חסוך זמן עם תיקיות חיפוש מותאם אישית ב - Microsoft

חיפוש ב- Outlook הוא די קל, אבל למה להציק להקליד את אותם חיפושים שוב ושוב אם אתה מבצע אותם באופן קבוע? תיקיות חיפוש מותאמות אישית מאפשרות לך לשמור את החיפושים המותאמים אישית כך שתוכל לחזור אליהם בלחיצה אחת או שתיים.

ובעוד זה מפתה רק לחשוב על תיקיות חיפוש מותאם אישית כמו חיפוש שנשמר, הם למעשה קריר יותר מזה. מאחר שהן מתעדכנות באופן אוטומטי, הן למעשה עובדות יותר כמו תיקיות וירטואליות - הדומות לתכונה 'תוויות' ב- Gmail, מלבד עוצמה רבה יותר. רוצה תיקייה המציגה רק הודעות שלא נקראו, מאדם מסוים, ויש לך קובץ מצורף אחד או יותר? אין בעיה.

בואו נסתכל כיצד להגדיר אותם.

יצירת תיקיית חיפוש מוגדרת מראש ב - Outlook

Outlook כבר יש מספר תיקיות חיפוש מוגדרות מראש שאתה יכול לעשות שימוש. אתה לא יכול עוד להתאים אישית את כל אלה, אבל הם שווים תסתכל על הראשון רק במקרה שהם מכסים את הצרכים שלך.

ראשית, תמצא את תיקיות החיפוש בתחתית רשימת התיקיות בקובץ הנתונים של Outlook בצד שמאל של החלון. לכל קובץ נתונים יש תיקיית חיפוש משלו, כך שאם אתה משתמש ב- Outlook כדי לבדוק יותר מחשבון אחד, באפשרותך להגדיר תיקיות חיפוש שונות עבור כל אחת מהן.

לא תוכל אפילו לבחור את התיקיה "חיפוש תיקיות", אם כי, עד שיצרת את תיקיית החיפוש הראשונה שלך. כדי ליצור תיקיית חיפוש, עבור אל הכרטיסייה "תיקיה" ברצועת הכלים ולאחר מכן לחץ על הלחצן "חיפוש תיקייה חדשה".

פעולה זו פותחת את חלון תיקיית החיפוש החדש. תראה חבורה של תיקיות חיפוש מוגדרות מראש מאורגנות בקטגוריות כמו קריאה דואר, דואר מאנשים ורשימות, וארגון דואר. רוב התיקיות הן די מובן מאליו, כך שלא נסקור אותן בפירוט - תוכל רק לדפדף בהן.

כאן, אנו יוצרים תיקיית חיפוש חדשה המציגה דואר שלא נקרא. זה תיקיית חיפוש סופר שימושי יש סביב כי זה מראה את כל הדואר שלך שלא נקרא, לא משנה מה התיקייה מאוחסן בו פשוט לחץ על תיקיית החיפוש שברצונך ליצור, ולאחר מכן לחץ על כפתור "אישור".

די פשוט, נכון? עכשיו, בואו נסתכל על יצירת תיקיות החיפוש המותאמות אישית שלך, שהם בדרך חזקה יותר.

יצירת תיקיית חיפוש מותאמת אישית ב - Outlook

תיקיות חיפוש מותאמות אישית מאפשרות לך קריטריונים נוספים שתיקיות החיפוש המוגדרות מראש אינן נכללות - באפשרותך לחפש די הרבה בכל שדה שמכיל הודעת Outlook. וחשוב יותר, ניתן ליצור תיקיית חיפוש מותאמת אישית המשתמשת בקריטריונים מרובים לבחירת הודעות. לדוגמה, אתה יכול לקבל רק להציג הודעה מאנשים מסוימים וכי יש מילים ספציפיות בשורת הנושא.

כדי ליצור תיקיית חיפוש, עבור אל הכרטיסייה "תיקיה" ברצועת הכלים ולאחר מכן לחץ על הלחצן "חיפוש תיקייה חדשה".

בחלון 'תיקיית חיפוש חדשה', גלול למטה לתחתית הרשימה, בחר באפשרות 'צור תיקיית חיפוש מותאמת אישית' ולאחר מכן לחץ על הלחצן 'בחר' שמופיע.

