ניהול ותיבות דואר נכנס

בשיעור של היום, אנחנו נעזור לך להבין כיצד לסווג טוב יותר את תיבת הדואר הנכנס שלך ולארגן את ההודעות שלך עם תוויות וכמה כרטיסיות מוגדרות מראש אך ניתנות להגדרה.

בית הספר ניווט

1. היכרות עם Gmail
2. היישום הנייד, חיבור דואר ושיחות
3. ניהול ותיבות דואר נכנס
4. מסנני דואר ומערכת הכוכבים
5. קבצים מצורפים, חתימות ואבטחה
6. הזמנות ומגיני נופש
7. השתמש ב- Gmail כרשימת המשימות
8. חשבונות מרובים, קיצורי מקשים, וסימון מרחוק
9. השתמש בחשבון Gmail שלך כדי לגשת לחשבונות אחרים
10. עצות חשמל ו - Gmail Labs

לאחר חשבון Gmail שלך מקבל קצת קיטור ואתה מתחיל לקבל חבורה של הודעות, אתה רוצה ללמוד לאלף את סיקור לתוך זרמים לניהול יותר. המסננים של Gmail מאפשרים לך לנהל את הודעות האימייל הנכנסות שלך, ולעזור לך לשמור על אימייל פחות חשוב מהדרך שלך ומסוננים לתווית. לפני שתתחיל ללמוד על מסננים בשיעור 4, תצטרך ללמוד כיצד ליצור תוויות, המקבילה ל- Gmail של תיקיות, וזה מה שנדבר היום.

עם זאת, תחילה נדון בממשק הכרטיסיות האוטומטי של Gmail, ב'דואר ממוין 'ובכל ההגדרות שהם מכילים.

אוטומטית לסווג את תיבת הדואר הנכנס באמצעות כרטיסיות להגדרה

Gmail מציע כעת קטגוריות של כרטיסיות אוטומטיות עבור תיבת הדואר הנכנס שלך. תכונה זו שוברת את תיבת הדואר הנכנס שלך ל- "ראשי", "חברתי", "קידומי מכירות", "עדכונים" ו"פורומים ". אם אתה משתתף בשירותים מקוונים רבים, תכונה זו יכולה להיות שימושית.

בעיקרון, הודעות שהתקבלו עבור סוגים מסוימים של אתרים או תוכן מסוים, ניתן לאסוף אותו בחלקים שונים של תיבת הדואר הנכנס. זה יכול לגרום לתיבת דואר נכנס פחות עמוסה.

בחר אילו כרטיסיות גלוי בתיבת הדואר הנכנס שלך

כרטיסיות אלה ניתנות להגדרה ומאפשרות לך לבחור אילו כרטיסיות ברצונך לקבל בתיבת הדואר הנכנס שלך. כדי לשנות אילו כרטיסיות גלויים, לחץ על סמל הפלוס שמשמאל לכרטיסיות.

מופיעה תיבת הדו-שיח 'בחר כרטיסיות להפעלה'. בחר את תיבות הסימון עבור הכרטיסיות הרצויות בתיבת הדואר הנכנס שלך.

הערה: אם אתה מסתיר כרטיסייה, הודעות מאותה קטגוריה יוצגו בכרטיסייה 'ראשי' במקום זאת. כמו כן, לא ניתן לשנות את הטקסט שבכרטיסיות ולא ניתן להוסיף כרטיסיות מותאמות אישית. השתמש במקום זאת בתוויות מותאמות אישית (דון בחלק הבא) כדי לסווג את ההודעות שלך.

תוכל גם לבחור אילו כרטיסיות להציג בתיבת הדואר הנכנס שלך בכרטיסייה "תיבת דואר נכנס" במסך "הגדרות", בקטע "קטגוריות".

ארגן את ההודעות שלך באמצעות סגנונות והגדרות של תיבת הדואר הנכנס

סגנונות תיבת הדואר הנכנס מאפשרים לך לארגן את תיבת הדואר הנכנס של Gmail באופן שמתאים לך ביותר. תוכל לארגן את תיבת הדואר הנכנס באמצעות הכרטיסיות הניתנות להגדרה, כפי שהוזכר קודם לכן בשיעור זה, או לחלקים כגון "לא נקרא", "מסומן בכוכב" ו"חיוני ".

