5 דרכים יעילות לשמור את הקבצים תחת שליטה

המחשב שלך הוא ג'ונגל דיגיטלי. זה כל כך קל לקחת מקום עבודה נקי ומסודר ולהפוך אותו לבלגן ענק. יש יותר מדי קבצים, והם בכל מקום. קבצי עיצוב שאתה צריך להיות כמעט בלתי אפשרי למצוא. אז איך אתה שומר את הקבצים שלך לצאת מכלל שליטה? ובכן, יש לך מזל, כי יש 5 דרכים יעילות לשמור על הקבצים שלך תחת שליטה.

אבל קודם כל: מדוע קבצי המחשב והעיצוב שלנו יוצאים מכלל שליטה בקלות רבה כל כך? מאותה הסיבה יש כל כך הרבה אנשים יש חדרים מבולגן וארונות disorganized וחלל עבודה פיזית. למעט להכפיל ב -100, שכן זה כל כך קל ליצור קבצי עיצוב מחשב שאינם תופסים שטח פיזי.

למרבה המזל, זה לא כל כך קשה לשמור על המחשב שלך ואת קבצי עיצוב תחת שליטה. הוסף קמצוץ של שכל ישר, לערבב עם קורטוב של משמעת עצמית, וחזור, לחזור, לחזור. אל תדאג - זה נשמע יותר עבודה ממה שהיא. רק להשוות את זה כדי צחצוח השיניים שלך: ברגע שאתה מקבל את הרגל לעשות את הדברים האלה, אתה אפילו לא שם לב לזה. אתה רק באופן טבעי לשמור את המחשב ואת קבצי עיצוב תחת שליטה.

בסדר, ללא ado נוספת, הנה 5 דרכים יעילות לשמור על הקבצים שלך תחת שליטה.

1. למחוק ללא רחם קבצים ישנים ומיותרים

(תמונה על ידי Mixy לורנצו)

זה אולי נראה סטירה המצח ברור, אבל לפעמים הצעדים השכל הישר ביותר הם התעלמו. שכח את כל תוכנות הפרודוקטיביות, ואת זרימת העבודה זרימות עבודה, וכל שטויות פרודוקטיביות אחרות על גבי הגב: פשוט למחוק קבצים ישנים ומיותרים.

זה כמו לנקות את החדר או לארגן את הקבצים הפיזיים. אתה עובר את הדברים שלך, וכשמתבוננים בפריט אתה מחליט: האם זה רלוונטי למשהו חשוב? אם לא, אתה לזרוק אותו באכזריות. זה איך אתה נשאר מאורגן: על ידי מזעור מספר דברים שיש לך. אין טריקים או סודות.

שיטה זו אינה שונה כשמדובר קבצי עיצוב המחשב שלך. כאשר אתה עובר את הקבצים שלך, להחליט אם כל אחד עדיין רלוונטי למשהו חשוב. אם זה לא, למחוק אותו באכזריות - אתה לא צריך את זה שוב, וזה רק מעמיס את מקום העבודה הדיגיטלי שלך. בדרך כלל קבצים אלה הם קבצי פרוייקט ישנים כגון טיוטות קודמות של גרפיקה ועיצובים וקבצי אתר מיושנים.

זה נחמד וכל, אבל מתי אתה צריך למחוק באכזריות קבצים ישנים מיותרים? אחרי הכל, כמעט כולם שונאים לנקות את החדר שלהם.

ובכן, בדיוק כמו שאתה יכול למזער את הצורך לתזמן ניקוי החדר שלך היא על ידי טיפול של אובייקט ברגע שאתה נתקל בו, כך גם אתה צריך להחליט אם אתה צריך למחוק את הקובץ כאשר אתה נתקל בו. מה שמוביל אותנו למספר 2 ...

2. קח פעולה מיידית על קבצים אתה נתקל

(תמונה של ג'ון בריטון)

הדרך הטובה ביותר להימנע מתזמון מיון וניקוי של קבצי עיצוב המחשב שלך היא לא צריך להיות נחוץ. בכל פעם שאתה נתקל בקובץ, לנקוט פעולה מיידית על זה.

אבל אין ספק שאתה אחי או סוחר עסוק. יש לך דברים לעשות, מקומות להיות. אתה לא יכול לעזוב את כל מה שאתה עושה ולטפל בכל קובץ אתה נתקל. אז איך אתה מחליט מתי לנקוט פעולה? השתמש בכללים של 5 דקות: אם פעולה מיידית על הקובץ ייקח 5 דקות או פחות, לטפל בו ברגע שאתה נתקל בו.

