עבור ללא עצירת נייר הדפסה הכל וליהנות החיים הדיגיטליים

"המשרד ללא נייר" שהובטח לנו מעולם לא מגיע לאנשים רבים. המציאות, לעומת זאת, היא כי המשרד ללא נייר הוא כאן היום אם אתה רוצה לנצל את זה.

אם אתה עדיין מישהו שמדפיס הודעות דוא"ל, דפי אינטרנט ומסמכים אחרים, תוכל להפסיק עכשיו. יש דרכים טובות יותר לעקוב אחר המידע שלך ולגשת אליו מהר יותר - לא ניתן לחפש מילים על פיסות נייר, אחרי הכל.

המקרה נגד הדפסה

ההדפסה היא יקרה ולא נוחה, המחייבת לעתים קרובות מחסניות דיו יקרות, נייר למדפסת ומדפסות חדשות כאשר מדפסת הזרקת הזול נכשלת באופן בלתי נמנע. כל הנייר הופך להיות העומס כי חייב להיות מאורגן כראוי, או שלעולם לא תוכל למצוא את מה שאתה מחפש. אינך יכול לגשת אליו כאשר אתה נמצא מחוץ למשרד שלך, אינך יכול לחפש אותו, ויש לך רק עותק אחד, כך שאתה בצרות אם משהו קורה אי פעם.

ההדפסה היתה נחוצה כאשר המחשבים היו לבנים כבדות שישבו על שולחן. כעת אנו מסתובבים עם מחשבים בכיסים שלנו, טבלטים שיכולים להתקרב לגודל של פיסת נייר, ושירותי ענן שיכולים לגבות ולסנכרן את כל המסמכים שלך בכל המכשירים שלך. אתה יכול לחפש מסמכים שמרת על ידי המילים שהם מכילים אז אתה לא צריך להגדיר ולנהל מערכת תיוק מורכבת.

איך לא להדפיס

אנחנו חנונים אולי הפסיקו להדפיס לפני זמן רב, אבל יש אנשים רבים שם בחוץ, אשר עדיין להדפיס הודעות דוא"ל ודפי אינטרנט באופן קבוע. ננסה להציע לך כמה עצות שיסייעו לך להדריך אותך מהמדפסת ולמצב חדש של חיסכון וארגון מידע הגיוני.

יצירת קובץ דיגיטלי הקבינט: ראשית, אתה רוצה להחליט היכן תוכל לשמור דברים במקום להדפיס אותם. זה עוזר להיות אחד מיקום עקבי שבו אתה שומר הכל. אנו ממליצים על איזה שירות ענן שמסנכרן בין כל המכשירים שלך, כך שתוכל לגשת אליהם בסמארטפונים ובטאבלטים, כמו גם במחשב שלך. אנשים רבים משתמשים ב- Evernote כארכיון שלהם עבור כל ההערות והמסמכים שלהם, אך תוכל גם לבחור לשמור לשירות אחסון בענן כמו Dropbox, Google Drive או Microsoft OneDrive. אם אתה באמת מעדיף אחסון מקומי, אתה יכול לשמור את הקבצים שלך לתיקיה אחת במחשב - אבל הקפד לגבות את זה. זה יהיה פחות נוח כמו תצטרך להעתיק קבצים באופן ידני למכשירים אחרים שלך אם אתה רוצה להציג אותם במקום אחר.
הדפס ל- PDF: כל דבר שתרצה להדפיס - בין אם זה קבלה, מסמך, דוא"ל או דף אינטרנט - ניתן להדפיס לקובץ PDF. ראשית, יהיה עליך להתקין מדפסת PDF במחשב Windows. לאחר מכן תוכל לעבור את תהליך ההדפסה כרגיל, בחירה במדפסת PDF וירטואלית. אתה תקבל קובץ שאתה יכול לאחסן משהו כמו Evernote או Dropbox.

