המדריך למתחילים ל- Microsoft Outlook 2013

רבים מאיתנו משתוקקים לארגון ולפרודוקטיביות. אם אתה כבר משתמש ב- Microsoft Office, אז כבר יש לך את הכלי האולטימטיבי כדי להשביע את הכמיהה: Outlook 2013.

Outlook הוא חיוני בארגונים רבים, לא רק עבור מיומנויות הדוא"ל ברור, אבל זה לוח שנה, משימות, כישורי אנשי קשר גם כן. חברה טיפוסית יכולה לחבר את Outlook לשרת Exchange, וכולם יכולים לשתף אותו פנקס כתובות ויומנים, מה שהופך אותו לכלי נהדר לשיתוף פעולה ברמת הארגון.

למרבה הצער, רוב האנשים אין שרת Exchange להגדיר בבית שלהם כנראה אפילו לא יודע מה זה. אבל, זה בסדר, Outlook פועל בדיוק באותה מידה במחשב הבית שלך, ועדיין יספק את כל התכונות שהופכות אותו לכלי רב-עוצמה של פרודוקטיביות: דואר אלקטרוני, משימות, פגישות, פנקסי כתובות ועוד.!

עבודה עם Outlook - פריימר זעיר

Outlook לא יסנוור אותך כשתפתח אותו לראשונה. לכל דבר ועניין, זהו יישום נוסף במערכת האקולוגית של Microsoft Office וככזה, יהיו לו כמה אלמנטים מוכרים.

שלא כמו אפליקציות Office פופולריות אחרות, עם זאת, Outlook בנוי במידה רבה סביב הפונקציות השונות שלו - Word הוא בעיקר עבור יצירת מסמכי טקסט, Excel הוא על כל הגיליונות האלקטרוניים, PowerPoint עושה מצגות - אבל Outlook הוא יישום של כובעים רבים.

תצוגת ברירת המחדל של Outlook היא תיבת הדואר הנכנס, בחלק העליון של הסרט, שמוסתר בתצוגה זו כדי לחסוך שטח מסך.

לאהוב אותם או לשנוא אותם, סרטים נמצאים בכל מקום ברחבי Office. אנחנו לא צריכים להקדיש יותר זמן לעבור את היתרונות היחסיים של הקיום שלהם, ברור שהם כאן כדי להישאר. עם זאת, תמיד לזכור, אם אתה רוצה מהר להסתיר או להראות את רצועת הכלים, פשוט להשתמש CTRL + F1.

אם תלחץ על כל אחד מהתפריטים בתפריט בראש, את הסרט מציג ואתה יכול לבחור פונקציות וכלים. אם אתה רוצה את רצועת הכלים כדי להתמיד, אתה יכול להשתמש "CTRL + F1" או ללחוץ על סמל קטן pushPin בפינה הימנית התחתונה.

הלשונית 'דף הבית' ברצועת הכלים משתנה בהתאם למצב שבו אתה נמצא. במסך המסך שלמעלה, אנו רואים את האפשרויות שלנו לדואר.

למטה, הכרטיסייה דף הבית השתנתה כדי לשקף את האפשרויות של היומן. שים לב, את רצועת הכלים הוא מוצמד כך pushpin השתנה חץ למקרה שאתה רוצה לכווץ אותו שוב (או להשתמש "CTRL + F1").

שאר הכרטיסיות הנותרות - Send / Receive, Folder, View, וכמובן File - הן כולן עקביות במידה רבה בכל מצב שבו אתה נמצא. נבחן מקרוב את כולן בקטע הבא.

בואו ניקח מבט מהיר על איך לנוע בין המצבים ולשנות את התצוגה שלך. לאורך הקצה השמאלי, אתה רואה את חלונית התיקיות. בחלק התחתון של חלונית זו קיצורי דרך למצבים של Outlook. בדוגמה זו, תראה סמלים עבור תיבת הדואר הנכנס, היומן, האנשים, המשימות וכן הלאה.

אם תלחץ על החץ בחלק העליון של חלונית הניווט, הוא ירחיב את החלונית, שתציג את עץ התיקייה עבור חשבון הדוא"ל שלך.

