כיצד לשתף את לוח השנה של Outlook

שיתוף לוח השנה של Outlook שלך הוא קל, אבל איך אתה עושה, זה משנה אם אתה לא רוצה את האנשים שאתה משתף את זה עם נאבקים לגשת אליו. בואו נסתכל על איך לשתף את לוח השנה של Outlook, אם הנמען נמצא באותו ארגון כמוך או לא.

בין אם אתה משתף את יומן Outlook עם מישהו בתוך הארגון שלך (כלומר, אנשים עם אותו תחום דוא"ל כמוך) מחוץ לארגון שלך, התהליך לשיתוף דומה. עם זאת, האופן שבו הנמען ניגש ליומן המשותף שלך שונה במקצת, במיוחד אם האדם מחוץ לארגון שלך אינו משתמש ב- Outlook. זה עדיין די פשוט, ואנחנו נסקור איך זה עובד, כך שתוכל להצביע על אנשים כאן אם הם נאבקים כדי לגשת ללוח המשותף שלך.

שיתוף לוח השנה שלך עם עמית

אם ברצונך לשתף יומן עם מישהו שעובד עבור אותו ארגון, התהליך הוא פשוט למדי. פתח את היומן ב- Outlook ולאחר מכן לחץ על דף הבית> שתף יומן> יומן.

אם אתה משתמש ב- Outlook עבור יותר מחשבון אחד, הקפד לבחור את היומן של החשבון שברצונך לשתף.

החלון "מאפייני לוח שנה" ייפתח בכרטיסייה "הרשאות", המציג בפניך מי יש כעת גישה ליומן שלך. כברירת מחדל, Outlook מוגדר כך שכל מי שבארגון שלך יוכל לראות מתי אתה עסוק, אבל שום דבר אחר. ייתכן שאנשי ה- IT שינו זאת במספר דרכים שונות, לכן נתמקד בשיתוף היומן שלך עם אדם בארגון שלך.

כדי לשתף את היומן שלך עם מישהו, לחץ על הלחצן 'הוסף'.

פעולה זו תפתח את פנקס הכתובות שלך ותציג כברירת מחדל את האנשים בארגון שלך. הוסף את האדם שאיתו ברצונך לשתף את היומן שלך ולאחר מכן לחץ על "אישור".

האדם שבחרת מופיע בחלון 'הרשאות'. כברירת מחדל, תהיה להם הרשאה של "יכול להציג את כל הפרטים", שאותם תוכל לשנות אם תרצה.

כשתסיים, לחץ על "אישור" כדי לשתף את היומן שלך.

כדי להציג לוח שנה שמישהו שיתף איתך, לחץ על דף הבית> הוסף יומן> פתח את היומן המשותף.

בחלון שנפתח הזן את שם האדם ששיתף איתך לוח שנה ולאחר מכן לחץ על אישור.

היומן יופיע כעת כדי שתוכל להציג מתחת לרשימה "יומנים משותפים" בצד שמאל.

שיתוף היומן שלך עם מישהו חיצוני

אם ברצונך לשתף יומן עם מישהו שעובד מחוץ לארגון שלך, התהליך דומה מאוד. פתח את היומן ב- Outlook ולאחר מכן לחץ על דף הבית> שתף יומן> יומן.

אם אתה משתמש ב- Outlook עבור יותר מחשבון אחד, ודא שאתה בוחר את היומן של החשבון שברצונך לשתף.

החלון "מאפייני לוח שנה" ייפתח בכרטיסייה "הרשאות", המציג בפניך מי יש כעת גישה ליומן שלך.

כדי לשתף את היומן שלך עם מישהו, לחץ על הלחצן 'הוסף'.

פעולה זו תפתח את פנקס הכתובות שלך. בתפריט הנפתח "פנקס כתובות", לחץ על "אנשי קשר".

פעולה זו תציג את כל אנשי הקשר החיצוניים בפנקס הכתובות שלך. אם ברצונך לשתף את היומן שלך עם אדם חיצוני והם לא יוצגו כאן, יהיה עליך להוסיף אותם כאיש קשר תחילה.

הוסף את האדם שאיתו ברצונך לשתף את היומן שלך ולאחר מכן לחץ על "אישור".

המשתמש שבחרת יתווסף לחלון 'הרשאות'. כברירת מחדל, תהיה להם רמת הרשאה של "יכול להציג את כל הפרטים", שאותם תוכל לשנות אם תרצה. שלא כמו שיתוף עם אנשים בארגון שלך, אתה לא יכול לתת לאנשים חיצוניים "יכול לערוך" או "נציג" זכויות.

כשתסיים, לחץ על "אישור" כדי לשתף את היומן שלך.

כיצד מקבל הנמען את הזמנתך להצגת לוח שנה הוא המקום שבו התהליך שונה משיתוף עם מישהו בתוך הארגון שלך.

האדם ששיתפת את היומן שלך נשלח בדוא"ל.

אם הם ילחצו על "קבל ויציג את היומן", הם יועברו אל Outlook.com כדי להיכנס לחשבון Microsoft, שבו היומן המשותף יהיה זמין.

תהליך זה הוא חלק למדי, אך לא הרבה עזרה אם הנמען שלך משתמש במוצר שאינו של Microsoft. אנו נראה לך כיצד להוסיף את היומן המשותף ללוח השנה של Google, שכן זוהי אפליקציית היומן הנפוצה ביותר, אך תוכל להוסיף יומן משותף באופן די דומה לכל אפליקציית יומן הגונה שאכפת לך להזכיר.

בתחתית האימייל יש קישור "כתובת אתר זו".

לחץ לחיצה ימנית על כתובת אתר זו ולחץ על "העתק מיקום קישור" (או הפקודה המקבילה בהתאם לתוכנית שבה אתה משתמש כדי להציג את הדואר).

פתח את 'יומן Google', לחץ על שלוש הנקודות שלצד 'הוסף יומן' ולאחר מכן בחר 'מאת כתובת האתר'.

הדבק את כתובת האתר שהעתקת מהאימייל ולאחר מכן לחץ על 'הוסף יומן'.

היומן יופיע ברשימה "יומנים אחרים" בצד שמאל.

עם זאת, זהו פורמט ידידותי מאוד, במיוחד אם יש יותר מיומן משותף אחד להצגה. תוכל לשנות את שמו על ידי העברת העכבר מעל השם, לחיצה על שלוש הנקודות המופיעות בסוף ולאחר מכן לחיצה על "הגדרות".

שנה את השדה שם כדי להיות מה שאתה רוצה שיהיה ולאחר מכן לחץ על החץ האחורי שליד 'הגדרות'.

עכשיו יש לך שם לוח שנה הרבה יותר ידידותי.

כתובת האתר שהעתקת מהאימייל היא כתובת אתר של היומן המשותף בפורמט iCalendar (.ics), שלמרות הדמיון למתן שמות אין שום קשר עם Apple. במקום זאת, זהו פורמט פתוח למידע על לוח השנה, שנמצא כבר למעלה מ -20 שנה. כל אפליקציית יומן שאתה צפוי להשתמש בה תקבל יומן בפורמט .ics, כך שעוד עברנו את תהליך ההוספה ליומן Google, הקישור אמור לעבוד ביומן Apple, Yahoo! לוח שנה, ברק עבור Thunderbird, או כל אפליקציית יומן אחרת שבה אתה משתמש.