שנה את סוג תיבת הדואר הנכנס שלך

כדי לשנות את סגנון תיבת הדואר הנכנס, פתח את המסך "הגדרות" ולחץ על הכרטיסייה "תיבת דואר נכנס".

בקטע 'סוג דואר נכנס', בחר את סוג תיבת הדואר הנכנס שבה ברצונך להשתמש מהרשימה הנפתחת.

לכל סוג של תיבת דואר נכנס יש הגדרות משלה. לאחר שתבחר את "סוג תיבת הדואר הנכנס", ההגדרות עבור סוג זה מוצגות מתחת לסוג "סוג תיבת דואר נכנס". בצע את השינויים בהגדרות ולחץ על "שמור שינויים".

תוכל גם לשנות במהירות חלק מהגדרות סגנון הדואר הנכנס ישירות בתיבת הדואר הנכנס שלך, לחיצה על החץ למטה הממוקם בחלק השמאלי העליון של כל כותרת של קטע.

העזרה של Gmail מספקת תיאורים של סוגי הדואר הנכנס. אל תהסס להתנסות עם סגנונות תיבת הדואר הנכנס השונים כדי לראות מה עובד הכי טוב בשבילך. תוכל תמיד לחזור לברירת המחדל אם תשנה את דעתך.

ניתן גם לשנות במהירות את הסגנון של תיבת הדואר הנכנס על ידי הזזת העכבר מעל התווית 'דואר נכנס' ולחיצה על החץ למטה שמוצג. בחר את סגנון תיבת הדואר הנכנס הרצוי מהתפריט הנפתח "סוג תיבת דואר נכנס". שים לב כי הזזת העכבר מעל כל סגנון מספק תיאור קצר של כל סוג.

ארגן וקטלג את ההודעות שלך באמצעות תוויות

הבאנו אותך בקצרה לתוויות בשיעור 1 בסדרה זו. התוויות מאפשרות לך לארגן את הודעות הדוא"ל שלך לקטגוריות. הם דומים לתיקיות עם זאת, שלא כמו תיקיות, ניתן להחיל יותר מתווית אחת על הודעה אחת.

הערה: Gmail תומך ב- 5,000 תוויות לכל היותר, כולל תוויות משנה. אם חרגת ממגבלה זו, ייתכן שתגלה שחוויית Gmail שלך איטית יותר, וייתכנו שגיאות. הסר את התוויות שייתכן שאינך משתמש בהן עוד. מחיקת תוויות לא מוחקת הודעות.

צור תווית חדשה

תוכל ליצור תוויות מותאמות אישית משלך כדי לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך מאורגנת ואפילו להעביר הודעות מתוך תיבת הדואר הנכנס אל התוויות שלך (מתנהג כמו תיקיות). אנו נראה לך כיצד ליצור תווית המקוננת תחת תווית אחרת, כמו תיקיית משנה בתוך תיקיה.

כדי ליצור תווית מותאמת אישית חדשה שתהיה התיקייה הראשית, לחץ על "עוד" ברשימת התוויות בצד ימין של המסך הראשי של Gmail.

כאשר הרשימה מתרחבת, לחץ על הקישור 'צור תווית חדשה'.

הזן שם עבור התווית בתיבה 'נא להזין שם תווית חדשה' בתיבת הדו-שיח 'תווית חדשה'. לחץ על "צור" כדי לסיים את יצירת התווית החדשה.

הערה: מכיוון שזו תווית האב שתכיל את תווית המשנה, לא נקנה את התווית הזו.

כדי ליצור תת-תווית מתחת לתווית האב שיצרת זה עתה, לחץ על "צור תווית חדשה" שוב.

בתיבת הדו-שיח 'תווית חדשה', הזן את שם תת התווית שברצונך ליצור בתיבה 'נא להזין שם תווית חדשה'. בחר בתיבת הסימון "נבל תחת תווית", בחר בתווית האב שיצרת זה עתה מהרשימה הנפתחת ולחץ על "צור".

ניתן גם ליצור תווית מקוננת על ידי הזנת תווית האב, ואחריה קו נטוי (/) ולאחר מכן הזנת שם התווית המקוננת - הכל בתיבה "... שם תווית חדשה". לדוגמה, אנו יכולים להזין "אישי / חברים" בתיבת העריכה ולא לבחור את תיבת הסימון "תווית מתחת לקטע".

