מה זה AutoArchive ב- Outlook וכיצד זה עובד?
אם השתמשת בכלי הניקוי של תיבת הדואר, תראה את הלחצן AutoArchive, אך ייתכן שתזהר איך זה עובד ומה הוא יעשה. הנה מה שהיא עושה ואיך אתה יכול לשים את זה כדי להשתמש.
לחיצה על לחצן AutoRrive גורמת לתהליך להעביר את כל התיקיות ב- Outlook ולהחיל כל כללי AutoRrchive שהגדרת (אל תדאג, כלל ברירת המחדל של AutoArchive הוא לא לעשות דבר, כך שאינך יכול להזיק לחיצה על הלחצן). אבל אם אתה רוצה להעביר את הפריטים הישנים שלך לארכיון שבו הם מחוץ הדרך, AutoArchive היא איך להפוך את התהליך. בואו נמשיך להגדיר את זה ולהפעיל אותו.
כיצד להפעיל את AutoRrchive
ראשית, עליך להפעיל את AutoArchive ולבחור את ההגדרות שלו. עבור אל קובץ> אפשרויות> מתקדם ולאחר מכן לחץ על הלחצן 'הגדרות AutoArchive'.
כל עוד את "הפעלה אוטומטית AutoArchive כל" אפשרות כבוי (המהווה את ברירת המחדל), AutoArchive לעולם לא יפעל.
לאחר שתפעיל את האפשרות "הפעל כל אפשרות אוטומטית", כל האפשרויות זמינות כעת.
שלא כמו תיקיית ניקוי, אשר יש חלון אחד של הגדרות אפשרויות קובץ ולאחר מכן מאפשר לך להפעיל את ההגדרות האלה נגד כל תיקייה שאתה אוהב כמשימה ידנית, הגדרות AutoArchive המוצגת כאן הן הגדרות ברירת המחדל. כל תיקיה שבה מופעל AutoArchive יכולה להשתמש בהגדרות ברירת המחדל, או אם אתה רוצה להשתמש בהגדרות שונות עבור תיקיות שונות. נלך איך לעשות את זה מאוחר יותר, אבל בינתיים, בואו נסתכל על הגדרות ברירת המחדל.
כיצד להגדיר AutoRrchive
הדבר הראשון הוא לשים לב כי פעם AutoArchive מופעלת, זה יפעל כל 14 ימים. באפשרותך לשנות זאת באמצעות החצים למעלה ולמטה או על ידי הקלדת מספר, ותוכל לבחור כל ערך בין 1 ל -60 יום. ניתן להקליד מספר דו ספרתי, אבל אם זה יותר מ -60, Outlook יציג הודעת שגיאה כאשר תלחץ על "אישור", ויהיה עליך לשנות את הערך לפני שתוכל לשמור.
האפשרות הבאה - "הפקודה לפני AutoArchive פועל" - נותן לך את הבחירה של Outlook מראה לך הודעה לפני AutoArchive קורה. הנחיה זו מאפשרת לך לסקור את ההגדרות או לבטל הפעלה זו של AutoArchive אם תרצה.
שאר ההגדרות מתייחסות לפריטים שיועברו לארכיון, ומה קורה במהלך תהליך הארכיון. האפשרות הראשונה כאן - "מחיקת פריטים שפג תוקפם (תיקיית דואר אלקטרוני בלבד)" - מתייחסת להודעות דוא"ל אשר להן תאריך תפוגה שנוסף להן. פעולה זו לא תשפיע על משימות או אירועים, גם אם תפעיל את AutoArchive עבור תיקיות אלה.
שאר ההגדרות חלות על כל הפריטים, לא רק על האימייל. משמעות הדבר היא אירועי לוח שנה, משימות, הערות ורשומות יומן.
בהנחה שאתה משאיר "ארכיון או מחק פריטים ישנים" מופעלים, הגדרות ברירת המחדל עבור Outlook להעביר פריטים מעל 6 חודשים לקובץ .pst נפרד נפרד בשם ארכיון (כברירת מחדל), ולהפוך אותו לגלוי בחלונית הניווט ב Outlook כך שתוכל לגשת לפריטים המאוחסנים בארכיון בכל עת שתרצה. באפשרותך לשנות את הערך "נקה פריטים ישנים יותר" לכל דבר, החל מיום אחד ועד 60 חודשים, בחר קובץ .pst אחר כדי לאחסן בארכיון את הפריטים, או בחר באפשרות "מחק פריטים ישנים לצמיתות".
