גרסאות, השוואות ושילוב מסמכים

עבור השיעור האחרון בסדרה זו של בית ספר חנון, אנחנו הולכים לדבר על מעקב אחר גרסאות ב- Word והשוואה ושילוב מסמכים.

בית הספר ניווט

1. שימוש בתבניות כדי להבטיח פריסה משותפת ועיצוב
2. מעקב אחר שינויים שבוצעו למסמך
3. שימוש בהערות להצגת שינויים במסמך
4. הגבלת והגנה על מסמכים ותבניות
5. גרסאות, השוואות ושילוב מסמכים

תכונת הגרסאות ב- Word הוסרה בגרסאות האחרונות של Word. ב- Word 2013, הדרך היחידה שבה תוכל לגשת לגרסאות קודמות של מסמך ב- Word היא לפתוח גרסאות קודמות שנשמרו אוטומטית (שנשמרו אוטומטית) במסמך. ניתן גם לפתוח מסמכים שלא נשמרו לאחרונה. עם זאת, אין תכונה פורמולה רשמית ב- Word. אנו נראה לך חלופה אתה יכול בקלות להוסיף Word בחינם שיספק את היכולת הזו.

אם מספר אנשים עבדו על עותקים שונים של אותו קובץ, במקום להשתמש בתכונה 'עקוב אחר שינויים' בעותק אחד של הקובץ, תוכל להשוות בין שתי הגרסאות של הקובץ כדי לראות את ההבדלים. Word מכיל כלי השוואה המאפשר לך להשוות בין שני קבצים, כל עוד יש להם שמות קבצים שונים. אנו נראה לך כיצד להשתמש בתכונה זו וכיצד לקרוא את תוצאות ההשוואה.

בנוסף להשוואה בין מסמכים, ניתן לשלב מסמכים לאחר השוואתם. אנו נראה לך כיצד למזג שתי גירסאות של אותו מסמך וגם כיצד למזג בקלות שני מסמכים שונים, במקרה מחברים מרובים עבדו על חלקים נפרדים של מסמך.

לאחר ביצוע כל השינויים, ההשוואות הנדרשות, שילוב של מסמכים שנעשו, באפשרותך לשתף בקלות את המסמך באמצעות Microsoft OneDrive. ניתן גם להשתמש ב- OneDrive בכל נקודה בתהליך שיתוף הפעולה כדי לספק גישה למסמך לבודקים אחרים.

עקוב אחר גרסאות של מסמך

ל- Word הייתה תכונה רשמית המאפשרת לך לשמור גרסאות שונות של מסמך במסמך עצמו. תכונה זו נעלמה והדרך היחידה שבה ניתן לאחזר גרסאות קודמות של מסמך היא באמצעות התכונה 'שמירה אוטומטית' או על ידי גישה למסמכים שלא נשמרו, אם זמינה.

כברירת מחדל, Word שומר באופן אוטומטי את המסמך שלך במרווחים מסוימים. זוהי התכונה 'שמירה אוטומטית'. כדי לחזור למסמך הקודם שנשמר באופן אוטומטי, לחץ על הכרטיסייה "קובץ" ובחר פריט "(שמירה אוטומטית)" מתוך הרשימה תחת "גרסאות".

ניתן גם להגדיל או להקטין את המרווח עבור התכונה 'שמירה אוטומטית' ב- Word.

אם סגרת את המסמך בטעות מבלי לשמור, או שאיבדת את המחשב והמחשב כבה באופן בלתי צפוי, באפשרותך לשחזר מסמכים שלא נשמרו. לשם כך, לחץ על הכרטיסייה "קובץ" ולחץ על הלחצן "נהל גרסאות" במסך "מידע". בחר באפשרות "שחזר מסמכים שלא נשמרו" מהתפריט הנפתח.

אם כל הקבצים שלא נשמרו היו זמינים, הם יופיעו בתיבת הדו-שיח 'פתיחה' שמוצגת.

חלופות לשמירת גרסאות של מסמך Word

ישנן חלופות להוספת מערכת גרסאות ל- Word. אחד הוא תוספת עבור Word, קרא גירסאות שמור, ועוד הוא תוסף שעובד עם תוכנית בקרת גרסה חיצונית בשם Perforce.

התוספת 'שמור גרסאות' מאפשרת לך לשמור בקלות גרסאות ממוספרות של מסמך Word מתוך הקובץ.

Perforce היא תוכנית בקרת גרסאות הזמינה בחינם עבור עד 20 משתמשים. הם מספקים תוסף עבור Microsoft Office המאפשר קובצי Microsoft Word, Excel, PowerPoint ו- Project להיות מאוחסן בקלות ומנוהל ב- Perforce מתוך התוכניות.