הערה: תווית האב חייבת להיות קיימת כדי ליצור תווית מקוננת שמתחתיה. לא ניתן ליצור את שתי התוויות בו-זמנית. בדוגמה שלנו, עלינו ליצור את התווית 'אישי' תחילה לפני שתיצור את התווית 'חברים' מקוננת.

התווית המקוננת נראית כמו הדוגמה הבאה.

תווית האב החדשה, עם התווית המקוננת שלה, מתווספת גם לרשימת התוויות הזמינות בלחצן הפעולה 'תוויות', וכן ברשימת התוויות הזמינות בלחצן הפעולה 'העבר אל'.

החל תוויות על הודעות

קיימות שתי דרכים להחלת תוויות על הודעות. ניתן להחיל תוויות על הודעות תוך השארת ההודעות בתיבת הדואר הנכנס. ניתן גם להעביר הודעות אל תוויות כפי שהיית מעביר אותן לתיקיות. אנו נציג את שתי השיטות.

החל תוויות על הודעות בעת השארתן בתיבת הדואר הנכנס שלך.

שיטה זו מאפשרת לך להחיל בקלות מספר תוויות על הודעה אחת.

כדי להחיל תווית על הודעה בעת שמירת ההודעה בתיבת הדואר הנכנס, סמן את תיבת הסימון שמשמאל להודעה כדי לבחור בה (או פתח את ההודעה). לאחר מכן לחץ על לחצן הפעולה "תוויות" ובחר תווית אחת או יותר מהתפריט הנפתח.

זכור, באפשרותך להחיל יותר מתווית אחת על הודעה. התפריט "תוויות" אינו נעלם לאחר שתבחר את התוויות שלך, כך שתוכל לבחור תוויות מרובות בו-זמנית.

כדי להחיל את התוויות שנבחרו על ההודעות, לחץ על 'החל' בחלק התחתון של התפריט.

התוויות מוצגות בצד שמאל משורת הנושא של ההודעה.

אם יש לך רשימה ארוכה של תוויות, תוכל להתחיל להקליד שם של תווית לאחר לחיצה על לחצן הפעולה 'תוויות' כדי למצוא את התווית ברשימה.

החל תווית על הודעה והעבר אותה מתיבת הדואר הנכנס שלך

כדי להחיל תווית על הודעה ולהעביר את ההודעה מתיבת הדואר הנכנס בו-זמנית, גרור את ההודעה לתווית הרצויה ברשימה שמימין. בעת הזזת העכבר מעל לרשימה, הוא ירחיב להצגת תוויות שעשויות להיות מוסתרות כעת.

שים לב שבאפשרותך להשתמש בשיטה זו כדי לזהות את ההודעה כדואר זבל, בנוסף ללחצן הפעולה "דווח על דואר זבל". פשוט גרור את ההודעות הפוגעות בתווית "ספאם".

העברת הודעה לתווית "אשפה" מוחקת את ההודעה. זה אותו הדבר כמו בחירת הודעה, או לפתוח אותה, ולחיצה על כפתור "מחק" פעולה.

פתח תווית

פתיחת תווית היא כמו פתיחת תיקיה. כל ההודעות המשויכות לתווית זו מפורטות. כדי לפתוח תווית, לחץ על התווית הרצויה ברשימת התוויות בצד ימין של המסך הראשי של Gmail. אם התווית הרצויה אינה גלויה, לחץ על "עוד" כדי לגשת לרשימה המלאה.

כל ההודעות המשויכות לתווית זו מוצגות. שים לב למונח החיפוש בתיבה "חפש". Gmail ממלא אוטומטית את התיבה "חפש" עם המסנן המתאים כדי להציג את ההודעות שנבחרו. נדון במסננים בהמשך השיעור הזה.

שים לב שאם תחיל תווית על הודעה מבלי להעביר את ההודעה לתווית זו (או מחוץ לתיבת הדואר הנכנס) ולאחר מכן תפתח את התווית, תווית "דואר נכנס" תוצג בהודעה, המציינת שההודעה עדיין נמצאת בתיבת הדואר הנכנס.