נשמע מוכר? זה בגלל שזה “הושפע” על ידי הספר הפופולרי של דוד אלן GTD: איך לעשות דברים. בתוך זה, הוא אומר שאתה יכול למנוע הצטברות ארוכה של רשימת מטלות על ידי מיד מטפל במשימה אתה נתקל כל עוד זה ייקח לא יותר מ דקות.

זה חל על קבצי עיצוב המחשב שלך גם כן:

• מצא לוגו מוגמר למחצה? לעטוף אותו ולשלוח אותו.
• כמעט נעשה עם פיסת קוד? סיים את זה.
• יש לך קבוצה של קבצים שאתה לא בטוח שאתה צריך יותר? עבור אותם, להחליט, ולמחוק במידת הצורך.

אז # 1 ו # 2 עוזר לשמור על הקבצים שלך תחת שליטה. אבל יש עוד מרכיב חיוני, שהוא ...

3. יש כמה תיקיות ככל האפשר

(תמונה מאת סטיב רייאן)

צור רק כמה תיקיות עבור סוג העבודה שלך, ולהיות כללי עם הקטגוריה ככל האפשר. במקום לקבל נישה עם תיקיות אינספור להיות שבור למטה (כגון 'וקטורים' או 'Photoshop' או מה שלא יהיה), פשוט יש דברים כמו 'לוגו' ו 'אתרי אינטרנט'. או שאתה יכול לקבל תיקיות עבור כל פרוייקט, וכל סוג של קובץ זה קשור אליו הולך שם.

למה לעשות את זה? שתי סיבות:

1. ללא שיתוק חוסר החלטיות: הוא קובץ הלוגו, דברים באתר, או חלק של הפרויקט? פשוט לזרוק אותו בתיקייה בהתאמה לעשות עם זה.
2. מסנן אנטי-מדי-קבצים רבים: כאשר אתה רואה את התיקייה מתמלא עם יותר מדי קבצים, אתה תהיה יותר נוטה למחוק אלה ישנים מיותרים. בדומה לראות יותר מדי דברים בחדר שלך, ולא מסתיר אותו במגירות וחדרים אחרים.

הימנע מקבל ספציפי מדי עם שמות תיקיות וקטגוריות. ככל שאתה שם תיקייה, את הקטגוריות יותר יהיה לך. עם יותר קטגוריות, תצטרך להחליט לאן הקובץ החדש הולך. רוב הסיכויים שזה לא יהיה בכושר מתאים רק אחד מהם, כך תוכל לבחור באופן שרירותי אחד. לאחר מכן, כאשר הגיע הזמן לארגן קבצים נוספים, תחשוב לאיזו קטגוריה אתה בוחר עם קובץ דומה בפעם האחרונה. שלא לדבר על לא ברור איזה קטגוריה כל קובץ שייך מדי.

למה לא להשתמש רק כמה תיוג המערכת? אז אתה יכול לעשות משם עם תיקיות לגמרי, נכון? בעוד בתיאוריה זה צריך לעבוד, במציאות זה יעודד אותך ליצור ולשמור דרך קבצים רבים מדי.

הנה מה שיקרה:

1. אתה תייג את הקבצים הראשוניים שלך, מרגיש טוב, כי תוכל למצוא אותם בקלות מאוחר יותר על ידי חיפוש באמצעות תגים.
2. אתה הופך להיות ליברלי עם תגים על ידי יצירת תגים רבים מדי, כי הם ספציפיים מדי - זה בגלל שיתוק החלטיות, שכן אתה לא יכול לבחור בין שתי התגים והחליט ליצור אחד חדש במיוחד עבור קובץ אחד.
3. בסופו של דבר יש לך יותר מדי תגים אשר הופכים מכריע למצוא דברים עם.
4. מה שגרוע יותר הוא שאתה לא מרגיש צורך לשמור את הקובץ שלך נמוך ספירה, עכשיו יש לך קבצים יותר מאשר אם הם היו כל הזמן גלוי בתיקיה כללית אתה הסתכל.

4. תעלה אוטומטי מארגן תכונות

(תמונה מאת מארק סבסטיאן)

אוטומטי מארגן תכונות (חושב iTunes 'שינוי שם אוטומטי ו-מיון תכונה אבל החלת על כל הקבצים) הם nemesis לשמור קבצים תחת שליטה. הם מעודדים יצירה וליצירת קבצים ליברליים. למרות שזה נראה בסדר בהתחלה, את הקבצים יש לך יותר, פחות אתה יודע איפה הכל.