בחלון תיקיית החיפוש המותאם אישית, הקלד שם עבור התיקיה שלך.

לאחר מכן, תוכל להגדיר את הקריטריונים עבור החיפוש, כך פגע "קריטריונים" כפתור.

החלון קריטריון תיקיות החיפוש מאפשר לך להתאים אישית את החיפוש שלך, ואתה יכול לבחור כמה שיותר מהקריטריונים הזמינים.

הכרטיסייה "הודעות" מכילה קריטריונים בסיסיים המאפשרים לך לחפש מילים ספציפיות לנושא או בגוף ההודעה, בשולחים ובנמענים. ניתן גם להגביל את החיפוש להודעות שבהן אתה האדם היחיד בשורה "To" או בקו "To" או "עותק" עם אנשים אחרים.

ואתה יכול אפילו לציין טווח זמן עבור ההודעות המבוססות על כאשר הם התקבלו, נשלחו, השתנו וכן הלאה. כך, לדוגמה, תוכל להציג רק הודעות שהתקבלו בשבעת הימים האחרונים.

הכרטיסייה 'אפשרויות נוספות' מספקת קריטריונים נוספים להגבלת החיפוש. באפשרותך לחפש לפי הודעות בקטגוריות ספציפיות, אלה שלא נקראו או יש קבצים מצורפים, לפי חשיבות ההודעה, אלה המסומנים או לא, ואפילו לפי גודל ההודעה בפועל. זה האחרון יכול להיות מועיל למציאת ומחיקה של קבצים מצורפים גדולים, אגב.

הכרטיסיה "מתקדם" מאפשרת לך להוסיף קריטריונים המבוססים על כל השדות שאובייקט Outlook יכול לאחסן. יש המון מהם, אז אנחנו לא נכסה אותם כאן. אבל אם אתה צריך לחפש על ידי משהו שאתה לא נמצא על כרטיסיות אחרות, רוב הסיכויים שאתה תמצא את זה על ידי לחיצה על כפתור "שדה" וגלישה בתפריטים.

כשתסיים להגדיר את כל הקריטריונים הרצויים על שלוש הכרטיסיות, לחץ על הלחצן "אישור" כדי לחזור לחלון תיקיית החיפוש המותאם אישית. יש עוד דבר אחד שתרצה להגדיר כאן לפני שתסיים.

כברירת מחדל, החיפוש המותאם אישית שתיצור ימשוך מכל התיקיות בקובץ הנתונים של Outlook. אם אתה רוצה להגביל את זה רק תיקיות מסוימות, לחץ על כפתור "עיון".

בחלון 'בחירת תיקיות', בחר את התיקיות שברצונך לכלול בחיפוש ולאחר מכן לחץ על הלחצן 'אישור'.

ולאחר מכן חזרה בחלון הראשי התאמה אישית, קדימה ולחץ על "אישור" שוב.

Outlook ליצור את תיקיית החיפוש המותאם אישית ומוסיף אותו לתצוגה התיקיה שלך.

ברגע שאתה מקבל את התלייה של השימוש בו, התכונה תיקיית החיפוש המותאם אישית היא די חזקה. הנה רק כמה דוגמאות של דברים שאתה יכול להשתמש בתיקיות החיפוש עבור:

• הודעות אל הבוס שלך
• הודעות עם דגלי מעקב שלא נפתרו לפי קטגוריה (לדוגמה, תוכל לחפש רק את הפריטים שלא נפתרו בקטגוריה האישית)
• הודעות עם חשיבות גבוהה
• הודעות אל לקוח וממנו (תוכל אפילו להשתמש בדומיין המלא שלו בתיבת החיפוש ולבחור לחפש בכל השדות)
• הודעות עם קבצים מצורפים וכי הם מעל גודל מסוים (נהדר להיפטר קבצים מצורפים גדולים ולהקטין את הגודל של קובץ הנתונים שלך)

וזה פשוט שריטות את פני השטח. אז, אילו סוגים של תיקיות החיפוש אתה יוצר? תן לנו לדעת את ההערות!