חפש דואר אלקטרוני של Outlook על ידי השולח, תאריך, מילת מפתח, גודל ועוד

חיפוש באמצעות Outlook דוא"ל יכול להוכיח להיות משימה קשה אם אתה מישהו כמוני עם מספר קבצי PST ועשרות אלפי מיילים פורש עשרות שנים. רוב הסביבות הארגוניות משתמשות ב- Outlook לדואר אלקטרוני ואנשים רבים בסופו של דבר מחזיקים בדואר אלקטרוני עסקי ואישי המאוחסן ב- Outlook.

בגירסאות ישנות יותר של Outlook, היית זקוק לתוספות של צד שלישי כמו Xobni לחיפוש מהיר של הדוא"ל שלך. למרבה המזל, מאז Office 2010, מיקרוסופט יצרה פונקציית חיפוש שמיש כי למעשה עובד ומאפשר לך למצוא הודעות דוא"ל במהירות באמצעות מגוון רחב של מסננים. אתה יכול לחפש טקסט, כתובות, קבצים מצורפים, שולחים, וכו 'ואתה יכול לסנן לפי תאריך, גודל, נושא, חשיבות ועוד.

במאמר זה, אני הולך להראות לך איך לוודא את כל הודעות הדוא"ל שלך באינדקס על ידי Windows ולאחר מכן כיצד לבצע סוגים שונים של חיפושים בהתאם למה שאתה מחפש.

שים לב כי מאמר זה מניח שאתה עובד על Office 2010, 2013 או 2016 כמו גירסאות אלה הם הטובים ביותר לחיפוש.

הפעל יצירת אינדקס

לפני שתוכל לבצע חיפושים במהירות הבזק ב- Outlook, עליך לוודא שכל הודעות האימייל שלך נוספו לאינדקס. כדי לבדוק זאת, המשך ולחץ על תיבת החיפוש שאתה רואה בחלק העליון של תיבת הדואר האלקטרוני שלך.

כאשר אתה לוחץ על תיבת החיפוש, תראה את כלי חיפוש הכרטיסייה מופיעה בסרט. בקצה הימני, לחץ על כלי חיפוש ולאחר מכן לחץ על אפשרויות חיפוש.

תחת מקורות, הקלק על ה אפשרויות אינדקס כפתור.

זה יביא אותך אל Windows אפשרויות אינדקס שבו תוכל לבחור ולבחור את המיקומים השונים שברצונך להוסיף לאינדקס. אם אתה לא רואה Microsoft Outlook ברשימה, אתה צריך ללחוץ על שנה כפתור.

ללא שם: קדימה, לבדוק Microsoft Outlook ולאחר מכן לחץ על אישור.

Windows יתחיל לאינדקס את האימיילים באופן מיידי, ותוכל לבדוק מתי זה נעשה על ידי לחיצה על מצב אינדקס תחת כלי חיפוש כמוצג למעלה.

תראה הודעה המציינת כמה פריטים נותרו להוספה לאינדקס וכאשר הושלמה, נאמר ש- Outlook סיים ליצור אינדקס של כל הפריטים שלך. עכשיו בואו ללמוד איך לחפש ב- Outlook.

ביצוע חיפושים ב- Outlook

כדי להתחיל לחפש ב- Outlook, לחץ על תיבת הדואר הנכנס או לחץ על תיקייה מסוימת. אם תלחץ על Inbox, תבחין כי התיבה תהיה חפש תיבת דואר נוכחית . אתה יכול ללחוץ על התפריט הנפתח הקטן בצד ימין ולבחור מתוך אפשרויות אחרות כמו תיקיה נוכחית, תיקיות משנה, ו כל הפריטים של Outlook.

כאשר אתה לוחץ על תיבת הדואר הנכנס, תיבת הדואר הנוכחית נבחר באופן אוטומטי. זה יחפש את כל הדואר בכל תיבת הדואר כולל הכל תחת דואר נכנס, פריטים שנשלחו, פריטים שנמחקו, דואר יוצא, וכו 'אם תלחץ על תיקיה מסוימת, תיבת החיפוש תהיה ברירת המחדל תיקיה נוכחית, אשר רק לחפש את הדוא"ל באותה תיקייה מסוימת לא כולל תיקיות משנה.

אם יש לך תיקיה הכוללת תיקיות משנה, הקפד לבחור תיקיות משנה מהתפריט הנפתח כדי לחפש רק את תיקיות המשנה.

כעת, לאחר שנבין זאת, נלמד כיצד לבצע סוגים שונים של חיפושים ב- Outlook. ישנן שתי דרכים ללכת על זה: באמצעות סרט חיפוש או באמצעות תחביר שאילתת החיפוש. כפי שאתה יכול להגיד, האפשרות השנייה היא טכנית יותר, אבל מאפשר לך ליצור כמה חיפושים מסובכים.

באמצעות כלי החיפוש ב- Outlook

בואו נתחיל עם שיטה קלה יותר כי יעבוד בסדר גמור עבור רוב האנשים. לחץ בתיבת החיפוש לאחר בחירת תיבת דואר נכנס או תיקיה ולאחר מכן לחץ על כלי חיפוש בסרט. בואו נסתכל על כל האפשרויות השונות.

בקצה השמאלי היקף, אשר זהה תיבת הנפתח שהזכרתי לעיל. הבא בתור הוא תוצאות, אשר לא יהיה פעיל עד שתבצע חיפוש. כברירת מחדל, Outlook יציג רק את הפריטים האחרונים שמתאימים לחיפוש וייתכן שלא יציג את כל התוצאות. אתה יכול ללחוץ כלול תוצאות ישנות יותר כדי להציג את כל התוצאות או לגלול למטה לתחתית תוצאות החיפוש ולבחור להראות יותר.

