כיצד להגדיר הודעה ב - Outlook

לצאת מהמשרד בקרוב צריך ההתקנה מחוץ למשרד, רחוק או חופשה הודעה ב- Outlook? אתה חושב שזה יהיה סופר קל, אבל לצערי זה לא! יש למעשה שתי דרכים ליצירת תשובה אוטומטית והיא תלויה אם Outlook הוא עצמאי או באמצעות Microsoft Exchange.

אם הם בסביבה ארגונית ו- Outlook מחובר ל- MS Exchange, ולאחר מכן הגדרת מחוץ למשרד התשובה היא למעשה קל מאוד. בוא נעבור את השיטה הראשונה ואז נדון איך לעשות את זה אם אתה לא משתמש ב- Exchange.

מחוץ למשרד הודעה w Exchange

ב- Office 2007 ואילך, עבור אל כלים ולחץ על עוזר מחוץ למשרד. שים לב כי זה אמור להיות שם באופן אוטומטי ב- Outlook 2003 ו- Outlook 2007 בעת שימוש ב- Exchange. אם אינך רואה את האפשרות, אינך משתמש ב- Exchange.

ב - Office 2010 ו - Office 2013, אתה צריך ללחוץ על קובץ ואז מידע ותראה כפתור שנקרא תגובות אוטומטיות (מחוץ למשרד).

ב- Office 2007 ואילך, לחץ על אני כרגע מחוץ למשרד לחץ על כפתור הרדיו והקלד את ההודעה בצע אוטומטית קופסא.

קדימה והכנס את התאריך אתה תהיה בחוץ, וגם לשים את כל הפרטים ליצירת קשר במקרה יש חירום, וכו 'אם תלחץ על אישור, כולם יקבלו את ההודעה הזאת עד שתחזור שיח זה ולשנות אותו אני כרגע במשרד.

ניתן גם להוסיף כללים להודעות נכנסות בזמן שאתה מחוץ למשרד על ידי לחיצה על הוסף כלל. אפשרות זו שימושית אם ברצונך לבצע פעולות מסוימות בהודעות אימייל שמגיעות מאנשים שונים. לדוגמה, אם אתה מקבל הודעת דוא"ל מלקוח, ייתכן שתרצה להעביר אותה לטלפון או להשיב בתבנית דוא"ל אחרת מזו המשמשת עבור עובדים פנימיים. אם אינך יודע כיצד להשתמש בכללים, קרא את הפוסט הקודם שלי על אופן היצירה של כללי Outlook.

ב- Outlook 2010 ו -2013, זה קצת שונה. כאשר אתה לוחץ על תגובות אוטומטיות, תקבל שיח קופץ כמו זה המוצג להלן.

בחר את שלח תגובות אוטומטיות ולאחר מכן לבדוק את שלח רק בטווח זמן זה אם אתה יודע את התאריכים המדויקים אתה תהיה נעלם. אם תשאיר את זה לא מסומנת, זה פשוט להשאיר את התשובה האוטומטית על עד שתגיע באופן ידני ובחר אל תשלח תשובות אוטומטיות.

מה גם מגניב על גרסה זו היא כי אתה יכול לקבל הגדרה נפרדת אוטומטית תגובה לאנשים בפנים ואנשים מחוץ לארגון שלך. שוב, כמו בגירסאות קודמות של Office, אתה לוחץ על כללים אם ברצונך להוסיף חריגים לתשובה האוטומטית.

מחוץ למשרד הודעה w / o Exchange

אז זה נהדר אם יש לך Outlook עם Exchange, אבל מה אם אין לך גישה עוזר מחוץ למשרד או תגובות אוטומטיות? ובכן יש דרך אתה יכול לחקות את עוזרו של המשרד על ידי יצירת כלל תגובה אוטומטית יחד עם תבנית מחוץ למשרד. להלן השלבים הבאים.

שלב 1: ראשית צור הודעה חדשה ב- Outlook כאילו אתה הולך לכתוב למישהו דוא"ל. אל תניח שום דבר בתיבות TO או CC. הקלד את הודעת הדוא"ל שלך משם והכניס נושא גם.

לחץ על לחצן Microsoft Office או על קובץ בכרטיסייה בגרסאות חדשות יותר של Office ובחר שמור כ. בתיבה שמור כסוג משולבת, בחר תבנית Outlook. הקלד שם כגון מחוץ למשרד תגובה בתוך ה שם קובץ תיבת ולחץ להציל.

שלב 2: עכשיו כל שעלינו לעשות הוא ליצור כלל ולספר ל- Outlook להשתמש בתבנית הדוא"ל החדשה שיצרנו. עבור Office 2007, לחץ על כלים בתפריט וללכת כללים והתראות.

ב- Office 2010 ו- 2013, לחץ על בית לחץ על הכרטיסייה ולאחר מכן לחץ על כללים ולאחר מכן לחץ על ניהול כללים והתראות.

לחץ על חוק חדש תחת כללי דוא"ל כדי ליצור כלל Outlook חדש.

מתחת לסעיף התחל מתוך כלל ריק, קדימה ולחץ על בדוק הודעות כאשר הן מגיעות בגירסאות ישנות יותר של Office או החל את הכלל על ההודעות שאני מקבלe בגירסאות חדשות יותר של Office, ולאחר מכן לחץ על אישור הבא.

הבא תצטרך לבחור אילו תנאים, אם בכלל, אתה רוצה לבדוק. עבור מחוץ למשרד תגובות אוטומטי, אני בדרך כלל לא לבדוק שום דבר מאז אני רוצה שזה יחול על כל דוא"ל שאני מקבל.

לחץ על הבא ולאחר מכן על תחת פעולות, סמן את התיבה שאומרת "השב באמצעות תבנית ספציפית"ולאחר מכן בתיבת הטקסט השנייה בתחתית, לחץ על הקישור שאומר טמפ ספציפימאוחר.

כעת בחר את התבנית שיצרת קודם לכן מרשימת התבניות. אם אינך רואה את התבנית שלך, לחץ על להסתכל לתוך תיבת משולבת ולבחור השתמש בתבניות במערכת קבצים.

לחץ על פתח ולאחר מכן לחץ על אישור סיים. עכשיו בכל פעם שאתה מקבל דוא"ל חדש, תגובה אוטומטית יישלח באמצעות תבנית מענה אוטומטי שלך. Outlook זוכר מי הוא שולח גם את ההודעות וישלח אותו פעם אחת בלבד לכל כתובת דוא"ל.

כדי לכבות אותו, עליך לחזור אל 'כללים והתראות' ובטל את הסימון בתיבה שלצד הכלל. כמו כן, אתה צריך לוודא כי Outlook פתוח במחשב שלך לפני שאתה עוזב על מנת שזה לשלוח את תגובות אוטומטי! אם יש לך שאלות, אל תהסס להשאיר תגובה. תהנה!