באופן דומה, אם תעבור למצב 'לוח שנה', תראה את התצוגה המתאימה בחלונית התיקיה.

לחץ על שלוש הנקודות כדי לגשת למצבים נוספים של Outlook, כגון הערות, תיקיות ו- Outlook קיצורי דרך. בחר באפשרות "אפשרויות ניווט" ותוכל לשנות את הסדר שבו יופיעו רכיבי הניווט.

כיבוי "Compact Navigation" ימשוך משתמשים עם תצוגות ברזולוציה גבוהה יותר. באפשרותך גם להגדיל או להקטין את מספר הפריטים שיופיעו ואת סדר הופעתם.

שלח קבל

הכרטיסייה שליחה / קבלה מכוונת במיוחד לפונקציות Inbox, אך היא תופיע גם במצבים אחרים (לוח שנה, משימות וכו '), למרות שלא תהיה להם אותה פונקציונליות.

לדוגמה, כאן אנו רואים את הכרטיסייה 'שלח / קבל' של היומן, אשר נמנעת מקטע השרת.

בהתאם לסוג פרוטוקול הדואר שבו אתה משתמש (בצילום המסך הראשון, אנו עובדים עם חשבון IMAP), תוכל או לא תוכל להוריד רק כותרות, או לסמן / לבטל סימון של הודעות להורדה, וכו '..

אפשרויות השליחה / קבלה הן אפוא תלוייות בהגדרת חשבונות הדואר האלקטרוני שלך, אך לאורך זמן קצר: אנו ממליצים בחום על IMAP.

תיקייה

באופן כללי, הכרטיסייה 'תיקיה' היא עקבית למדי בכל המצבים, עם החריג הבולט של היומן. למטה, תראה את הכרטיסייה תיקיית דואר נכנס, המאפשרת לך לבצע את כל סוגי ניהול התיקיות (אם אינך משתמש בחשבון IMAP, לא תראה את הכרטיסייה IMAP).

הלחצן AutoRrchive Settings הוא קצת מבלבל שכן הוא אינו משפיע על האופן שבו תיבת הדואר הנכנס שלך מאחסנת באופן אוטומטי דואר ישן. אם ברצונך לשמור על טביעת הדואר שלך קטנה וקלה יותר לניהול, יהיה עליך לפתוח את האפשרויות ולהשתתף בהגדרת AutoArchive. פתח את האפשרויות ובחר את הקטגוריה "מתקדם".

לאחר שתאתר את האפשרות AutoArchive, לחץ על הלחצן "הגדרות AutoRrchive ..." כדי לפתוח תיבת דו-שיח מועילה הרבה יותר ממה שאתה מקבל מהרצועה.

כפי שציינו, רוב הכרטיסיות תיקיות הן עקביים למדי בכל רחבי Outlook, למעט לוח השנה, אשר חותרת לפונקציות ספציפיות ללוח השנה. לדוגמה, לא להעתיק או להעביר תיקיות, להעתיק או להעביר לוחות שנה, וכן הלאה.

על פי רוב, אתה תעשה הרבה ניהול התיקייה לגבי תיבת הדואר הנכנס שלך, כי ברור הדואר האלקטרוני יכול להפוך במהירות מסורבלת ומדהימה אם אין לך מבנה תיקיה טובה וארגון.

נוף

האפשרויות 'תצוגה' כוללות את הפונקציות החיוניות הבאות. זוהי הכרטיסייה תצוגה כפי שנראית מתיבת הדואר הנכנס.

שים לב לחלון 'תזכורות חלון', שבו תוכל לפתוח בכל עת כדי לבדוק את התזכורות שלך, כגון אם החמצת אחת מהן או לא נעדרת דעתך. אם היו לך תזכורות מראה, אתה יכול לבחור לפטר כל אחד, ללחוץ על כפתור נודניק, או פשוט לפטר הכל בבת אחת.

הכרטיסיה תצוגה אחרת תשתנה בהתאם למצב. הבא מיוחס ללוח השנה, המוסיף את היכולת לשנות את התצוגה, ההסדר, הצבע והפריסה הנוכחיים. שוב, החלק פריסה עושה הרבה דברים דומים ברחבי Outlook, אבל חשוב לציין כי זה לא אוניברסלי, אז מה שאתה מפעיל את משימות, או לוח שנה, או מצבי דוא"ל לא יהיה משוכפל לאורך כל היישום.

