העברה אוטומטית של הודעות דואל לתוך תיקיות ב- Outlook באמצעות כללים

במאמר זה נסקור כיצד תוכל לנהל את הדוא"ל ב- Outlook שלך על ידי העברת דואר נכנס באופן אוטומטי לתיקיות נפרדות. אם אתה מקבל הרבה דוא"ל כל יום, זה יכול לחסוך הרבה זמן.

במקום לבזבז שעה אחת בשבוע בהעברת הודעות אימייל מתיבת הדואר הנכנס לתיקיות המסווגות שלך, כללי האימייל יסייעו להפוך את ארגון הדואר הנכנס לאוטומטי. הדבר דומה מאוד לשימוש בתוויות ובמסננים ב- Gmail.

חוקי דואר אלקטרוני אולי נראה מסובך והם יכולים להיות אם אתה באמת רוצה לבצע קצת מתוחכם מיון, אבל אם אתה פשוט רוצה להעביר הודעות דוא"ל עבודה לתיקייה עבודה באופן אוטומטי, אז זה חתיכת עוגה.

כדי שהכללים יהיו שימושיים, תחילה עליך ליצור כמה תיקיות מתחת לתיבת הדואר הנכנס שלך כדי לסווג את הדוא"ל שלך, כגון פרויקטים, עבודה, משפחה וכו '.

ניתן ליצור תיקיות על ידי לחיצה ימנית על תיבת הדואר הנכנס או כל תיקיה ובחירה תיקייה חדשה. ההליך הבא פועל ב- Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 ו- Office 365.

הגדרת כללי Outlook

עכשיו כדי להתחיל, לפתוח את Outlook, לחץ על קובץ הכרטיסייה ותראה את ניהול כללים והתראות כפתור כלפי מטה.

החלון הראשי 'כללים והתראות' יופיע וכברירת מחדל ייתכן שתראה כלל אחד שכבר נוצר בהתאם לגירסת Outlook שלך.

מכאן תוכלו ללחוץ על חוק חדש כדי להתחיל עם כלל הדואר האלקטרוני הראשון ב- Outlook. תיבת הדו-שיח אשף הכללים תופיע ותראה לך תבניות בסיס נפוצות.

אלה הם הנפוצים ביותר וכנראה כל מה שאתה צריך אי פעם. הכלל הנפוץ ביותר הוא הראשון ברשימה, "העבר הודעות ממישהו לתיקייה". קדימה ובחר אותו ולאחר מכן לחץ על אישור הבא.

תוכל לראות את תיבת הרשימה התחתונה הנקראת "שלב 2:" נשאר בתחתית עם טקסט מסומן בקו תחתון. במציאות, כל מה שאתה צריך לעשות כדי להגדיר את הכלל הוא לחץ על היפר עבור אנשים או קבוצה ציבורית ו שצויין כדי לבחור את כתובת האימייל ואיפה אתה רוצה שהודעות האימייל האלה יעברו.

לאחר מכן תוכל ללחוץ סיים וסיימת. עם זאת, אם אתה רוצה להפוך את הכלל מסובך יותר, ולאחר מכן לחיצה הבא ייתן לך הרבה יותר אפשרויות:

כפי שאתה לבדוק על תנאים שונים בתיבה הרשימה העליונה, תיאור הכלל בתחתית יהיה גם לאכלס עם היפר יותר. אתה יכול אפילו ליצור כללים המחפשים מילים ספציפיות בגוף הדוא"ל ולאחר מכן לבצע פעולות על הודעות דוא"ל אלה.

המשימה הבאה שלך היא ללחוץ על כל קישור ולבחור את הערכים הקשורים כגון כתובות דוא"ל, תיקיות וכו 'בדוגמה שלנו לעיל, אתה רוצה ללחוץ על אנשים או קבוצה ציבורית ובחר כתובת דוא"ל.

לאחר מכן לחץ על המילה שצויין ולעיין בתיקייה שבה תרצה להעביר את הדוא"ל או ללחוץ עליו חדש ותיקייה חדשה תיווצר תחת התיקיה המודגשת כעת.

כעת תראה את החלק התחתון מעודכן עם הערכים בפועל עבור הכלל שלך.

כאשר תלחץ על הבא, תוכל להגדיר פעולות נוספות עבור הכלל. אתה יכול בדרך כלל להשאיר את זה לבד אם זה כלל פשוט, אבל אם אתה רוצה גם לבצע פעולות אחרות כמו להשמיע קול, להעביר את הדוא"ל, ליצור עותק של זה, להדפיס את הדוא"ל, להתחיל תוכנית אחרת, להפעיל סקריפט, וכו ' , אז אתה יכול לעשות את כל זה על המסך הזה.

לחץ על הבא כאשר תסיים ואתה תובא חריגים שיח, שבו אתה יכול לבחור אילו תנאים אתה לא רוצה יש כלל זה מעובד. אלא אם כן יש לך כמה מקרים ייחודיים, אתה יכול להשאיר את זה ריק, המהווה את ברירת המחדל.

לחץ על הבא ואנחנו סוף סוף הגיע סוף של אשף הכלל! תן את הכלל שם כמו "העבר חברים דוא"ל", כך שאתה יודע מה זה עושה כשאתה מסתכל על זה מאוחר יותר.

לאחר מכן, אם יש לך הודעות דוא"ל כבר בתיבת הדואר הנכנס שלך שתתאים לכלל החדש שלך, סמן את התיבה "הפעל כלל זה על הודעות שכבר נמצאות ב- Inbox". אתה יכול להשאיר את כל השאר כברירת מחדל ולחץ סיים!

עכשיו אתה יכול ליצור כללים עבור אנשים, עלונים, הבנק / כרטיס אשראי הצהרות וכל דבר אחר שאתה יכול לחשוב על להתחיל לנהל את הדוא"ל Outlook ביעילות רבה יותר! תהנה!