כדי לחזור לתיבת הדואר הנכנס שלך, לחץ על התווית 'דואר נכנס' ברשימה שמימין.

אם ברצונך להעביר את ההודעה חזרה לתיבת הדואר הנכנס שלך, פשוט פתח את תיקיית התוויות כדי לגשת להודעה וגרור אותה בחזרה לתיבת הדואר הנכנס. שים לב כי ההודעה עדיין מוחלת על התווית.

הסרת תווית מהודעה

אם תחליט שאינך רוצה תווית ספציפית המשויכת להודעה, תוכל להסיר אותה בקלות.

כדי לעשות זאת, בחר את ההודעה באמצעות תיבת הסימון שמשמאל להודעה, או פתח את ההודעה. לחץ על הלחצן 'תוויות', בטל את הבחירה בתווית בתפריט הנפתח שברצונך להסיר מההודעה, ולאחר מכן לחץ על 'החל'.

הערה: באפשרותך להסיר תוויות מרובות מתוך הודעה בו זמנית. כל שעליך לעשות הוא לבחור את כל התוויות שברצונך להסיר בתפריט הנפתח 'תוויות' לפני שתלחץ על 'החל'.

שינוי צבע של תווית

ניתן להקצות צבעים לתוויות שלך, כך שתוכל לזהות אותן בקלות בתיבת הדואר הנכנס שלך. כברירת מחדל, כל התוויות צבועות ברקע אפור בהיר ובטקסט אפור כהה. התווית "אישי / חברים" בתמונה שבהמשך משתמשת בצבע ברירת המחדל. תוויות אחרות, "בית הספר HTG" ו "מנהל", יש צבעים אחרים להחיל עליהם.

כדי לשנות את הצבע על תווית, הזז את העכבר מעל התווית הרצויה. לחץ על החץ למטה משמאל לתווית כדי לגשת לתפריט הנפתח שלה.

העבר את העכבר מעל האפשרות "צבע תווית" ובחר שילוב טקסט וצבע על ידי לחיצה עליו.

ניתן גם להשתמש באפשרות "הסרת צבע" כדי להסיר צבע מהתווית ולחזור לברירת המחדל.

אם אינך מעוניין בשילובים המוצגים, תוכל לבחור שילוב מותאם אישית על ידי לחיצה על "הוסף צבע מותאם אישית". בחר "צבע רקע" ו "צבע טקסט" על "הוסף צבע מותאם אישית" תיבת הדו שיח שיוצג.

תצוגה מקדימה של השילוב שנבחר במקום שבו כתוב "תצוגה מקדימה של תווית צבע".

הגדר גישה בלחיצה אחת לתוויות Gmail סטנדרטיות ומותאמות אישית

תוכל ליצור בקלות גישה בלחיצה אחת לתוויות.

לשם כך, פתח תווית כפי שציינו קודם לכן בשיעור זה, ולאחר מכן גרור את סמל העכבר של הדף מסרגל הכתובות לסרגל הכלים 'סימניות'. כעת, תוכל ללחוץ על סימנייה זו כדי לגשת לכל ההודעות המשויכות לתווית זו.

הסתר והצג תוויות ב- Gmail

אם יש לך רשימה ארוכה של תוויות ב- Gmail, ייתכן שתרצה שתוויות מסוימות יהיו גלויות שבהן אתה משתמש לעתים קרובות יותר בעת הסתרת השאר.

הסתר תווית

כדי להסתיר תווית ב- Gmail, לחץ על התווית שברצונך להסתיר ברשימת התוויות שמתחת ללחצן 'כתוב' וגרור אותה לקישור 'עוד' שמתחת לרשימת התוויות הגלויות.

הערה: הקישור "עוד" הופך לקישור "פחות" בעת העברת התווית אליו.

התווית מועברת כך שהיא מופיעה ברשימה הבאה "קטגוריות", המוצגת בעת לחיצה על "עוד" כדי להרחיב את רשימת התוויות. אם הקישור "פחות" זמין במקום הקישור "עוד", את "קטגוריות" ניתן לראות פשוט על ידי הזזת העכבר מעל רשימת התוויות.

הפוך תווית מוסתרת גלויים

כדי להציג תווית מוסתרת, לחץ על "עוד" (אם יש צורך) כדי להציג את הקטע "קטגוריות". לחץ וגרור את התווית הרצויה מקטע "קטגוריות" לתווית "דואר נכנס".