כמו כן, חשוב לשים לב לסעיף ההסדר. כך נראה הקטע 'הסדר' במצב 'משימות'. שים לב כיצד באפשרותך למיין ולשנות את תצוגת המשימות להשפעה מקסימלית.

באמצעות הכרטיסייה תצוגה לפי ההעדפות שלך יאפשר לך לחתוך ולמיין מידע במהירות כפי שהוא גדל ובונה לאורך זמן. היומן שלך לא יישאר ריק, המשימות שלך יוכפלו, יתעלו דואר, ולכן באמצעות סידורים ופריסות שונים יכול לעזור לך להיות הרבה יותר פרודוקטיבי במקום להתעלם בעיוורון.

סרטי פעולה

בואו עכשיו לדון איך האפשרויות משתנות מ פונקציה לתפקד. הנה כל מה שאתה צריך כדי להקיש על הודעת דוא"ל בסיסית, להוסיף קבצים מצורפים, תגים, ואת הפורמט הטקסט שלך. אין דבר מסובך מדי ואתה אמור להיות מסוגל לייצר הודעת דוא"ל מדהימה.

השווה את זה לרצועת המשימות, שהיא נגישה על-ידי פתיחה או פתיחה של משימה. קח רגע כדי לציין עד כמה שונה זה מן רצועת הכלים.

השווה זאת לכרטיסייה הוספה. הכרטיסייה Insert היא סטטית בכל רחבי Outlook, תוכל להשפיע על תוכן ההודעה, המשימה, אירוע היומן וכו ', תוך שימוש באותן אפשרויות ופונקציות.

הודעות דואר אלקטרוני לעשות להוסיף לשונית אפשרויות, אשר יש לא מעט תכונות שימושיות. מעבר ערכות נושא, אשר עשוי או לא יכול להיות שימושי לך, יש BCC (עותק פחמן עיוור, כאשר אתה רוצה להסתיר נמענים מ כותרת הדוא"ל) אפשרות פונקציות מעקב. בסך הכל, אין כאן חשיבות קריטית, אבל אם אי פעם צריך לבקש משלוח או קבלה קריאה, הכרטיסייה אפשרויות הוא המקום ללכת.

הכרטיסייה פורמט טקסט זהה לא משנה באיזו פונקציה אתה נמצא, ואין הרבה על מה לדבר. לשונית זו יש דמיון בולט לפונקציות העיצוב שנמצאות ב- Word, לכן אם אתה משתמש ב- Word כדי לכתוב ולעצב מסמכים, פקדים אלה עשויים להיות מוכרים לך.

לבסוף, הכרטיסייה סקירה היא הכרטיסייה "רק במקרה". תוכל להשתמש בכלי ההגהה של הכרטיסייה הזו כדי לבדוק את האיות והדקדוק שלך, למצוא מילה טובה יותר, ופשוט לגלות כמה מילים נמצאות בדוא"ל / משימה / פגישה.

הכרטיסייה סקירה זהה בכל יישום Outlook. שים לב גם שהוא מכיל פונקציות שפה, כאן תוכל להגדיר את העדפות השפה ואת העדפות ההגהה. ניתן גם לתרגם פריטים כגון אם אתה מתאים עם שותף זר או מישהו שולח קצת טקסט בשפה אחרת.

זה במידה רבה את הפונקציונליות נוספת ב- Outlook. ברור, אנחנו דילוג על הרבה פרטים, אבל אנחנו מרגישים כי ברגע שאתה מבין את האופי של מערכת רצועת הכלים. כאשר אתה רוצה להשתמש בפונקציה, אתה יודע איפה לחפש את זה.

הגדרת חשבון הדואר האלקטרוני שלך באופן אוטומטי ו באופן ידני

בואו נדון בקצרה בהגדרת חשבון דוא"ל באופן אוטומטי ובאופן ידני. כאשר תפעיל את Outlook בפעם הראשונה, הוא יתריע עליך להגדיר חשבון.

