כיצד להגדיר תאריך תפוגה בעת שיתוף קבצים ב - Google Drive

שיתוף קובץ מ- Google Drive הוא דרך נהדרת לאפשר ללקוחות ולקבלנים לגשת למסמכים מבלי להוריד אותם. אם אתה רק רוצה שאנשים תהיה גישה זמנית לקבצים, תוכל להגדיר תאריך תפוגה אוטומטי כאשר תשתף אותם. הנה איך.

הערה: כדי להשתמש בתכונה זו, כבעלים של המסמך, עליך להיות בעל חשבון G Suite בתשלום. אנשים שאיתם אתה משתף מסמך לא צריך חשבון בתשלום כדי להציג את המסמכים.

כיצד להגדיר תאריך תפוגה על כונן Google קבצים

הפעל את כונן Google המקושר לחשבון Google Suite שלך, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקובץ שברצונך לשתף ולאחר מכן לחץ על "שתף" בתפריט ההקשר.

הוסף את כתובות הדוא"ל של כל האנשים שאיתם ברצונך לשתף את הקובץ ולאחר מכן לחץ על הלחצן "שלח". אם תשלח את ההזמנה לחשבון Gmail, אנשים אלה יתווספו אוטומטית לרשימת האנשים שיכולים לגשת לקובץ. אם תשלח לסוג אחר של כתובת, כל אדם יקבל הודעת דוא"ל עם קישור שמפנה לקובץ.

עכשיו, לחץ לחיצה ימנית על הקובץ ולחץ על "שיתוף" הפקודה שוב.

הפעם עם אופציות למניות פתוחות, לחץ על הקישור "מתקדם".

לצד פרטי איש הקשר של כל אדם, תראה סמל טיימר. לחץ עליו כדי לקבוע תאריך תפוגה.

מכאן, לחץ על התפריט הנפתח 'גישה שפג תוקפו' כדי לבחור שבעה ימים, 30 יום או כדי לקבוע תאריך תפוגה מותאם אישית.

בחירה באפשרות "תאריך מותאם אישית" פותחת לוח שנה כדי לבחור תאריך מדויק יותר.

אם ברצונך להגדיר תאריך תפוגה עבור כל אדם אחר, לחץ על הטיימר ליד שמו. עליך לקבוע תאריך תפוגה עבור כל אדם.

לבסוף, לחץ על "שמור שינויים" כדי לסיים את העריכות שביצעת לכל המשתמשים.

יש כאן אזהרה אחת שבה אתה צריך להיות מודע. כברירת מחדל, אנשים שאיתם אתה משתף יכולים להוריד, להדפיס או להעתיק את הקובץ ואם הם יעשו זאת, תהיה להם גישה לאותם עותקים לאחר כל תאריך תפוגה שתגדיר. תוכל להגדיר את הרשאתך להצגה בלבד ולאחר מכן להפעיל את "השבת אפשרויות להורדה, הדפסה והעתקה למפרסמים ולצופים" כדי למנוע זאת, אך אנשים אלה לא יוכלו לערוך את המסמך.

ובכל זאת, אם יש לך אנשים רק צריך גישה זמנית כדי להציג או להגיב על מסמך, תכונה זו פועלת נהדר.