הדפסת הודעות דוא"ל: הודעות דוא"ל ניתן להדפיס ל- PDF באותו אופן. תוכל לנסות גם בכוכב (אם אתה משתמש ב- Gmail) או להוסיף אותם לתיקיה מיוחדת או לתווית שבה תוכל להתייחס אליהם מאוחר יותר. אתה יכול לגשת הודעות דוא"ל אלה מאוחר יותר מכל מכשיר עם לקוח דוא"ל - אין צורך הדפסה.
הדפסת דפי אינטרנט: אם אתה מדפיס דפי אינטרנט כדי להתייחס אליהם מאוחר יותר, באפשרותך להדפיס אותם במקום זאת ב- PDF. תוכל גם לסמן אותן כדי להציג אותן מאוחר יותר (הסימניות שלך יכולות להסתנכרן בכל המכשירים שלך). אם אתה רוצה לקרוא את דף האינטרנט מאוחר יותר, להשתמש בשירות כמו Pocket או Instapaper כדי ליצור רשימה של דברים שאתה רוצה לקרוא. שירותים כאלה לוקחים דף אינטרנט, להמיר אותו לקריאה, טקסט בלבד המאמר, ואפילו לאחסן אותו במצב לא מקוון על מכשירים ניידים, כך שתוכל לקרוא את דף האינטרנט מאוחר יותר ללא צורך להדפיס.
הדפסת מפות: אתה לא צריך להדפיס מפות אם יש לך טלפון חכם עם ה- GPS. אם אתה משתמש ב'מפות Google ', תוכל להיכנס לאפליקציה' מפות Google 'ולהציג רשימה של חיפושים שביצעת באתר' מפות Google 'במחשב שלך. אתה יכול גם פשוט להדפיס את המפה ל- PDF, כמובן.
מסמכי פקס: כמה עסקים ישנים מסווגים עדיין דורשים פקסים. אתה יכול להשתמש בשירות כמו HelloFax לשלוח פקסים דרך האינטרנט. HelloFax מציעה חמישה פקסים בחינם לחודש - זה צריך להיות יותר ממספיק עבור משתמשים ביתיים, כי רק לפעמים צריך פקס העסק.
כאשר מישהו מתעקש על מסמכים מודפסים: למרבה הצער, כמה ארגונים עדיין מתעקשים על מסמכים מודפסים. ללא שם: יש פשוט לא לעקוף את זה. אם הם לא ייקחו מסמך PDF בדוא"ל, ייתכן שיהיה עליך להדפיס.
מה לעשות עם המסמכים שלך נייר ישן: זה קל יותר להתחיל ללכת קדימה ללא נייר במקום להחליט באופן שיטתי להמיר את כל המסמכים הישנים נייר לגירסאות דיגיטליות - זה יכול להיות הרבה עבודה. עם זאת, באפשרותך לסרוק את המסמכים הישנים שלך לקובצי PDF באמצעות סורק.

השימוש שלך קבצים דיגיטליים

למרחב העבודה הדיגיטלי שלך יש כעת מספר יתרונות שאין לנייר:

גיבוי: הקבצים שלך מגובים אם שמרת אותם באמצעות שירות כמו Evernote, Dropbox, Google Drive או SkyDrive. אם הבית שלך נשרף, לא תאבד את המסמכים החשובים שלך.
לחפש: אתה יכול בקלות לחפש את כל המסמכים האלקטרוניים שלך כדי למצוא את המסמכים הדרושים לך ללא סינון דרך ההרים של נייר. Evernote, Dropbox, כונן Google, SkyDrive, אפילו Windows - לכולם יש טקסט מלא תכונות החיפוש.
גישה לכל מקום: ניתן לגשת לניירות שלך בכל מקום שבו אתה נמצא ממחשב, בטלפון חכם או בטאבלט. אם אתה בחוץ צריך לחפש משהו, אתה יכול לעשות את זה מן הטלפון החכם שלך במקום ללכת הביתה לחפור דרך הניירות שלך.
ללא Clutter: אתה לא צריך לדאוג אחסון, ארגון, הפיכת מקום, ו decluttering המסמכים שלך.
ללא עלויות הדפסה: אם אתה לא צריך לקנות דיו יקר, מדפסות זולות, ערימות של נייר המדפסת, תוכל לחסוך כסף.

כמובן, מסמכים מסוימים עשויים להיות רגישים מדי כדי להיות מאוחסן באינטרנט. במצבים כאלה, אתה תמיד יכול להשתמש בהצפנה - ליצור מיכל מוצפן ולאחסן אותו שירות כמו Dropbox, כונן Google, או SkyDrive. אנשים יזדקקו לסיסמה לפני שיוכלו לגשת למסמכים שלך.

צילום: שרה קולב-ויליאמס בפליקר, תאטרון על פליקר, ג'רמיפו על פליקר