כיצד ליצור טפסים טופס ב - Word

לפעמים אתה עשוי לרצות ליצור מכתב כי אתה תהיה לשלוח הרבה אנשים שונים, אבל אתה רוצה חלקים מסוימים ממנו להיות אישית עבור כל נמען: חלקים כגון ברכה, שם, כתובת וכו 'ב- Word משמעות, זה אומר שאתה צריך ליצור מכתב טופס, וזה באמת קל לעשות.

לפני שתתחיל עם מכתבים טופס, אתה צריך לוודא שיש לך כבר את מסד הנתונים כבר ההתקנה עם כל השדות שאתה רוצה לכלול. מסד נתונים יכול להיות פשוט כמו גיליון אלקטרוני של Excel עם עמודות עבור שם פרטי, שם משפחה, כתובת, וכו '.

Word יכול לייבא נתונים מ- Excel, Access ומסמכי טקסט. אם אין לך כבר הגדרת מסד נתונים, אתה תמיד יכול ליצור אותו בתוך Word, אשר אראה לך איך לעשות.

יצירת טפסים טופס ב - Word

כדי להתחיל, ליצור מסמך בעל טקסט רגיל זה כמו למשל מכתב חג המולד להלן:

שימו לב איך זה לא ברכה, כתובת וכו 'כי אלה כל יתווספו מאוחר יותר כשדות במכתב הטופס שלנו. הדבר הראשון שאתה צריך לעשות הוא ללחוץ על בחר נמענים על דיוור tab you

זה המקום שבו אתה מוסיף את האנשים אשר יקבלו את המכתב או לייבא רשימה מקובץ מסד נתונים.

אתה יכול ללחוץ על הקלד רשימה חדשה אם אתה רוצה ליצור את הרשימה בתוך Word עצמו. כדי לייבא, לחץ על השתמש ברשימה קיימת. בדוגמה זו, פשוט נכתוב את הרשימה.

הערה: כאשר אתה הולך לשמור את רשימת הנמענים, Word יציג בקשה למיקום בכונן הקשיח כדי לשמור את קובץ הנתונים שייווצר.

לאחר שתשמור את רשימת הנמענים שלך, תבחין כי הרבה סמלים הנמצאים על דיוור ניתן ללחוץ על הסרט כעת.

כדי להתחיל בהוספת שדות למכתב הטופס, לחץ על נקודה במסמך כדי לציין היכן ברצונך להציב את השדה ולאחר מכן ללחוץ עליו בלוק כתובת.

זה יביא את הוסף בלוק כתובת שיח.

לחץ על בסדר ללכת עם פורמט ברירת המחדל ואתה צריך לקבל משהו שנראה ככה:

לאחר מכן, הוסף להיכנס לאחר בלוק כתובת כדי להעביר את הטקסט שלך למטה שורה, ולאחר מכן לחץ על קו ברכה סמל you

זה יביא את הוסף קו ברכה שיח.

שוב, בוא נלך עם פורמט ברירת המחדל פשוט לחץ על בסדר כפתור.

לאחר מכן, הדגש היכן הוא אומר, לחץ לחיצה ימנית על העכבר, בחר פסקה ולאחר מכן סמן את התיבה לצד אל תוסיף רווח בין פסקאות מאותו סגנון.

פעולה זו תהפוך את בלוק הכתובות לתמונה נכונה במקום שיש קו ריק בין כל חלק ממנו.

לאחר מכן, לחץ על תוצאות תצוגה מקדימה סמל הממוקם על הכרטיסייה רישומים בסרט.

במקום מחוון שדה כתובת הבלוק, כעת אתה אמור לראות את התוכן המופיע בפועל במסמך Word.

לאחר שתסיים את התצוגה המקדימה, לחץ על הלחצן תוצאות תצוגה מקדימה כדי לכבות את התצוגה המקדימה. לאחר מכן, כדי לראות כיצד להוסיף שדות אחרים, לחץ רק על העבר במסמך שלך כדי להפוך את המיקום הנוכחי שלך, ולאחר מכן לחץ על הוסף שדה מיזוג סמל.

אתה צריך לקבל משהו כזה:

בחר מדינה או איזור, ולאחר מכן לחץ על הוסף כפתור.

נסה ללחוץ על הלחצן תוצאות תצוגה מקדימה סמל שוב כדי לראות איך זה נראה. הנה דוגמה שלי להלן:

עכשיו, כי מכתב טופס מוגדר כראוי, אתה יכול לעשות דברים מתקדמים יותר כמו הגדרת הכללים. הכללים יאפשרו לך להציג טקסט עבור נמענים מסוימים ולהסתיר אותם עבור אחרים. כדי להתחיל, לחץ על כללים כפתור.

תראה תפריט נפתח עם מספר אפשרויות כמו 'שאל', 'מילוי' וכו '.

לדוגמה שלנו, בואו לבחור ללא שם: אם ... ללא שם: אז ... אחר, אשר יביא אותנו לדיאלוג הבא:

לשנות את ה שם שדה: ל מדינה או איזור, הקלד ארה"ב לתוך ה בהשוואה ל: שדה. לאחר מכן, הוסף טקסט לתיבות שבהן כתוב הכנס טקסט זה ו אחרת הוסף טקסט זה.

בדוגמה זו אם הנמען גר בארה"ב, הם יקבלו את הטקסט חג מולד שמח מוכנס לתוך המכתב שלהם, בעוד כולם יקבלו את ההודעה ברכות העונה.

הנה איך זה ייראה לאחר לחיצה על בסדר כפתור ולאחר מכן תוצאות תצוגה מקדימה כפתור.

לאחר מכן, שים לב תוצאות תצוגה מקדימה קטע:

כאן תוכל ללחוץ על לחצני החצים (מתי תוצאות תצוגה מקדימה מופעל) שמאלה וימינה של המספר כדי לגלול בין כל האותיות שישלחו החוצה. בדרך זו אתה יכול לוודא שכל המכתבים שלך ייראה ממש לפני ההדפסה או בדוא"ל.

הערה: הבחירה בתפריט שדות התאמה תחת כללים היא עבור שמות שדות תואמים במסד נתונים עם שמות כותרות ברשימת הנמענים שלך.

כמו כן, כדי להקל על הצגת המקום שהוספת שדות למסמך, השתמש ב- הדגש מיזוג שדות כפתור.

זה לעבור אתה יכול להפעיל ולכבות על פי שיקול דעתך. לבסוף, כאשר אתה מרוצה מהמכתב שלך, לחץ על סיים & מיזוג סמל you

אתה צריך לקבל את התפריט הנפתח עם שלוש אפשרויות.

בחר עריכת מסמכים בודדים כדי לקבל Word למזג את כל המכתבים שלך יחד לתוך מסמך אחד גדול שאתה יכול להסתכל על לפני הדפסה או שליחת דוא"ל.

כפי שאתה יכול לראות, יצירת אותיות טופס עם Word כבר לא מטלה זה היה פעם ואתה יכול ליצור ולשלוח מסמכים במהירות ובקלות. אם יש לך שאלות, אתה מוזמן להגיב. תהנה!