יש לך אפשרות בחירה, באפשרותך להגדיר את Outlook באופן מיידי באמצעות חשבון דוא"ל, או שתוכל לדלג על חלק זה ולהוסיף חשבון מאוחר יותר.

אם תבחר "לא", אז הודעת אזהרה תגרום בעצם לומר לך כי Outlook הוא די צולע ללא לפחות חשבון דוא"ל אחד. כמובן, אתה עדיין יכול להשתמש בו כדי לעקוב אחר משימות, הערות, לשמור על לוח שנה, ועוד דברים, אבל Outlook הוא באמת חוויה ממוקדת דוא"ל.

עם זאת, אנו נגדיר את Outlook עם חשבון דוא"ל. אתה יכול בתחילה לנסות לעשות זאת באופן אוטומטי, שבו תוכל להזין קצת מידע על השטח שלך ואת היישום ינסה לזהות באופן אוטומטי את ההגדרות.

לפעמים זה עובד, משהו שלא. אם זה קורה, אז אתה מנצח, ואתה יכול לדלג קדימה לפרק הבא. אם זה לא קורה או שאתה יודע שאתה צריך להגדיר סוג שרת נוסף, ולאחר מכן בחר באפשרות "הגדרה ידנית" ולחץ על "הבא" כדי להמשיך.

למען היעילות, אנו נגדיר חשבון מראש באמצעות השיטה האוטומטית. נתאר שיטות ידניות רק קצת. אם עליך להגדיר חשבון באופן ידני, אנו ממליצים לך לדלג קדימה לפרק זה. בינתיים, פשוט השתמשנו בחשבון Outlook.com, סיפקנו את הסיסמה שלנו, ואתה רואה את התוצאה הבאה.

שימוש ב- Outlook.com הוא סוג של יציאה קלה, אם ברצונך להגדיר דואר שאינו של Microsoft, סביר להניח שתצטרך להגדיר אותו באופן ידני. אם אינך יודע כיצד לעשות זאת, מומלץ לחפש כיצד להגדיר את Outlook עם כתובת האימייל הספציפית שלך.

עם זאת, בדוגמה קלה שלנו, אנו לוחצים על "סיום", ואז Outlook נפתח לתיבת הדואר הנכנס החדשה והמבריקה שלנו.

הגדרת חשבון ידנית

עכשיו, כשיש לך מושג טוב למדי על התכונות הבסיסיות של Outlook, נחזור ונדון כיצד להגדיר חשבונות דוא"ל נוספים. יש סיכוי טוב שאתה כמו אנשים רבים אחרים ויש לך שני חשבונות דוא"ל או יותר. למרבה המזל, אתה יכול להגדיר את Outlook לפעול עם חשבונות דוא"ל שונים רבים, כולל POP ו- IMAP, ואתה יכול לקבל כמה חשבונות כפי שאתה יכול לטפל באופן אישי.

POP ו- IMAP?

אז מה אנחנו מדברים על POP ו- IMAP?

POP או Post Office Protocol נמצא סביב נצח, ואם השתמשת אי פעם לקוח דואר אלקטרוני כדי להתחבר אל ספק האינטרנט שלך מסופק, או לאחזר את הדואר שלך משירות דואר אלקטרוני, הסיכויים שאתה יכול להיות מחובר באמצעות POP. POP הוא נהדר עבור הורדת ההודעות שלך.

אם תגדיר את החשבון שלך לעבודה עם IMAP, Outlook יעתיק את מבנה התיקיות המקוונות שלך ויסנכרן רק בדוא"ל של כמה שבועות בכל פעם. הדוא"ל שלך לא יוסר מהשרת, ותוכל לבחור פשוט להוריד כותרות של הודעות בלבד, וזה נהדר אם יש לך 1000s של הודעות בתיקיות שלך.

אז יש לך POP, שהוא מיושן משהו כמו לקחת machete לדוא"ל שלך, ולאחר מכן יש IMAP, אשר מעודן יותר, מודרני, מתאים יותר אם אתה רוצה לשמור את תיבת הדואר הנכנס אותו באינטרנט כמו במצב לא מקוון.

כמו שאמרנו, אנחנו חושבים IMAP היא שיטה מעולה בהרבה.

