דף הבית » בית ספר » הגבלת והגנה על מסמכים ותבניות

    הגבלת והגנה על מסמכים ותבניות

    הגבלת והגנה על מסמך מבטיח לך את הסמכות האולטימטיבית על ההתקדמות שלה.

    בית הספר ניווט
    1. שימוש בתבניות כדי להבטיח פריסה משותפת ועיצוב
    2. מעקב אחר שינויים שבוצעו למסמך
    3. שימוש בהערות להצגת שינויים במסמך
    4. הגבלת והגנה על מסמכים ותבניות
    5. גרסאות, השוואות ושילוב מסמכים

    למרות שתרצה שמבקרים אחרים יציעו שינויים ויעשו הערות למסמך, ייתכנו מקרים שבהם תרצה להגביל אותם מלערוך ולשנות את העיצוב.

    יתר על כן, ייתכן שתרצה לכפות את כל השינויים במעקב או להגביל את המבקרים רק להגיב. כל העניין לעשות זאת הוא לוודא את המסמך לא ניתן לשנות בצורה כזו שאינה תואמת את החזון שלך או סגנון.

    בשיעור זה נראה לך כיצד להגביל את העיצוב ואת סוגי העריכה של מבקרים אחרים שיכולים לבצע במסמך. לאחר שהמסמך שלך קרוב למצב הסופי, תוכל לסמן אותו כסופי כדי למנוע ביצוע שינויים לא מכוונים.

    Aslo, ייתכן שתרצה להגביל את הגישה למסמך כדי לכלול רק את צוות המבקרים שלך. אנו נראה לך כיצד להגן על הסיסמה שלך במסמך. לאחר מכן, אתה יכול להגיד רק את הצוות שלך את הסיסמה ואף אחד אחר לא יוכל לפתוח את המסמך.

    אנו נתחיל את הדברים על ידי הצגתך להגבלת עיצוב במסמך.

    הגבל עיצוב במסמך

    כאשר אתה מפיץ מסמך עבור אחרים כדי לסקור, ייתכן שלא תרצה לשנות את העיצוב של המסמך. Word מאפשר לך להגביל את כל הנושאים או הסגנונות או חלקם, וכן לאפשר למבקרים לשנות חלק מהנושאים והסגנונות. לשם כך, לחץ על "הגבל עריכה" במקטע "הגנה" בכרטיסייה "סקירה".

    חלונית "הגבל עריכה" מופיעה מימין לטקסט הראשי. בקטע "מגבלות עיצוב", בחר "הגבל עיצוב לסוג של סגנונות" ולחץ על הקישור "הגדרות ...".

    בתיבת הדו-שיח 'הגבלות עיצוב', כל הסגנונות בתיבה 'סגנונות מסומנים מותרים כרגע' נבחרים כברירת מחדל. כדי לבחור רק סגנונות מסוימים לשימוש במסמך, תוכל להשתמש בלחצן "ללא" כדי לבטל את בחירת כל הסגנונות ולאחר מכן לבחור את אלה שברצונך לאפשר. ניתן גם להשתמש בסגנונות המינימום המומלצים של Word כדי לאפשר על ידי לחיצה על "מינימום מומלץ". בחר הגבלות נוספות בקטע "עיצוב" בתחתית תיבת הדו-שיח, אם תרצה, ולחץ על "אישור" בסיום.

    תיבת הדו-שיח הבאה תציג שאילתה אם ברצונך להסיר סגנונות שאינם מותרים. אנו ממליצים שלא תעשה זאת. זה עשוי להתברר כי אתה רוצה להשתמש סגנונות אלה במסמך בעתיד. מבקרים אחרים לא יוכלו לשנות אותם או ליישם אותם.

    לחץ על "לא" כדי לשמור על סגנונות שאינם מותרים במסמך.

    לפני שניתן להחיל מגבלות אלה, עליך להתחיל לאכוף הגנה. נדון בכך לאחר שתראה כיצד להגביל את העריכה.

    הגבל עריכה במסמך

    בנוסף להגבלת העיצוב עבור בודקים של מסמך, ניתן גם להגביל את הסוג של עריכת סוקרים יכול לבצע על מסמך. בחלונית "הגבל עריכה", סמן את התיבה "אפשר רק סוג עריכה זה במסמך" ובחר אפשרות מהרשימה הנפתחת כדי לציין את סוג העריכה שברצונך לאפשר במסמך. תוכל לאפשר לבודקים אחרים לעקוב רק אחר שינויים, להזין הערות או למלא טפסים. ניתן גם להגביל את המסמך כך שאנשים אחרים יכולים רק לקרוא אותו ולא לבצע שינויים.

    אתה יכול לשאול מה ההבדל בין הגבלת העריכה רק מעקב אחר שינויים ושמירה על "מעקב אחר שינויים" נעול, כפי שנדון בשיעור 2. למעשה אין הבדל; הפונקציונליות זהה. אתה יכול להשתמש בשיטה אשר תהיה קלה יותר עבורך.

    ניתן לציין חריגים לעיצוב ועריכה מוגבלים, או לאנשים הרשאים לערוך את המסמך באופן חופשי. לחץ על הקישור "משתמשים נוספים ..." בקטע "חריגים (אופציונלי)" בחלונית "הגבל עריכה".

    בתיבת הדו-שיח 'הוסף משתמשים', באפשרותך להוסיף משתמשים מהמחשב הנוכחי, מתוך דומיין שבו המחשב הנוכחי הוא חלק או על-ידי הזנת כתובת האימייל של מישהו. הפרד בין כל המשתמשים וכתובות האימייל באמצעות נקודה פסיק ולאחר מכן לחץ על "אישור".

    האנשים שהוספת בתיבת הדו-שיח 'הוסף משתמשים' מוצגים בתיבה 'אנשים' בקטע 'חריגים (אופציונלי)' בחלונית 'הגבל עריכה'. בחר את המסמך כולו או את חלקו שברצונך לערוך, ולאחר מכן סמן את תיבת הסימון של אותו אדם בתיבה 'אנשים'.

    כעת, לאחר שהגבלת עיצוב ועריכה עבור המסמך הרצוי, עליך להורות ל- Word להתחיל לאכוף את ההגנה על כך שיכנס לתוקף. בקטע 'התחל אכיפה' בחלונית 'הגבל עריכה', לחץ על 'כן, הפעל אכיפת הגנה'.

    בתיבת הדו-שיח "הפעל אכיפת הגנה", ודא שהאפשרות "סיסמה" נבחרה, הזן סיסמה פעמיים ולחץ על "אישור".

    שים לב שאין צורך בסיסמה ואינה מגינה על המסמך במלואה (המסמך אינו מוצפן). זה פשוט עוזר למנוע מאנשים לבטל את הגבלות עיצוב ועריכה.

    אם תבחר באפשרות 'אימות משתמש', סביר שתראה את השגיאה הבאה:

    "ההתקן שלך אינו מוגדר עבור ניהול זכויות מידע (IRM). כדי להגדיר את ה- IRM, היכנס ל- Office, פתח הודעה או מסמך קיים של IRM, או צור קשר עם דלפק העזרה שלך. "

    אנו ממליצים להשתמש בסיסמה. זה הרבה יותר פשוט.

    לאחר שהגבלות אלה נאכפו, חלונית "הגבל עריכה" מציגה את הטקסט המתאים המאפשר לבודק לבצע רק את משימות העריכה והמבנה המותרות.