כיצד להשתמש ניקוי תיבת הדואר לטהר תיקיות Outlook שלך של זבל

ניקוי תיבת דואר ב- Outlook הוא אוסף של כלים שנועדו להיפטר אשפה מתיבת הדואר שלך. באפשרותך להשתמש בו כדי לסקור את גודל תיבת הדואר שלך, לנקות פריטים באופן אוטומטי לפי גודל ותאריך, ולבצע כמה פונקציות אחרות. בואו לעבור אותם ולהעיף מבט.

ראשית, אתה צריך לפתוח את הכלי. ראש אל קובץ> כלים ולחץ על ניקוי תיבת דואר.

יש כמה כלים זמינים, ונתחיל על ידי בדיקת כמות הנתונים בתיבת הדואר שלך.

סקור את גודל תיבת הדואר שלך

תיבת הדואר של Outlook שלך מורכבת מתיקיות - דואר נכנס, פריטים שנשלחו, ארכיון וכן הלאה - ויודע את גודל התיקיות עוזר לך לראות היכן כל הודעות האימייל שלך. כדי לברר זאת, לחץ על "הצג גודל תיבת דואר".

פעולה זו פותחת את החלון 'גודל תיקיה', המציג את הגודל של כל תיקיה. כברירת מחדל, הוא נפתח בכרטיסייה נתונים מקומיים. נתונים מקומיים הם הנתונים המאוחסנים במחשב שלך בקובצי pst.

העמודות מציגות את שם התיקיה, גודלה וגודלה הכולל (שהיא הגודל הכולל כל תיקיות משנה). החלק הטוב ביותר של תצוגה זו היא כי זה מראה לך תיקיות אתה לא יכול לשקול בדרך כלל, כמו לוח השנה. אם יש לך כמה שנים של פגישות ופגישות בקשות, אתה יכול בקלות יש נתח הגון של קילובייט בלוח השנה שבו אתה יכול לנקות על ידי מחיקת אירועים ישנים.

אם ברצונך לראות את גודל התיקיות בשרת הדואר, לחץ על הכרטיסייה "נתוני שרת". בפעם הראשונה שתפתח כרטיסייה זו, ייתכן שיחלוף זמן מה עד שהנתונים יאכלסו. הסיבה לכך היא ש- Outlook יוצר קשר עם שרת Exchange, מבקש את הנתונים על הקבצים שלך (המחושבים בזבוב) ולאחר מכן מוריד את התוצאות ומציג אותן.

בכל פעם שאתה פותח את הכרטיסייה הזו, אחזור הנתונים יהיה מהיר הרבה יותר, שכן Exchange רק צריך לבצע ניתוח הבדל רוב התיקיות לא לשנות את גודל זה הרבה. לאחר טעינת הכרטיסייה, תראה את גודל התיקיות בשרת Exchange. ייתכן שהדבר אינו זהה לגודל בכרטיסייה נתונים מקומיים מכיוון ש- Outlook אינו בהכרח מוריד את כל ההודעות למחשב שלך.

לדוגמה, בכרטיסייה 'נתונים מקומיים', התיקייה 'גודל כולל של תיקיית הארכיון' היא 116805 kb, אך בכרטיסייה נתוני שרת, הגודל הכולל הוא 363399 kb - הבדל של 246594 kb (265 MB). זה הרבה דואר לא גלוי בנתונים המקומיים. מה קורה?

כברירת מחדל, Outlook שומר רק כמות מסוימת של דואר על הלקוח המקומי שלך כדי לוודא שהאימייל שלך לא ייקח יותר מדי מקום. במחשבים עם דיסק קשיח גדול מ 64GB (שהוא רובם כיום), Outlook ישמור רק הודעות דוא"ל מהשנה האחרונה במחשב. הודעות ישנות יותר נשמרות בשרת הדוא"ל, ואתה יכול לגשת אליהם. באפשרותך להוריד את הודעות הדואר הישנות ולשנות ברירת מחדל זו אם תרצה. זכור כי אתה יכול לשנות את ברירת המחדל כך שהוא מוריד פחות גם אם אתה נאבק על שטח, ייתכן שתרצה לשנות את ברירת המחדל מ 1 שנה ל 6 חודשים (או פחות).

(הערה: הדבר משפיע רק על חשבונות המשתמשים בשרת Microsoft Exchange, כגון Hotmail, live.com, O365 ובחשבונות ארגוניים מסוימים. אם אתה משתמש ב- Outlook כדי להוריד דואר מספקים אחרים, כגון Google או Yahoo, ההגדרה הזו מתעלמת הורדת דואר אלקטרוני.)

