כיצד ליצור ולנהל אנשי קשר ב - Outlook 2013

Outlook אינו מועיל במיוחד אם אין לך אנשי קשר. בטח, אתה יכול להזין כתובות דוא"ל כמו שאתה הולך, אבל זה זמן רב ונוטה שגיאה. עדיף שיהיו אנשי הקשר שלך כבר ב- Outlook, כך שתוכל לנתק הודעה מהירה במספר קליקים בלבד.

במאמר האחרון, דנו כיצד להתחיל להשתמש ב- Outlook, והיום אנחנו רוצים להרחיב את זה כדי לכלול עבודה עם אנשי קשר. אנשי הקשר שלך יהיו מרכז החוויה שלך ב- Outlook, אלה שאיתם אתה מתכתב וכיצד אתה משתמש ביישום.

כפי שאתה יכול לצפות, אתה יכול לעשות הרבה ניהול אנשי קשר עם Outlook, ולאחר פנקס כתובות להגדיר לפני שתתחיל להשתמש בו עושה הרבה חוש.

יצירת פנקס כתובות

כדי להתחיל לנהל את אנשי הקשר שלך, הדבר הראשון שאתה רוצה לעשות הוא לפתוח את מצב אנשים כדי שתוכל לרדת לעבודה. יש כמה דרכים להוסיף אנשי קשר לפנקס הכתובות שלך. בהתחלה, אתה צפוי לייבא את פנקס הכתובות שלך ממקור אחר כמו הדוא"ל שלך או תוכנית דואר אלקטרוני אחרת.

שים לב, עבור כל חשבון דוא"ל שיש לך, יהיה לך ספר כתובות. במצב מסוים זה, יש לנו פנקס כתובות מקומי עבור קובץ הנתונים המקומי של Outlook, ויש לנו חשבון נוסף המשויך לחשבון הדוא"ל שלנו.

בכל מקרה, בואו לכסות את היסודות, כך שאם אין לך פנקס כתובות לייבא, אתה יכול להתחיל להוסיף אנשי קשר באופן ידני. בצילום המסך הבא אנו רואים חלק מפנקס הכתובות החדש שלנו, שהוא ריק לחלוטין, לעת עתה.

כדי להתחיל, פשוט לחץ על "איש קשר חדש" כפתור והוא יפתח חלון איש קשר חדש. הדבר הראשון שעלול לקפוץ לך הוא רק כמה עסוק זה נראה אבל הפחד לא, אם אתה מסתכל על פני תכונות רבות על רצועת הכלים, תראה שזה די סטנדרטי, הפעלה של טחנת הטופס.

בואו לחתוך לרדוף ואז ליצור קשר עבור How-To Geek על ידי מילוי הערכים המתאימים. אתה יכול גם להוסיף תמונה, וזה מיותר, אבל עדיין נחמד לגעת בספר הכתובות משעמם, משעמם.

לאחר שתסיים להזין את איש הקשר או אנשי הקשר שלך, תרצה ללחוץ על 'שמור וסגור' או שתוכל ללחוץ על 'שמור וחדש' כדי ליצור איש קשר אחר. בוא נעשה את זה. יש לנו אפשרות בחירה בין יצירת איש קשר חדש או איש קשר חדש לאותה חברה.

במקרה זה, נבחר את האפשרות השנייה כדי לחסוך זמן בהקלדה, ולאחר מכן נלחץ על "שמור וסגור" כדי לחשוף את רשומות הפנקס החדשות שלנו.

לא רע, יש לנו כבר שני אנשי קשר אנחנו יכולים דוא"ל אבל, בן אדם, זה זמן רב. זה יהיה הרבה יותר קל אם נוכל להעביר מידע ליצירת קשר ממקור אחר ל- Outlook.

אם אתה משתמש בשירות דואר אלקטרוני או בשירות אחר, סביר להניח שאנשי הקשר שלך יהיו שם ויהיה צורך לייבא אותם ל- Outlook. אם אתה רוצה להזין כל איש קשר אחד אחד, אז אתה בהחלט מוזמן לעשות זאת, אך אנו ממליצים לייבא את רשימת אנשי הקשר העיקריים שלך, בין אם זה של Thunderbird, או Gmail, או שירות דוא"ל אחר.

ייבוא וייצוא של רשומות אנשי קשר

בין אם אתה משתמש ב- Gmail או ב- Yahoo Mail, או שיש לך חשבון דוא"ל מ -1997 ששמרת בקפידה ומתוחזק, אנשי קשר וכל זה, ייתכן שתצטרך לשים אנשי קשר לתוך אנשי הקשר שלך ב- Outlook בהמוניהם.

לשם כך, באפשרותך לייצא אנשי קשר ממקור אחר ולאחר מכן לייבא אותם ל- Outlook. בדרך כלל זה נעשה בקלות על ידי גישה פשוטה הגדרות או אפשרויות מחשבון הדוא"ל שלך או הלקוח ולאחר מכן בחירת אפשרות אנשי הקשר לייצא.

בדרך כלל, כל מה שאתה צריך לעשות הוא לייבא אותם לתוך Outlook. זהו תהליך פשוט למדי, וזה יהיה דומה ברוב יישומי הדוא"ל. מומלץ לקרוא את המאמר שלנו, המסביר כיצד לייצא ולייבא אנשי קשר אל Outlook, ולהיפך.

vCard? מה זה vCard?