לעדן הוא המקום שבו אנחנו באמת יכולים לתחקר למטה ולמצוא בדיוק מה שאנחנו מחפשים. ראשית, כיצד נמשיך לחפש טקסט מדויק ב- Outlook? נניח שאתה רוצה למצוא את כל הודעות האימייל עם ה- SSN שלך או עם מילה מסוימת. במקרים אלה, אתה פשוט להשתמש ציטוטים כפולים.

למעלה חיפשתי את המילה שרלוק על ידי לשים אותו בתוך ציטוטים כפולים. אם המילה נמצאת בשורת הנושא, היא תודגש בצהוב. כאשר תלחץ על כל אחת מהודעות האימייל, תראה גם את המילה מודגשת עבורך, וזה נוח.

זהו אחד הסוגים הנפוצים ביותר של חיפושים. חיפוש נפוץ נוסף הוא על ידי השולח. זה באמת קל לעשות ב- Outlook. פשוט לחץ על מ כפתור ברצועת ולהתחיל להקליד את שם האדם או את כתובת הדוא"ל.

אם אתה רוצה להוסיף קריטריונים נוספים לחיפוש, כמו רק לראות הודעות דוא"ל משולח מסוים שיש לו קבצים מצורפים, פשוט לחץ על הלחצן יש קבצים מצורפים כפתור.

תוכל להמשיך להוסיף מסננים נוספים כדי לצמצם את קבוצת התוצאות של הודעות אימייל. רוב האפשרויות האחרות הן די מובן מאליו כמו Unread, מסומן, חשוב, וכו 'אם אתה רוצה לחפש לפי תאריך, אתה יכול ללחוץ על השבוע הזה תקבל כמה אפשרויות כמו השבוע, החודש הזה, זה שנה, וכו ', אבל זה על זה.

אם ברצונך לחפש לפי תאריך או לעשות משהו כמו למצוא את הודעות הדוא"ל הישנות ביותר ב- Outlook, עליך להשתמש באפשרות Advanced Search או בתחביר השאילתה. נתחיל בחיפוש מתקדם. כדי להגיע אליו, אתה צריך ללחוץ על כלי חיפוש שוב ולבחור חיפוש מתקדם.

שים לב שחיפוש זה מחפש רק את התיקיה הנוכחית שבחרת כברירת מחדל. אם אתה רוצה לחפש הכל, אתה צריך ללחוץ על עיון כפתור בפינה השמאלית העליונה.

אם ברצונך לחפש הכל, בחר בתיבת הדואר הנכנס ולאחר מכן סמן את חפש תיקיות משנה תיבת בתחתית.

עכשיו במסך החיפוש הראשי, תראה זמן בתחתית מאוד, אבל זה נותן לך רק את אותן אפשרויות כמו dropdown של הסרט. כדי לבצע חיפוש מתקדם יותר, אתה צריך ללחוץ על מתקדם לשונית.

כאן אתה צריך לבנות קריטריונים לחיפוש שלך. לחץ על שדה,אז לך ל שדות תאריך / שעה ובחר קיבלו. עכשיו לחץ על תנאי ו לגלול למטה לתחתית עד שתראה אפשרויות אחרות כמו על או אחרי, בזמן או לפני, ו Nep.

אם אתה בוחר Nep, אז אתה יכול להקליד תאריכים כמו 01/01/2005 ו 12/31/2005 ולאחר מכן לחץ על אישור הוסף לרשימה. הנה איך נראה החיפוש שלי.

שים לב שתוכל להמשיך להוסיף קריטריונים נוספים לרשימה כדי לצמצם את התוצאות. בדוגמה שלי למעלה, אני רק הולך לקבל את כל הודעות הדוא"ל באותו טווח תאריכים, אשר כנראה יהיה יותר מדי.

אם אתה רוצה למצוא את הדוא"ל הישן ביותר ב- Outlook, בחר את בזמן או לפני מצב ולאחר מכן פשוט להקליד בכל תאריך כי אתה חושב הוא ישן למדי.

התאם את התאריך בהתאם למספר האימיילים שאתה מקבל. זה צריך להיות די קל למצוא את הדוא"ל הישן ביותר בקובץ Outlook כולו שלך באמצעות חיפוש זה.

עוד חיפוש פופולרי הוא לחפש את הדוא"ל הגדול ביותר בקובץ ה- PST שלך. לשם כך, לחץ על עוד בחירות הכרטיסייה ב- Advanced Search ותראה אפשרות לגודל בתחתית. בחר גדול מ ולאחר מכן הקלד ערך בקילו-בתים. אם אתה רוצה למצוא הודעות דוא"ל גדולות מ -5 MB, לדוגמה, תוכל להקליד 5000.

אלה הן רק כמה חיפושים שאתה יכול לבצע באמצעות חיפוש מתקדם. בנוסף, ניתן להקליד את כל זה לתוך תיבת החיפוש באמצעות תחביר החיפוש ולקבל את אותן תוצאות. לדוגמה, אני יכול פשוט להקליד msgize:> 5MB ולקבל את אותן תוצאות.

אני לא יעבור את כל אפשרויות החיפוש השונות בפוסט הזה, כי למיקרוסופט יש דף המפרט את כל אפשרויות תחביר החיפוש השונות. יש לקוות, באמצעות הכלים לעיל, תוכל למצוא את הדוא"ל שאתה מחפש. תהנה!