עכשיו שאתה יודע כמה נתונים התיקיות שלך מכילים, אתה יכול לקבוע אילו מהם לנקות.

מחפש דואר ישן או גדול

אם יש לך דואר בהרבה תיקיות שונות, תוכל לחפש בכל תיבת הדואר שלך עבור הודעות ישנות או גדולות יותר.

זה מאוד שימושי אם אתה רוצה למצוא מיילים עם קבצים מצורפים גדולים שאתה יכול או למחוק, או לעבור מ- Outlook לכונן קשיח או שירות ענן. לדוגמה, אם אתה רוצה למצוא את כל הדואר מעל 5 MB, אתה יכול לשנות את השדה "מצא פריטים גדול מ" ל 5000 kb ולאחר מכן לחץ על כפתור "מצא".

לוח החיפוש הרגיל של Outlook חוזר עם רשימה של הודעות דואר לפחות 5 MB.

תוצאות אלה מחזירות הודעות דוא"ל בלבד, אך ניתן לשנות את השדה "חפש" לכל סוג קובץ ספציפי, אם ברצונך להעביר רשת רחבה יותר.

מתוצאות החיפוש, תוכל לפתוח כל אחת מהודעות האימייל ולמחוק אותן או להסיר את הקבצים המצורפים. אל תשכח לשמור את הקבצים המצורפים לפני מחיקתם או הסרתם, אם עליך לשמור אותם.

לבעוט את AutoArchive

אתה יכול להגדיר פרמטרים autoarchive עבור כל תיקיה בודדת ב- Outlook, משהו שאנחנו כבר מכוסה לפני כחלק מבט רחב יותר על שמירה על Outlook פועל בצורה חלקה. אם הגדרת הכללים של Autoarchive, תוכל לבעוט אותם בניקוי תיבת הדואר על ידי לחיצה על הלחצן "AutoArchive".

תהליך זה מתנדנד בין כל התיקיות ב- Outlook ומחיל כל כללי ארכיון אוטומטי שהגדרת. אם לא הגדרת אף אחת מהן, ייתכן שתדאג שתלחץ על לחצן זה בטעות, אך אל תדאג - כלל ברירת המחדל של Autoarchive אינו עושה דבר.

הצג ורוקן את הפריטים שנמחקו

אם אתה רוצה "למחוק רך" את הדואר שלך על ידי העברת אותם לתיקיה פריטים שנמחקו ואתה לעתים רחוקות לרוקן אותו, אפשרות זו היא בשבילך.

הערה: יש אנשים שאוהבים להשתמש בתיקיה 'פריטים שנמחקו' שלהם כמעין ארכיון, זורקים דברים שם ומעולם לא רוקנים את התיקיה. זה לא רעיון טוב, כי יש הרבה דרכים אתה יכול לרוקן את התיקייה פריטים שנמחקו בקלות רבה מדי. במקום זאת, אם עליך לשמור הודעה, הגדר ארכיון!

לחץ על "הצג פריטים שנמחקו גודל" כדי לראות כמה שטח הפריטים שנמחקו שלך הם תופסים, ואז לקחת נשימה עמוקה ולחץ על "ריק".

פעולה זו תמחק את כל הפריטים מהתיקיה פריטים שנמחקו. אם זה מפחיד אותך בכל האמצעים לקחת רגע להעביר את כל הודעות דואר אלקטרוני הראשון שלך ארכיון, אבל אתה באמת צריך לרוקן את הפריטים שנמחקו באופן קבוע ו לא להשתמש בו כארכיון.

הצג ומחיקת הודעות סותרות

האפשרות הסופית לניקוי תיבת הדואר היא למחוק הודעות סכסוך. אלה הן הודעות דוא"ל ש- Outlook חושב שקונפליקט עם דוא"ל קיים מפני שיש להן את אותו מידע כותרת. בדרך כלל זה בגלל בעיות סינכרון זמני עם שרת Exchange, ואתה אמור להיות מסוגל למחוק הודעות דוא"ל אלה ללא בעיה. כדי לראות אם יש לך הודעות דוא"ל בתיקייה Conflict, לחץ על הלחצן "View Conflicts Size" כדי לראות גרסה מסוננת של החלון 'גודל תיקיות'.

אם יש הודעות דוא"ל כלשהן, סגור את החלון 'גודל תיקיה' ולאחר מכן לחץ על הלחצן 'מחק' בחלון ניקוי תיבת דואר.

זהו כלי הניקוי של תיבת הדואר. זה לא נוצץ במיוחד, אבל זה יעיל ושימושי.