שימוש בתבניות כדי להבטיח פריסה משותפת ועיצוב

Microsoft Word הוא כלי נהדר לעבודה על מסמכים בהגדרת צוות. ישנן תכונות רבות התומכות בשיתוף פעולה קל, כולל תבניות, שינוי ומעקב אחר שינויים, הערות, הגבלת מסמכים והגנה עליהם, השוואת ומיזוג מסמכים.

בית הספר ניווט

1. שימוש בתבניות כדי להבטיח פריסה משותפת ועיצוב
2. מעקב אחר שינויים שבוצעו למסמך
3. שימוש בהערות להצגת שינויים במסמך
4. הגבלת והגנה על מסמכים ותבניות
5. גרסאות, השוואות ושילוב מסמכים

כלי שיתוף הפעולה של Word מאפשרים לך להשיג דברים שאפילו לפני כ -20 שנה היה צריך להדפיס את הכל החוצה, להעביר אותו לבודק או לבודקים, שם הם היו מסמנים את הכל בדיו ולאחר מכן מעבירים אותו בחזרה אליך . לאחר מכן תוכל לבצע את השינויים שלך, להדפיס אותו שוב, ואת היד אותו בחזרה לסיבוב נוסף של ביקורות. זה גם זמן רב בזבזני.

עם Word, עם זאת, אתה יכול פשוט לעשות הערות ותיקונים למסמך כל תוך בקלות מעקב אחר כל שינוי כדי שכולם משתפים פעולה יכול לראות לאן זה הולך ואיך זה בעיצוב. אין צורך להדפיס או למסור אותו. אתה יכול פשוט לשמור את העבודה שלך לתיקיה משותפת או דוא"ל זה חוסך לך טונות של זמן יקר!

מטרת הסדרה היא להציג ולהכיר את תכונות שיתוף הפעולה ב- Microsoft Word 2013, אם כי הרבה ממה שאנו דנים צריך להיות זמין בגרסאות קודמות, כמו גם. זה הולך להיות שימושי אם אתה פשוט סטודנט מסירת את הנייר שלך למישהו אחר כדי הגהה, או עריכת פרסום גדול, אשר יעבור דרך כמה תיקונים וסקרים.

תבניות ומסמכים

כאשר משתפים פעולה בהגדרת צוות, לאחר שכולם משתמשים בעיצוב עקבי הוא חובה. אתה יכול בקלות להשיג זאת באמצעות תבניות.

לדוגמה, באפשרותך להגדיר את כל הסגנונות ואת העיצוב בתבנית, לצרף את התבנית למסמך ולהפיץ את התבנית לכל מי שעובד במסמך. תבנית היא למעשה מדריך של Word איך את המסמך ואת סביבת העבודה אמור להופיע.

כל מסמך ב- Word מבוסס על תבנית. בכל פעם שתיצור מסמך חדש ב- Word, תצורף תבנית אוטומטית, גם כאשר תיצור מסמך "ריק" חדש.

המסמך החדש המבוסס על התבנית מכיל את כל הסגנונות ואת העיצוב שאתה צריך. זה עשוי לכלול גם רגיל, טקסט boilerplate, סגנונות, כותרות, כותרות תחתונות, סרגלי כלים מיוחדים וכל מידע נפוץ אחר הדרוש מסמכים דומים על בסיס התבנית. ניתן גם לצרף תבנית למסמך קיים, אם יצרת את התבנית לאחר התחלת העבודה על המסמך.

הערה: בעת צירוף תבנית למסמך קיים, פרטי הגדרת הדף, כגון כיוון הדפסה ושוליים, אינם מוחלים על המסמך. הסיבה לכך היא שפרטי הגדרות הדף שונים עבור כל מקטע במסמך, אם תפצל את המסמך למקטעים. Word אינו יודע באיזה סעיף יש להחיל את פרטי הגדרת הדף.

מסיבה זו, אנו ממליצים לך לתכנן מראש בעת עבודה על מסמך בהגדרה שיתופית וליצור תבנית עבור המסמך שאתה יכול להחיל על המסמך החדש לפני תחילת העבודה על זה.

תבנית רגילה ותבניות אישיות מותאמות אישית

התקנות Word עם תבנית רגילה ותבניות נוספות זמינות ב- Office.com. ניתן גם ליצור כמה תבניות מותאמות אישית משלך כמו שאתה רוצה. אם אינך בוחר תבנית מובנית או מותאמת אישית, Word מקצה באופן אוטומטי את התבנית "normal.dotm" למסמך.

קיימים שני הרחבות המשמשות לקובצי תבניות, DOTX ו- DOTM. DOTX משמש תבניות שאינן משתמשות פקודות מאקרו, ו DOTM משמש תבניות כי.

התבנית Normal נמצאת בתיקייה "C: \ Users \\ AppData \ נדידה \ Microsoft \ Templates \", יחד עם תבניות שניתן להוריד מ- Office.com. לקבלת מידע נוסף, עיין במדריך 'כיצד לבצע חנון' של Google לבניית פורמט Word 2013.

הערה: במהלך סדרה זו, ייתכן שאתה תוהה מדוע התמונות להציג את הכרטיסיות ב- Word במקרה העליון והתחתון (או במקרה הכותרת) ולא כל מהוון כפי שהוא יכול להיות במחשב שלך. יש טריק לשנות את האותיות על הכרטיסיות שאנו מסבירים במאמר שלנו, כיצד לשנות את האותיות של סרגל הכלים של Office 2013.

שנה את המיקום של התבניות האישיות

תבניות אישיות מותאמות נשמרות במיקום אחר מהתבנית הרגילה ותבניות שהורדו מ- Office.com. Word מאחסן תבניות אישיות ב- "C: \ Users \\ Documents \ Custom Tempates" כברירת מחדל.

עם זאת, ניתן לשנות מיקום זה. לשם כך, לחץ על הכרטיסייה "קובץ".

לחץ על "אפשרויות" ברשימת הפריטים בצד שמאל של המסך "מידע".

בתיבת הדו-שיח "אפשרויות Word", לחץ על "מתקדם" ברשימת הפריטים שמשמאל.

בקטע "כללי", לחץ על "מיקומי קובץ".

בתיבת הדו-שיח "מיקומי קובץ", בחר "תבניות משתמש" ברשימה של סוגי הקבצים והמיקומים ולחץ על "שנה".

בתיבת הדו-שיח "שנה מיקום", נווט לתיקייה שבה ברצונך לאחסן את התבניות האישיות שלך, בחר אותה ולחץ על "אישור".

הנתיב החדש מוצג בתיבת הדו-שיח 'מיקומי קבצים'. לחץ על "אישור".

לחץ על "אישור" כדי לסגור את תיבת הדו שיח "אפשרויות Word".

כמו כן, עליך לציין את מיקום ברירת המחדל עבור תבניות אישיות, כך שתהיה לך גישה לתבניות האישיות שלך במסך 'חדש' בעת יצירת מסמך חדש. כדי לעשות זאת, לחץ על הכרטיסייה "קובץ" ובחר "אפשרויות". הפעם, על "אפשרויות" תיבת הדו שיח, לחץ על "שמור" ברשימה בצד שמאל.

בקטע "שמור מסמכים", הזן את הנתיב שציינת בתיבת הדו-שיח "מיקומי קבצים" קודם לכן בתיבת הדו-שיח "תבניות ברירת מחדל לתיקיות אישיות" ולחץ על "אישור".