ייתכן ששמעת vCards (כרטיס וירטואלי או קובץ.), אולי אפילו קיבלת אחד או להשתמש באחד. vCards, הם סטנדרטיים אלקטרוניים כרטיס ביקור בפורמט שאתה יכול להחליף עם אחרים כגון באמצעות חתימה דוא"ל או קובץ מצורף.

עם זאת, ישנן מספר דרכים שבהן אתה יכול להתמודד עם vCards ב- Outlook. התרחיש הסביר ביותר הוא שבו ייתכן שיהיה עליך לייבא איש קשר או לייצא ל- vCard. How-To Geek יש תיאור מלא של תהליך זה, אשר יביא במהירות עד מהירות על זה.

לפעמים, ייתכן שיהיה vCards רבים מאוחסנים בקובץ vCard יחיד. אם תנסה להמיר קובץ זה, רק את vCard הראשון בקובץ יובא. כדי להתגבר על הגבלה זו, תחילה עליך להמיר לקובץ CSV ולאחר מכן לייבא אותו לתוך Outlook. אנו ממליצים לך לקרוא מאמר זה עבור תיאור מלא של תהליך זה.

לבסוף, באפשרותך לייצא את כל אנשי הקשר שלך ל- vCards בודדים או ל- vCard אחד בודד, כמתואר בפסקה הקודמת. שוב, יש לנו הדרכה קטנה על איך לעשות את זה, אז עם זה אתה צריך להיות עד מהירות על איך להביא לך vCards פנימה והחוצה של Outlook בקלות יחסית.

צור ונהל קבוצות אנשי קשר

בואו לדון קבוצות עכשיו מאז היכולת לדחוף במהירות הודעה לקבוצה נבחרת של נשמות מבטיח לך לא לשכוח לכלול מישהו חוסך לך להקליד כל שם בשדה אל:.

כדי להגדיר קבוצת אנשי קשר, לחץ על "קבוצת אנשי קשר חדשה" ברצועת הכלים.

פעם אחת אתה צריך להחליט מה אתה רוצה להתקשר לקבוצה שלך (כאן אנו קוראים לנו "CES 2015") ולאחר מכן לחץ על "הוסף חברים" ובחר "מתוך אנשי הקשר של Outlook." ניתן גם ליצור איש קשר חדש על לטוס או לבחור פנקס כתובות אחר, כגון אם אתה רוצה לכלול אנשים מהספרייה של החברה שלך.

מהרשימה, אנו בוחרים את חברי הקבוצה שלנו. זכור, אתה יכול לבחור חברים על ידי החזקת "CTRL" ו השמאלי לחיצה על כל חבר. עם זאת, בכל פעם שתרצה להוסיף חברים חדשים, אתה בוחר את השם או השמות ולחץ על הלחצן "חברים ->", שיוסיף אותם לקבוצה.

כשתסיים, לחץ על "אישור".

תוחזר למסך ניהול הקבוצות, שבו תוכל לבדוק את חברי הקבוצה החדשה שלך ולבצע שינויים אחרים. לדוגמה, באפשרותך להעביר את הקבוצה כאיש קשר ב- Vcard או ל- Outlook, להוסיף הערות על הקבוצה, לשלוח את הקבוצה כולה בדוא"ל או ליצור פגישה עם חברי הקבוצה בלבד.

במקרה שלנו, אנחנו פשוט הולכים ללחוץ על "שמור & סגור" כדי ליצור באופן רשמי את הקבוצה ולחזור אל החלון הראשי של Outlook. אנו רואים כעת את הקבוצה החדשה שלנו ברשימת אנשי הקשר שלנו, מסומנת לפי סמל קבוצה. מימין, אתה יכול לראות את חבר הקבוצה ויש סמלים כדי לבצע פעולות. בדוגמה זו, רק את סמל הדואר האלקטרוני זמין, כמו גם את "ערוך" כפתור.

שים לב שהדרך המהירה ביותר לדוא"ל קבוצה היא פשוט להקליד את השם של זה בשדה אל: אז במקרה זה, אנחנו יכולים להקליד "CES 2015" ו- Outlook היה יודע לשלוח את ההודעה לכל אחד בקבוצה.

אפשרויות אנשים

אם תלחץ על "קובץ -> אפשרויות", תוכל להגדיר את Outlook במספר דרכים בכמה קטגוריות שונות.

הנה אפשרויות האנשים שלך. שלא כמו בקטגוריות אחרות באפשרויות Outlook, האפשרויות 'אנשים' הן מעטות וקלות למדי למיון.

האפשרויות שתמצא כאן יאפשרו לך להחליט כיצד להגיש שמות, האם להציג אינדקס נוסף, ולהציג סטטוסים מקוונים ותצלומים.

ניהול אנשי הקשר של Outlook הוא פשוט למדי, אבל כפי שכבר ראית, אתה יכול לעשות הרבה יותר להם לשמור אותם מתוחזק כראוי. זה עושה הרבה יותר כדי לעגל את חוויית Outlook שלך אם יש לך מידע נוסף באנשי הקשר שלך מאשר רק שם וכתובת דוא"ל.