התווית מוחזרת לרשימה הראשית של תוויות, בסדר אלפביתי.

הסתר מערכת קבועה מראש תוויות Gmail כגון מסומן, נשלח דואר, טיוטות, דואר זבל, או אשפה

ניתן להגדיר גם את תוויות Gmail שנקבעו מראש. כדי להסתיר כל אחת מהתוויות האלה, לחץ על 'עוד' מתחת לרשימת התוויות.

לחץ על "נהל תוויות" בקטע "קטגוריות".

מסך "תוויות" מוצג.

בקטע "תוויות מערכת", אתר את תווית המערכת שברצונך להסתיר ולחץ על הקישור הסתר בעמודה "הצג ברשימת תוויות".

הערה: התווית אינה מוסתרת לחלוטין, אלא היא מועברת תחת הקישור "עוד".

גישה לתוויות הגדרות במסך ההגדרות

ניתן גם לגשת למסך ההגדרות "תוויות" באמצעות הלחצן "הגדרות". אנו מתכוונים לחלקים שונים במסך 'הגדרות' לאורך כל הסדרה. ההליך עבור גישה "הגדרות" תמיד יהיה זהה.

כדי לגשת לכלי המסנן במסך 'הגדרות', לחץ על הלחצן 'הגדרות' (גלגל שיניים) בפינה השמאלית העליונה של חלון Gmail הראשי.

לאחר מכן בחר "הגדרות" מהתפריט הנפתח.

לאחר שתופיע במסך "הגדרות", תוכל לגשת להגדרות של "תוויות", "מסננים", "דואר נכנס", "עיצובים" וחלקים אחרים של Gmail.

הסתר תוויות ללא דואר שלא נקרא אוטומטית ב - Gmail

עם היכולת להסתיר תוויות ולהעביר הודעות באופן אוטומטי לתוויות אלו באמצעות מסננים (עיין בסעיף הבא), ייתכן שאתה תוהה כיצד ניתן לדעת במהירות אם יש הודעות שלא נקראו בתוויות הנסתרות. אתה יכול בקלות לבחור להציג תוויות נסתרות כאשר יש הודעות שלא נקראו בהם. בדרך זו, אתה לא לפספס שום הודעות חשובות.

כדי להגדיר את Gmail כך שהוא יסתיר תוויות, אלא אם כן הוא מכיל הודעות שלא נקראו, גש למסך ההגדרות 'תוויות' באמצעות אחת מהשיטות שהוזכרו קודם לכן.

עבור כל מערכת ותווית מותאמת אישית שברצונך להסתיר אם היא אינה מכילה דואר שלא נקראה, לחץ על הקישור 'הצג אם לא נקרא'.

שים לב כי ברשימת תוויות "מערכת" אתה יכול רק להסתיר את תוויות "טיוטה" ו "ספאם" אם הם לא מכילים הודעות שלא נקראו. תכונה זו אינה חלה על "קטגוריות" ו"מעגלים ".

תוכל להחיל במהירות את ההגדרה הזו על כל התוויות המותאמות אישית שלך על ידי לחיצה על החץ למטה שלצד "הצג ברשימת תוויות" בחלק העליון של הקטע "תוויות" ובחירה באפשרות "הצג הכל אם לא נקרא" מהתפריט הנפתח.

מגיע הבא ...

זה מביא אותנו עד סוף השיעור 3. אתה צריך הבנה מוצקה למדי של איך לשמור את תיבת הדואר הנכנס מאורגן באמצעות כרטיסיות שונות, סגנונות, והגדרות. החשוב מכל, אתה גם על הדרך שלך לשלוט הדוא"ל שלך באמצעות תוויות!

בשיעור הבא נרחיב את הדיון שלנו בתוויות כדי לכלול מסננים - כגון אופן השימוש במסננים כדי להחיל תוויות באופן אוטומטי, וכן כיצד לקחת את המסננים הקיימים שלך ולייצא אותם לחשבון Gmail אחר.

לאחר מכן, כדי לסגור את הדברים, אנו מציגים את מערכת הכוכבים, אשר מסייעת לך לעקוב אחר הודעות דוא"ל חשובות.