שים לב שמחיקה זו עוקפת את התיקייה פריטים שנמחקו, והפריטים שלך יימחקו מ- Outlook לחלוטין. ייתכן שעדיין תוכל לגשת אליו בשרת הדואר שלך, בהתאם להגדרות שלך, אך אינך צריך לסמוך על כך. בחר באפשרות זו רק אם ברצונך למחוק את הפריטים לתמיד.
כאשר תלחץ על "אישור", AutoRrchive יופעל. זה יפעל בקנה אחד עם "הפעל כל AutoArchive כל" ערך שבחרת (כל 14 ימים כברירת מחדל), החל מהיום. אז ברגע שאתה מפעיל את זה אתה צריך לצפות את זה כדי לרוץ די מהר. בבדיקות שלנו, זה לקח פחות מעשר דקות בין החלפת אותו ולקבל את הפקודה אומר לנו AutoArchive הולך לרוץ. AutoArchive פועל רק כברירת מחדל במספר תיקיות, כך שאם אתה רוצה שהוא יפעל בתיקיות ספציפיות - או שברצונך להתאים אישית את אופן הפעולה שלו בתיקיות שונות - המשך קריאה.
כיצד להפעיל ולהתאים אישית AutoArchive עבור תיקיות שונות
כאשר אתה מפעיל את AutoArchive, הוא פועל רק כברירת מחדל כנגד התיקיות הבאות:
- פריטים שנשלחו
- פריטים שנמחקו
- קלנדר
- משימות
אם אתה רוצה שזה יפעל על כל תיקיה אחרת, תצטרך להפעיל את זה עבור כל תיקיה (או לבטל את זה על כל אלה ארבע תיקיות נגד אשר אתה לא רוצה שזה יפעל). בצע פעולה זו על-ידי לחיצה באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה בחלונית הניווט ולחיצה על "מאפיינים".
ניתן גם לגשת למאפייני תיקיה על-ידי בחירה באפשרות תיקייה> מאפייני תיקייה בסרט. (עבור תיקיות כגון לוח שנה ומשימות שאינן מופיעות בחלונית הניווט, זוהי הדרך היחידה לגשת למאפייני התיקייה.) יש גם אפשרות לעבור ישירות ל - AutoArchive Settings, אשר חוסך לך צעד ברגע שאתה ' מחדש בתוך תיקיות מאפיינים.
בחלון מאפייני תיקיה, לחץ על הכרטיסייה AutoRrchive כדי לגשת להגדרות עבור אותה תיקיה.
עבור רוב התיקיות, ההגדרה 'אל תשמור פריטים בארכיון בתיקיה זו' מופעלת כברירת מחדל. משמעות הדבר היא כי כאשר תהליך AutoArchive פועל, התיקייה תתעלם ולא פריטים זה יהיה בארכיון. אם אתה רוצה את התיקיה להיכלל, להפעיל את "ארכיון פריטים בתיקייה זו באמצעות הגדרות ברירת המחדל".
לחלופין, אם ברצונך שהגדרות AutoArchive עבור תיקיה זו יהיו שונות מברירות המחדל, הפעל את "העבר תיקייה זו לארכיון באמצעות הגדרות אלה" ותקן את ההגדרות להעדפותיך.
אם בשלב כלשהו ברצונך להחזיר את כל התיקיות לשימוש בהגדרות ברירת המחדל, תוכל לחזור אל קובץ> אפשרויות> מתקדם> הגדרות AutoArchive ולחץ על הלחצן "החל הגדרות אלה על כל התיקיות כעת". זה ישתנה כל התיקיות שיש להם את "ארכיון זה תיקייה באמצעות הגדרות אלה" מופעלת כדי להיות "ארכיון פריטים בתיקייה זו באמצעות הגדרות ברירת המחדל" מופעלת במקום זאת.
ברגע שיש לך את הגדרות ברירת המחדל AutoArchive, ואת ההגדרות לכל תיקייה, להגדיר את הדרך הרצויה, אתה יכול לעזוב את התהליך כדי לעבוד בשקט ברקע, לשחרר שטח בשבילך ולשמור על התיקיות שלך מקבל נפוח מדי.
