השתמש עיצוב מותנה לעשות הודעות Outlook חשובים להתבלט
Outlook מאפשר לך ליצור ולהתאים אישית תצוגות תיקיות בדרכים רבות, כגון הוספה והסרה של עמודות או קיבוץ ומיון הודעות. ניתן גם להחיל כללים על מנת להפוך את הודעות התצוגה של Outlook בדרכים שונות בהתאם למאפיינים שלהם (כגון השולח, שורת הנושא או חותמת הזמן). זה נקרא עיצוב מותנה. בואו נסתכל איך זה עובד.
עדכון: אחד הקוראים שלנו הביא לידיעתנו כי עיצוב מותנה זמין רק בגירסת Windows של Outlook ו לא גירסת ה- MacOS. תודה, כריסטי!
מתחילים
כדי להתחיל בהגדרת עיצוב מותנה, עבור אל תצוגה> הגדרות תצוגה.
ניתן גם לגשת להגדרות תצוגה מתקדמות על-ידי לחיצה ימנית על ראש התיקיה ובחירת הפקודה "הצג הגדרות".
החלון Advanced View Settings (הגדרות תצוגה מתקדמות) מאפשר לך להתאים אישית את תצוגת התיקיות. לחץ על הלחצן "עיצוב מותנה".
פעולה זו תעביר אותך לחלון 'עיצוב מותנה' שבו תשתמש כדי להגדיר כללים שונים לגבי אופן עיצוב ההודעות.
הפריטים המוצגים ברשימה "כללים לתצוגה זו" הם כללי ברירת המחדל שמגיעים עם תצוגת תיקייה לא מותאמת אישית. לדוגמה, אתה יכול לראות כי "הודעות שלא נקראו" מוצגים מודגש, כחול גופן Segoe ממשק המשתמש עם גודל של 11 נקודות.
איך הכללים עובדים
"הכללים" הם התנאים שבהם הודעה צריכה להיפגש עבור Outlook כדי להחיל את העיצוב. בכללי ברירת המחדל, לדוגמה, הכלל "הודעות שלא נקראו" מופעל כאשר הודעה מסומנת כלא נקראה. כאשר כלל זה מופעל, Outlook משתמש בגופן מודגש, כחול, 11 נקודות של ממשק המשתמש של Sgoe כדי להציג אותו.
Outlook מחיל כללים לפי סדר הרשימה. הכללים למעלה ברשימה מקבלים קדימות על הכללים למטה. איך זה עובד בפועל? נניח שיש לך שני כללים, אחד בראש הרשימה שמשנה את הגופן לירוק, ואחד למטה למטה ברשימה שמשנה את הגופן לאדום. אם הודעה עונה על התנאים של שני הכללים, הגופן ישתנה לירוק מכיוון שהכלל הזה גבוה יותר ברשימה - הכלל שמתעלם מהגופן לאדום.
עם כללי ברירת המחדל, אתה יכול רק לשנות את הגופן. לא ניתן למחוק כללי ברירת מחדל, או להעביר את הסדר מסביב, או לשנות את התנאים עבור הכלל. עם זאת, תוכל לבטל את הכללים המוגדרים כברירת מחדל, על ידי ביטול הסימון שלהם ברשימה 'כללים עבור תצוגה מפורטת' זו.
כיצד להוסיף כלל חדש
בחלון 'עיצוב מותנה', לחץ על הלחצן 'הוסף'. כללים חדשים הנקראים "ללא שם" יתווספו לרשימה. תן לכלל שלך שם ולאחר מכן לחץ על הלחצן 'תנאי'.
חלון מסנן מאפשר לך להחליט על תנאי, או תנאים, כי הדואר צריך לפגוש להיות מעוצב.
אנחנו פשוט הולכים להשתמש בדוגמה פשוטה כאן ויש לי את זה לחפש הודעות שנשלחו על ידי "רוב Woodgate" ולהכיל את המילה "Outlook" בשדה נושא.
לשם כך, תחילה לחץ על הלחצן "מאת", אשר פותח את פנקס הכתובות ובחר איש קשר.
לאחר מכן, אנו מוסיפים את "Outlook" לשדה "חפש את המילה (s)", וודא שהאפשרות "Field Field Only" נבחרה מהרשימה הנפתחת "In". בסיום, לחץ על "אישור".
חזרה עיצוב מותנה, לחץ על כפתור "גופן".
