כיצד לשתף פעולה על מסמכים בזמן אמת ב - Office

Microsoft Office 2016 שיפר את תכונות שיתוף הפעולה שלהם כדי שמספר מחברים יוכלו לעבוד על מסמך בזמן אמת. ניתן לשתף מסמך ב- OneDrive ולהציג מי עובד עליו, ואפילו לקבל קישור לשליחת מסמכים אחרים לגישה קלה למסמך.

נשתמש ב- Word במאמר זה כדי להדגים כיצד לשתף פעולה במסמכים; עם זאת, תכונה זו שיתוף פעולה בזמן אמת זמינה גם ב- Excel ו- PowerPoint.

כדי להתחיל, פתח את המסמך שברצונך לשתף ולחץ על הלחצן "שתף" שבסרגל הכלים בפינה השמאלית העליונה של חלון Word.

הערה: לפני הגדרת המסמך לשיתוף, עליך לוודא שיש ברשותך תיקיה משותפת בחשבון OneDrive שלך. לחלופין, תוכל להשתמש בתיקייה 'ציבורי' שקיימת בחשבונך כברירת מחדל.

חלונית "שיתוף" מוצגת. כדי לשמור את המסמך בתיקיה ששיתפת בחשבון OneDrive שלך, לחץ על "שמור לענן".

במסך "שמירה בשם" מאחורי הקלעים, בחר את המיקום המשותף שאליו ברצונך לשמור את המסמך, או לחץ על הלחצן "עיון" כדי לבחור מיקום בחשבון OneDrive שלך ​​לא ברשימה האחרונה.

אם יש צורך בכך, נווט אל התיקיה המשותפת בתיבת הדו-שיח 'שמירה בשם'. אם ברצונך לשנות את שם הקובץ, הזן שם חדש בתיבת העריכה "שם קובץ". לחץ על "שמור".

אתה מוחזר למסמך והחלונית 'שיתוף' מתחברת ומאפשרת להזמין אנשים להציג או לערוך את הקובץ או להציג אותו. כדי להזמין מישהו לשתף פעולה במסמך, הזן את כתובת האימייל של המשתמש בתיבת העריכה 'הזמן אנשים'. בחר אם הם יכולים "לערוך" או "יכולים להציג" מהרשימה הנפתחת. אם ברצונך לשלוח הודעה מותאמת אישית, הזן אותה בתיבה 'כלול הודעה'. כדי לשתף את המסמך, לחץ על "שתף".

המשתמש נוסף לרשימת האנשים שאיתם שיתפת את המסמך.

תוכל גם לציין אם לשנות באופן אוטומטי את השינויים "תמיד" או "לעולם לא" או אם לא תתבקש ("שאל אותי") בכל פעם שנעשה שינוי על ידי בחירה באפשרות מתוך הרשימה הנפתחת "שיתוף שינויים באופן אוטומטי".

המשתמש שאיתו שיתפת את המסמך מקבל הודעת דוא"ל הדומה לתמונה הבאה. הם לוחצים על "הצג ב- OneDrive" כדי לגשת למסמך.

הערה: תוכל לקבל בקלות קישור למסמך המשותף כדי שתוכל לשלוח אותו בדוא"ל למשתמשים על ידי לחיצה על "קבל קישור לשיתוף" בתחתית החלונית "שתף".

שני לחצנים מוצגים בחלונית "שתף". אם ברצונך לשלוח קישור המאפשר למשתמש להציג ולערוך את המסמך, לחץ על הלחצן 'צור קישור עריכה'. כדי לשלוח קישור שרק מאפשר למשתמש להציג את המסמך, ולא לערוך אותו, לחץ על הלחצן 'צור קישור לתצוגה בלבד'.

התיבה "ערוך קישור" מציגה את כתובת האתר כדי לגשת למסמך עם ההרשאות המתאימות. לחץ על הלחצן "העתק" מימין לתיבה כדי להעתיק את כתובת האתר כדי שתוכל לשתף את הקישור בדוא"ל, לדוגמה.

לחיצה על הקישור שהמשתמש מקבל בדוא"ל פותחת את המסמך בגירסה המקוונת של האפליקציה המתאימה ל- Office 2016.

כאשר המשתמש מתחיל לערוך את המסמך, קופץ מציג אומר לך כי "אורח עורך מסמך זה".

שינויים שבוצעו על ידי האדם האחר מוצגים כטקסט מודגש במופע של המסמך.

אם אפשרת למשתמש לערוך מסמך ולאחר מכן שינית את דעתך, תוכל לשנות בקלות הרשאות עבור משתמש זה. לחץ לחיצה ימנית על שם המשתמש ברשימה ובחר "שנה הרשאה ל: ניתן להציג". אתה יכול גם ללכת בכיוון השני, נותן למשתמש הרשאה לערוך את המסמך לאחר רק מאפשר להם להציג את זה.

אם סיימת לשתף את המסמך עם משתמש, תוכל להפסיק לאפשר למשתמש להציג או לערוך את המסמך. לחץ לחיצה ימנית על שם המשתמש ברשימה ובחר "הסר משתמש" מהתפריט המוקפץ.

כדי לסגור את חלונית "שתף", לחץ על "X" בפינה השמאלית העליונה של החלונית.

בין אם אתה עובד על פרויקט גדול או קטן, תכונה חדשה זו של שיתוף פעולה ב- Office 2016 עם עריכה בזמן אמת ושילוב ענן עם OneDrive היא בעלת עוצמה.