוזמנים הקודמים שלך יקבלו דוא"ל מעודכן ואת האירוע יוסר מתוך לוח השנה של Outlook שלך.

אירועים

עם הפגישות שלך, שהופנו והפגישות נכנסו ושמרו, תראה אותו ביומן שלך. כאשר אתה מרחף מעל זה, תראה את הפרטים הרלוונטיים. בשלב זה, אם הכל טוב, אתה יכול לעזוב אותו ולעבור על דברים אחרים.

עם זאת, אם אתה רוצה לשנות או למחוק אותו, אתה יכול לפתוח אותו על ידי לחיצה כפולה או להשתמש בפעולה המתאימה על רצועת הכלים, אשר כאן הוא כפתור "פתח".

תוכל גם לגשת לרבים מאותם פקדי סרט בתפריט הימני של ההקשר.

כאשר הפגישה או הפגישה פתוחים, שים לב לכרטיסייה 'אפשרויות', שתאפשר לך להשפיע על שינויים מסוימים, כגון שינוי הסטטוס שלך (עסוק, לא סופי, מחוץ למשרד וכו '), להגדיר תזכורת, לשנות את אזור הזמן, ולבסוף להגדיר את אירוע אחד חוזרים.

אירועים חוזרים הם נפוצים, כגון מפגש שבועי או אירוע רבעוני, או סתם צהריים עם חבר, אז זה טוב לדעת איך להגדיר אותם. כפי שאתה יכול לראות את המסך, זה צריך להיות די קל לעבוד. אתה יכול לקבוע את הזמן של המינוי, את תבנית, וכמובן את טווח או כמה זמן ההתרחשות תתרחש.

אתה רואה בתמונה הבאה, הגדרנו אירוע חוזר לכל יום שני בשעה 13:00, שימשיך ללא הגבלת זמן.

חשוב לזכור כי בעוד פגישות ופגישות יש כמה הבדלים מרכזיים, הם עדיין נראים וניתן לשנות את אותו הדבר, ולכן כל האפשרויות שאתה רואה עבור פגישות יהיה זהה עבור פגישות.

צירוף קובץ או מסמך לפריט לוח שנה

הבה נדמיין שביצעת פגישה, כגון לקחת את חיית המחמד שלך לווטרינר, או כדי לקבל את השמן שלך השתנה, ובכל מקרה, יש לך מסמך או תמונה אתה רוצה לצרף את זה אז אתה לא שוכח.

בדוגמה הבאה, אנחנו מקבלים את השמן שלנו השתנה סוף סוף, ויש לנו קופון על זה. אתה יכול להדפיס את הקופון ולנסות לזכור את זה מראש, או שאתה יכול פשוט לצרף אותו לפגישה אז כאשר Outlook מזכיר לך, הקופון הוא ממש שם, כך שתוכל להדפיס אותו בזמן שאתה חושב על זה.

כדי לעשות זאת, אתה רוצה ללחוץ על "צרף קובץ" ולאחר מכן לדפדף למקום שבו נשמר. ניתן להכניס את הקובץ כמו שהוא, להדביק אותו בתור טקסט או להוסיף את המיקום של הקובץ כהיפר-קישור. במקרה זה, אנחנו פשוט הולכים לצרף את PDF כפי שהוא.

כמובן, זה הולך להיות תכונה שימושית מאוד אם אתה צריך לשתף מסמכים לפגישה עסקית, לשלוח חומרי לימוד לסטודנטים, או בכל פעם שהמצב עשוי לקרוא מידע משלים.

ניהול ושיתוף לוחות שנה

ניהול היומנים יאפשר לך להשיג שני דברים. באפשרותך לפתוח יומנים ממקורות שונים, ותוכל ליצור ולשמור קבוצות יומן.

אם תלחץ על הלחצן "פתח לוח שנה", תוכל ליצור יומן מכמה מקורות, כולל מהאינטרנט, או שתוכל ליצור יומן ריק. אחד היתרונות של יצירת לוח שנה ריק הוא שאתה יכול לשמור על העבודה שלך ואת החיים בבית נפרדים.

בצילום המסך הבא, תראה מספר יומנים שנוצרו, וגם יצרנו קבוצה מיוחדת לעבודה. אתה יכול למעשה לגרור אירועים מיומן אחד למשנהו; תראה כיצד יש לנו רשומה לפגישה שבועית בשני היומנים שבחרנו להציג.

היכולת לגרור אירועים ביומנים שונים פירושה שאם בילית זמן בהוספת פגישה או פגישה, אם תחליט מאוחר יותר שהיא צריכה להיות ביומן אחר, אינך צריך ליצור מחדש את האירועים.

לבסוף, אתה יכול לשתף לוחות שנה, אשר צריך להיות די מובן מאליו, לציין כי היא היכולת לשלוח דואר אלקטרוני של לוח שנה. אנחנו מכסים את זה בקצרה במאמר הקודם, זה פשוט עוד דרך להשיג את זה. כאן המסך הבא, אתה רואה מה קורה כאשר אתה משתמש באפשרות זו.

תוכל לציין איזה יומן אתה משתף, טווח התאריכים (מיום אחד ועד ליומן כולו), רמת הפרטים לשיתוף (זמינות פשוטה, פרטים מוגבלים ומלאים), ולאחר מכן יש כמה אפשרויות מתקדמות שבהן תוכל להשתמש.

שיתוף בדרך זו אומר שאתה יכול במהירות, בקלות, ולהפיץ בצורה חלקה את פרטי לוח השנה שלך עם משתמשי Outlook אחרים, כמו גם לשלב לוחות שנה שנשלחו אליך.

אפשרויות לוח שנה

יש לא מעט אפשרויות בלוח השנה כדי למיין דרך (אם כי לא בדיוק כמו עם דואר אלקטרוני). רוב האפשרויות הללו נועדו להגדיר את לוח השנה כדי לעבוד בצורה יעילה יותר עם הצרכים המקצועיים והאישיים שלך.

לדוגמה, אתה יכול לשנות את שעות העבודה שלך בשבוע עבודה, להוסיף חגים, לשנות את אזור הזמן, להגדיר את צבע ברירת המחדל, ואפילו לבחור בין פרנהייט ו צלזיוס. לעבוד את דרכך בשעות הפנאי שלך ולנסות מה עובד הכי טוב בשבילך.

תכונות היומן ב- Outlook הן ברמה הגבוהה ביותר, ואם אתה עובד בארגון עם שרת מרכזי של Exchange, סביר להניח שאתה מכיר כיצד תוכל לשתף פעולה ביומנים משותפים, לראות אירועים ועוד. כל זה פועל בצורה חלקה בתוך ההתקנה המקומית שלך Outlook עבור תוספת כוח ונוחות.

בבית, זה נחמד יש לוח שנה עם כל כך הרבה תכונות באותה תוכנית. אין צורך לעבור מאפליקציית דואר אלקטרוני ליישום היומן שלך, תוכל לתזמן אירועים ולהזמין במהירות משתתפים עם כמה לחיצות על לחצן העכבר, ועוד הרבה יותר.

אבל זה מספיק מדבר מאיתנו. למה לא נשמע ממך עכשיו? הודע לנו על המחשבות שלך או השאל את תגובותיך בפורום הדיונים שלנו.