אנחנו הולכים לעשות הודעות התואמות את המסנן שהצבנו להיות מוצג סגול מודגש. הגדר את שלך עם זאת אתה רוצה, לחץ על כפתור "אישור", לחץ שוב על "אישור" כדי לסגור את החלון עיצוב מותנה, ולאחר מכן עוד פעם אחת כדי לסגור את חלון הגדרות תצוגה מתקדמת.
הכללים מיושמים באופן מיידי. אתה יכול לראות למטה כי הודעות הפגישה שלנו תנאים עכשיו מודגש וסגול.
זה רק דוגמה פשוטה - אתה יכול להוסיף הרבה תנאים, אפילו אלה מורכבים מאוד. חזרה לחלון זה מסנן, אתה יכול לעבור לכרטיסייה "יותר אפשרויות" כדי לראות חבורה של תנאים נוספים אתה יכול לבחור.
כאן תוכל לבחור להתאים הודעה אם:
- הוקצתה לו קטגוריה מסוימת
- זה נקרא או לא נקרא
- יש לו קבצים מצורפים או אין קבצים מצורפים
- הוא מסומן כבעל עדיפות גבוהה, רגילה או נמוכה
- הוא סומן על ידך, על ידי מישהו אחר, על ידי אף אחד, או מסומן כמושלם
- הטקסט שאתה מחפש צריך להתאים את המקרה
- זה גודל מסוים, גדול או קטן יותר בגודל מסוים, או בין שני גדלים
עבור לכרטיסייה "מתקדם", ואתה יכול ליצור תנאים מורכבים.
הכרטיסיה מתקדם מאפשרת לך לבחור כל שדה מכל מקום ב- Outlook, ולבחור מצב שברצונך להתאים. זה יכול להיות די פשוט, כגון התאמת השולח לכתובת המדויקת, אבל יש לך הרבה אפשרויות לבחירה. נניח שאתה רוצה שהכלל שלך יתאים לאימייל שקיבלת. לחץ על הלחצן "שדה", הצבע על "שדות תאריך / שעה" ולאחר מכן לחץ על "קבלה" אפשרות.
לחץ על התפריט הנפתח "תנאי" כדי לבחור את המצב שלך.
האפשרויות הן הרבה יותר גדולות מכפי שניתן לצפות:
- בכל עת
- אתמול
- היום
- מחר
- ב -7 הימים האחרונים
- ב -7 הימים הקרובים
- שבוע שעבר
- השבוע
- שבוע הבא
- חודש שעבר
- החודש
- חודש הבא
- מופעל
- על או אחרי
- בזמן או לפני
- בין
- קיים
- לא קיים
והשדות האחרים שאתה יכול לבחור מציעים כמויות דומות של אפשרויות.
בחר את התנאים שלך, הוסף ערך ולחץ על הלחצן 'הוסף לרשימה'.
אתה יכול להוסיף כמה תנאים לרשימה כרצונך. כדי לתת לך מושג כמה שדות יש, הנה מבט רק את "כל שדות הדואר" בתפריט.
"כל שדות אנשי קשר" יש מעל ארבע עמודות של אפשרויות, כל כך הרבה אנחנו לא יכולים להתאים אותו מסך מסך הגיוני. אז אנחנו לא הולכים לעבור את כל השדות והתנאים, אבל עכשיו אתה יודע איפה הם וכיצד להשתמש בהם.
תוכל להגדיר תנאים מרובים בכלל כדי לקבל דברים ספציפיים ככל שתרצה. רוצה לקבל הודעות תצוגה של Outlook בגופן 16pt אדום אם הם מאיש קשר מסוים, שהתקבלו בשבעת הימים האחרונים, מכילים מילה ספציפית בנושא, ו כולל קובץ מצורף? לא בעיה.
כיצד למחוק כלל
אם יצרת כלל ואתה כבר לא רוצה אותו, קל למחוק אותו. בחלון 'עיצוב מותנה', בחר את הכלל שברצונך למחוק ולחץ על הלחצן 'מחק'. רק זכור שניתן למחוק רק את הכללים שיצרת - לא את כללי ברירת המחדל המובנים של Outlook.
אתה יכול להוסיף כמה תנאים שתרצה, ויש לך כללים רבים ככל שתרצה. וכפי שהראנו לך בעבר, ברגע שיש לך את כללי הפורמט המותנה להגדיר את הדרך הרצויה אז אתה יכול להעתיק את התצוגה לתיקייה אחרת, או לכל התיקיות אם אתה רוצה.