למה לא למחוק קבצים רק כשהם ישנים או מיותרים? התכונה 'ארגון אוטומטי' תעודד אותך לא למחוק. בערך כמו התכונה של Gmail שלא נמחקה כלל בחיפוש. אבל שלא כמו הדוא"ל, שבו יש לך רק סוג אחד של תוכן (טקסט) ולכן קל לחפש, הקבצים שלך קשה לחפש בדרך זו. אין דרך פשוטה לחפש בתוך התוכן, במיוחד עבור קבצים חזותיים ושמע. אז הדבר היחיד שאתה צריך לעבוד עם זה שמות קבצים ואולי כמה meta התיאור מתויג על זה. זה מתכון עבור עומס הקובץ.

אם אינך משתמש בתכונות של ארגון אוטומטי, תהיה אחראי על כל קובץ שתיצור. תראה אותו ותשים לב אליו לפחות פעם אחת, כך שתהיה מודע יותר לכל קובץ במחשב שלך. בדרך זו, תקבל תחושה טובה יותר כאשר הקבצים שלך יוצאים שליטה - וכאשר אתה צריך למחוק באכזריות.

5. איחוד קבצים כאשר אפשרי

(תמונה מאת אלדו גונזלס)

זה פשוט. אם אתה יכול איכשהו לאחד שניים או יותר קבצים לתוך אחד, אז באופן טבעי יש לך פחות קבצים. ופחות קבצים שווה פחות העומס.

היתרון השני של איחוד קבצים הוא הופך להיות קל יותר למצוא את מה שאתה מחפש. הקבצים שלך להיות מאורגן יותר. איך? אתה באופן טבעי יש תוכן רלוונטי כל בקובץ אחד, ולכן אין צורך לצוד קבצים מרובים הנוגעים לאותו פרוייקט.

איך אתה הולך על איחוד הקבצים שלך?

• עבור טקסט, פשוט להעתיק / להדביק תוכן קשור מקבצים מרובים לקובץ טקסט אחד הראשי.
• עבור עיצובים חזותיים, ניתן להעתיק / להדביק אלמנטים ווריאציות שונות לקובץ גרפי אחד.

כל אפליקציה גרפית גדולה ומשנית תומכת בשכבות ובתיוג והקיבוץ שלהם, לכן נצל את זה. זה יכול להיות וריאציות של לוגו, או היבטים מרובים של עיצוב גדול יותר - הכל בקובץ גרפיקה אחת.

אמנם, לא כל סוג של קובץ או תוכן ניתן לאחד. קוד, לדוגמה. אז בגלל זה הנ"ל הוא שכותרתו “כשמתאפשר” - לעשות את הטוב ביותר שאתה יכול, וכל סכום המסייע להפחית את מספר הקבצים הוא רווח נטו.

ביעילות לשמור את הקבצים תחת שליטה

יש לקוות כי אלה 5 דרכים לא היו רק כמה פורנוגרפיה פרודוקטיביות: דברים לקרוא כדי להימנע עושה עבודה בפועל שמקבל את התוצאות הרצויות בחיים שלך. לא, אלה נכתבו עם כוונה להיות פעולות actionable אתה יכול להתחיל ליישם עכשיו כדי לשמור על המחשב שלך ואת קבצי עיצוב לצאת משליטה.

אף אחד לא פעיל רוצה לארגן ולנהל את המחשב ואת קבצי העיצוב. אז אלה 5 דרכים יעזור לך ליצור הרגלים כי יהיה להימנע מהצורך לעשות את זה. וכמו כל הרגלים, הדבר החשוב ביותר הוא פשוט להתחיל לעשות אותם.

לסיכום, להלן 5 דרכים יעילות לשמור על הקבצים שלך תחת שליטה:

1. למחוק ללא רחם קבצים ישנים ומיותרים
2. לנקוט פעולה מיידית על קבצים אתה נתקל
3. יש כמה תיקיות ככל האפשר
4. תעלה אוטומטי המארגן תכונות
5. איחוד קבצים כאשר הדבר אפשרי

תורך: אילו דרכים אחרות עזרו לך לשמור ביעילות את המחשב ואת קבצי העיצוב תחת שליטה?

הערת העורך: פוסט זה נכתב על ידי אולג מוקהוב עבור Hongkiat.com. אולג Mokhov הוא המוזיקאי האלקטרוני הנייד ביותר בעולם, אינטרנט וחובבי העיצוב החזותי, וכן מייסד שותף של פרימיום תמלוג חינם מוסיקה חנות Soundtrackster.