הוספה וניהול של חשבונות דואר אלקטרוני מרובים

הוספה וניהול של חשבונות דואר אלקטרוני מרובים ב- Outlook היא פשוטה מאוד. אם ברצונך להוסיף חשבון דואר אלקטרוני חדש, לחץ על הכרטיסייה "קובץ" ברצועת הכלים ולחץ על "הוסף חשבון". המסך 'הגדרות חשבון אוטומטי' יופיע. אם אתה רוצה (או צריך) להגדיר ידנית את החשבון שלך, בחר "התקנה ידנית" ולחץ על "הבא".

כפי שציינו קודם, הבחירה שלך בין סוגי חשבונות תהיה כנראה POP או IMAP, והגדרת החשבון שלך כאחת או אחרת תהיה בדרך כלל מפורטת על ידי ספק הדוא"ל שלך. כלומר, אם אתה משתמש ב- Gmail או ב- Yahoo, או אפילו בדוא"ל שמספק לך ספק האינטרנט שלך, עליך להתייעץ איתם או באינטרנט לקבלת הוראות והגדרות ספציפיות שיהיה עליך להשתמש בהן עם Outlook.

מצד שני, אם אתה משתמש ב- Outlook.com או בשירות אחר מסוג Exchange ActiveSync, המידע יהיה פשוט למדי.

לאחר שתוסיף את החשבונות שלך, אם אי פעם תצטרך לנהל אותם, תוכל לבחור את החשבון שברצונך לטפל בו מהבורר הנפתח שבראש הדף 'פרטי חשבון' שנמצא בכרטיסייה 'קובץ'.

לחץ שוב על "הגדרות חשבון" ועל "הגדרות חשבון". מהחלון שנוצר, ניתן ליצור חשבון חדש, לתקן את הקובץ הנוכחי, להסיר אותו, להגדיר אותו כברירת מחדל (אם יש לך יותר מאחד) וכמובן לשנות הגדרות אם יש צורך.

כאן אנו רואים את ההגדרות עבור חשבון Outlook.com. אין הרבה שאנחנו יכולים לעשות את זה, אם כי לאחרונה שינית את הסיסמה שלך, אתה יכול במהירות לתקן את זה כאן.

להלן הגדרת IMAP, שהוגדרה ידנית על פי ההגדרות שסופקו על ידי Google.

וואו, יש הרבה יותר קורה שם, ואנחנו אפילו צריכים לחפור לתוך "הגדרות נוספות ..." כדי לשחק עם יציאות שרת.

זכור, אתה רק צריך לעשות דברים כאלה פעם אחת, ואז לשכוח את זה. אלא אם כן מאוחר יותר תשנה סיסמה, או שברצונך להוסיף / להסיר חשבון, העבודה שלך עם הגדרות חשבון הדוא"ל הושלמה בהצלחה.

אם אתה רוצה ללמוד עוד על הוספת חשבונות Gmail IMAP ל- Outlook, יש לנו מדריך קטן שימושי שיעזור לך עם זה.

מוכן, הגדר, דואר אלקטרוני!

בעוד שאתה עשוי להיות מרוצה באמצעות Gmail או פשוט Yahoo! דואר לשימוש יומיומי, אם אתה משתמש במספר חשבונות דואר אלקטרוני, כגון חשבון אישי, מקצועי ו / או עבודה, ולאחר מכן לקוח דואר כגון Outlook יכול לבטל את המעבר בין חשבונות, חיבור פגישות ליומן או ניהול משימות.

זה פתרון אמיתי, בת קיימא, All-in-one פרודוקטיביות, ובהתחשב במיקוד המחודש של מיקרוסופט בחבילת Office, נשאר חלק רלוונטי מהפעולות היומיומיות של משתמש.

לאחר חשבונות הדוא"ל שלך מוגדרים ומוכנים, אתה יכול להתחיל להשתמש ב- Outlook ולחקור את כל הפונקציות שלה. סביר להניח שאתה מוצא את זה די קל לשימוש, ויש הרבה יותר כי How-to Geek יכול לעזור לך עם מאמרים קודמים, או פשוט על ידי inquiring בפורום הדיון שלנו.