כיצד להקטין את הגודל של מסמכים של Microsoft Office המכילים תמונות

אפילו בזמנים אלה של חיבורי אינטרנט מהירים, כוננים קשיחים ענקיים, ושפע של אחסון ענן חינם, גודל הקובץ לפעמים. ייתכן שיש לך הגבלה על גודל הקבצים שאתה יכול לשלוח או לקבל באמצעות דוא"ל, או שאתה עלול להיות פועל על שטח כונן אצבע. לא משנה מה הסיבה, אם יש לך מסמכים של Office הכוללים תמונות, ייתכן שתוכל לצמצם באופן משמעותי את הגודל של קבצים אלה.

Office כבר עובד מאחורי הקלעים כדי לשמור על גודל הקבצים קטן. סוג הקובץ DOCX החדש למעשה פועל כקובץ ZIP, דוחס את תוכן הקובץ. תמונות וטקסט המופיעים יותר מפעם אחת במסמך מאוחסנים רק פעם אחת בקובץ בפועל. לכן, לפחות בגירסאות עדכניות יותר של יישומי Office, תגלה שגודל קבצים גדול הוא בדרך כלל תוצאה של מספר רב של תמונות שונות במסמכים שלך.

החדשות הטובות הן שאפליקציות Office מציעות גם כלים שימושיים לשמירה על גודל גדלי התמונות. במאמר זה, אנו משתמשים ב- Office 2016 (באופן ספציפי יותר, Word 2016) כדוגמה שלנו. אבל תמצא את אותם כלים שבהם אנו דנים ביישומים אחרים של Office, כגון Excel ו- PowerPoint, ובגירסאות קודמות של Office שחוזרות ל- Office 2010 לפחות.

דחיסת תמונות במסמך Office

הצעד הראשון שאתה צריך לקחת מנסה להקטין את גודל הקובץ של מסמך עם תמונות היא לדחוס את התמונות. כל יישום של Office מציע כלי שימושי לביצוע פעולה זו. אנו משתמשים ב- Word כאן (וזה מה שנתייחס אליו בשלבים הבאים), אך תוכל למצוא את התכונות באותו מקום ביישומים אחרים של Office.

במסמך, לחץ על תמונה כלשהי כדי לבחור בה. לחץ על תפריט עיצוב שמופיע בסרגל הכלים של Office בעת בחירת תמונה.

בתפריט עיצוב, לחץ על הלחצן דחיסת תמונות.

בחלון 'תמונות דחיסה', לחץ על 'החל רק על תמונה זו' אם ברצונך לדחוס רק את התמונה שבחרת. כאשר אפשרות זו אינה מסומנת, הפעולות שלך יחולו על כל התמונות במסמך. בחר "מחק אזורים קצוצים של תמונות" אם יש לך תמונות קצוצות במסמך וברצונך להסיר את האזורים שחתכת. שים לב שאם תבחר באפשרות זו, לא תוכל לבטל את החיתוך מאוחר יותר, אלא אם תכין מחדש את התמונה המקורית. אתה יכול גם לבחור רזולוציה שבה לדחוס תמונות. בחר את הרזולוציה הנמוכה ביותר שתכסה את הצרכים שלך. לאחר שתסיים, לחץ על אישור.

בהתאם למספר התמונות במסמך, Word עשוי להימשך מספר דקות כדי לדחוס את כולם. כאשר זה נגמר, שמור את המסמך ובדוק את גודל הקובץ החדש. אם אינך בטוח שברצונך לדבוק בשינויים, תוכל תמיד לשמור את המסמך כקובץ חדש ולאחר מכן להשוות גדלי קבצים עם הגרסה המקורית.

הסרת מידע עריכה מתמונות

יישומי Office מציעים כל מיני כלי נהדר לעריכת תמונות שנבנו באופן נכון. כאשר אתה משתמש בהם, Word שומר על התמונה המקורית ועוקב אחר העריכות שביצעת כדי שתוכל לבטל אותן או לחזור לתמונה המקורית, אם תרצה . אם אתה מרוצה מהאופן שבו עיצבת את התמונות שלך, כל פרטי העריכה שנשמרו רק מגדילים את גודל הקובץ. אם דחיסת התמונות במסמך שלך לא קיבלת את גודל הקובץ שלך מספיק רחוק, אתה יכול גם Word למחוק את פרטי העיצוב נשמר. שוב, ייתכן שתרצה לשמור את המסמך כקובץ חדש לפני שתתחיל, כך שתוכל לחזור למקור המקורי במידת הצורך.

כאשר המסמך פתוח, לחץ על תפריט קובץ.

בתפריט קובץ, לחץ על אפשרויות.

בחלון אפשרויות Word, מתוך הבחירות שבצד שמאל, לחץ על מתקדם.

בחלון אפשרויות Word מתקדם, גלול למטה אל הקטע "גודל תמונה ואיכות" בצד שמאל. בחר באפשרות "מחק עריכת נתונים" כדי ש- Word יבטל את פרטי העיצוב בעת שמירת הקובץ. האפשרויות האחרות בסעיף זה מאפשרות לך להגן על המסמך מפני דחיסת תמונות ולבחור רזולוציית ברירת מחדל עבור כאשר תמונות דחוסות (אם כי אתה תמיד יכול לבחור רזולוציה חדשה כאשר אתה עושה את הדחיסה).

כאשר עשית זאת, שמור את הקובץ (או שמור כקובץ חדש) ולאחר מכן בדוק את גודל הקובץ החדש. סביר להניח שזה ירד קצת.

בדוגמה שלנו, לקחנו קובץ Word ("קובץ 1.docx" בתמונה הבאה) המכיל כ -20 תמונות באיכות טובה ושקל על כמעט 48 MB בגודל. רבות מהתמונות האלה נחתכו, חלקן השתנו, וכמה מהן נערכו בדרכים אחרות. לאחר דחיסת התמונות והסרת פרטי העיצוב שנשמרו, הקובץ החדש ("קובץ 2 (דחוס). Docx" בתמונה הבאה) נמצא כעת מתחת ל -35 MB, ירידה של כ -27% בגודל הקובץ. וכדי להמחיש בנוי דחיסה בפורמט DOCX, אנחנו גם zipped כי הקובץ. כפי שניתן לראות, ההבדל בגודל בין קבצים מכווצת ו unzipped הוא זניח.

וזה הכל! התמונות הן גדולות והן יכולות להגדיל במהירות את הגודל של מסמכי Office. אך באמצעות כלי הדחיסה המובנים ביישומי Office והסרת פרטי עריכה ישנים, באפשרותך להקטין באופן משמעותי את הגודל של מסמכי Office המכילים תמונות ללא מאמץ רב.