השווה שתי גרסאות של אותו מסמך

אם סוקר שכח להשתמש בתכונה "עקוב אחר שינויים" ולא נעלת אותה במסמך, עדיין תוכל להשוות בין שתי הגרסאות של המסמך ולקבל ולקבל דחייה שינויים בהתאם להשוואה. כל מה שאתה צריך הוא המסמך המקורי שלך ואת המסמך המתוקן. לכל קובץ חייב להיות שם אחר.

התכונות "השווה" ו"השתלב "דומות, אך לכל אחת מהן יש את מטרתה. אם יש לך רק שני מסמכים שברצונך להשוות, ואף אחד מהם אינו מכיל שינויים במעקב, השתמש בתכונה 'השווה'. אם יש לך שני מסמכים או יותר המכילים שינויים במעקב, ועליך לעקוב אחר מי שינה את מה ומתי, השתמש בתכונה "שלב", המתוארת בהמשך השיעור הזה.

כדי להשוות את הגרסאות המקוריות והמתוקנות של מסמך, לחץ על "השווה" בקטע "השווה" בכרטיסייה "סקירה" ובחר באפשרות השווה מהתפריט הנפתח.

הערה: לא ניתן להשוות בין שני מסמכים אם אחד מהם מוגן עבור שינויים במעקב או יש כל סוג של הגנה על מסמכים מוחל. הסר את הגנת המסמך כדי להמשיך ולהשוות את המסמכים. לקבלת מידע על אופן ביטול נעילת תכונת השינויים המעקב ושיעור 4 לקבלת מידע אודות הסרת מגבלות עיצוב ועריכה ממסמך וסיסמא שהוקצתה למסמך לפתיחתו.

במסך "השווה מסמכים", בחר את "מסמך המקור" מהרשימה הנפתחת.

בחר את "המסמך המתוקן" מהרשימה הנפתחת. תחת "המסמך המתוקן", ציין תווית כדי להחיל על השינויים, כך שתדע מי עשה אותם בתיבת העריכה "תווית שינויים עם". זה יכול להיות שם המשתמש או מה שאתה רוצה.

לחץ על "עוד" כדי לגשת לאפשרויות נוספות.

בקטע "הגדרות השוואה", בחר בפריטים שברצונך להשוות בין שני המסמכים. כברירת מחדל, כל הפריטים נבחרים.

הערה: הפריט "Inserts and deleteions" תמיד מאפיר ומסומן תמיד. כאשר אתה משתמש "השווה" או "שלב", ההוספות ומחיקות תמיד יהיה להשוות.

בקטע "הצג שינויים ב-", בחר להשוות תווים לפי תו ("רמת תווים") או מילה במילה ("רמת Word"). "רמת תווים" מאפשרת לך לראות את השינויים המדויקים שבוצעו. לדוגמה, אם המסמך המקורי כולל את המילה "אל", והמסמך המתוקן כולל את המילה "מדי", שאליה נוספה "o", ההגדרה "Level level" תציג את האפשרות "to" מדי ". עם זאת, ההגדרה" רמת תווים "תציג את העובדה ש-" o "נוסף.

כברירת מחדל, התכונה 'השווה' מעבירה את השינויים למסמך חדש, כפי שמוצג בקטע 'הצג שינויים'. עם זאת, אתה יכול לבחור להכניס את השינויים לתוך "מסמך מקורי" או "מסמך מתוקן".

לחץ על "אישור" לאחר שתבצע את הבחירות שלך.

ההשוואה בין שני המסמכים מתבצעת והשינויים מוצגים במסמך שצוין. בדוגמה שלנו, בחרנו לקבל את ברירת המחדל של הצגת השינויים במסמך חדש. "מסמך המקור" ו "מסמך מתוקן" שניהם מוצגים בחלונית בצד ימין של "מסמך בהשוואה" לשמש התייחסות. לא ניתן לערוך אותם.

אם אינך רואה את החלונית המכילה את המסמכים המקוריים והמתוקנים, לחץ על "השווה" בקטע "השווה" בכרטיסייה "סקירה". לאחר מכן, בחר באפשרות "הצג מסמך מקור" ולאחר מכן "הצג את שניהם". תוכל גם לבחור באפשרות "הצג מקור" או "הצג גרסה מתוקנת", אם אינך רוצה להציג את שניהם.

"חלונית הסקירה", שנדונו בקצרה בשיעור 2 וביתר פירוט בשיעור 3, מוצג גם משמאל למסמך "השוואה".

במסמך "השוואה", תוכל לעבור את השינויים המעוקבים, כפי שנדון בשיעור 2, לקבל או לדחות כל שינוי.

לאחר מכן, שמור את המסמך המשווה עם שם אחר ויהיה לך מסמך המכיל שינויים מהמסמכים המקוריים והמתוקנים.