כיצד לשמור הודעות דואל (ופריטים אחרים) כמו קבצים ב - Microsoft

ניתן לשמור את הודעות הדואר האלקטרוני, אנשי הקשר והפגישות של Outlook כקובצים בודדים. שמירת פריטים אלה יכולה לסייע לך לגשת אליהם במהירות ובקלות במועד מאוחר יותר. זוהי דרך נוחה לגבות או לשתף הודעות מסוימות, או פשוט להפוך אותם נגישים בקלות.

כיצד לשמור הודעת דוא"ל כקובץ

ראשית, בואו נסתכל כיצד לשמור הודעות כקבצים ב- Outlook. זה יכול להיות שימושי אם אתה רוצה עותק גיבוי של הדוא"ל במחשב שלך (או להעתיק למחשב אחר), או אם אתה רוצה להשתמש בהודעה כתבנית עבור הודעות עתידיות מאוחר יותר.

התחל על ידי פתיחת ההודעה שברצונך לשמור. בחלון הדוא"ל, לחץ על "קובץ" בתפריט על רצועת הכלים.

בחר בפקודה "שמירה בשם".

בתפריט "שמירה בשם", נווט אל המיקום שברצונך לשמור את הקובץ ולאחר מכן הקלד שם עבור הקובץ. כברירת מחדל, Outlook שמות אותו בשורת הנושא של ההודעה, אך באפשרותך לשנות זאת לכל מה שתרצה.

ניתן גם לשמור הודעה כסוגים שונים של קבצים באמצעות התפריט הנפתח "שמירה כסוג". ברירת המחדל היא פורמט ההודעות של Outlook. אם תבחר באפשרות זו, תוכל פשוט ללחוץ פעמיים על הקובץ כדי לפתוח אותו שוב ב- Outlook. אבל, יש כמה אפשרויות אחרות אתה יכול לבחור, כמו גם:

• רק טקסט: כאשר אתה שומר את ההודעה כקובץ טקסט בלבד, אתה פשוט שומר את המילים, לא כל עיצוב או תמונות.
• תבנית Outlook: שמירת ההודעה שלך כתבנית Outlook פירושה שניתן להחיל את העיצוב על הודעות דוא"ל עתידיות. כאשר אתה פותח את הקובץ, Outlook יוצר הודעה חדשה עם תוכן הקובץ, כי אז אתה יכול כתובת ולשלוח בדרכו.
• HTML: שמירת ההודעה שלך כמסמך HTML פירושה שאתה שומר את האימייל שלך להצגה בדף אינטרנט. תוכל לפתוח את ההודעה בכל דפדפן אינטרנט.
• MHT: קובץ MHT הוא קובץ ארכיון של דף אינטרנט. כמו קובץ HTML, הוא נועד להיות מוצג בדפדפן אינטרנט. שלא כמו קובץ MHT, קובץ HTML שומר את כל הטקסט, הקוד, התמונות ומדיה אחרת לקובץ אחד.

כשתסיים, לחץ על הלחצן "שמור".

וההודעה שלך נשמרת כעת כקובץ.

כיצד לשמור הודעת דוא"ל כקובץ PDF

ניתן גם לשמור את הדואר האלקטרוני שלך כקובץ PDF באמצעות מדפסת Microsoft Office המובנית ב- PDF. שמירה כקובץ PDF היא דרך מצוינת לשמור עותק גיבוי של הודעה, כי אתה תוכל לקרוא עם כל העיצוב הנכון.

בחלון ההודעה, לחץ על תפריט "קובץ" ברצועת הכלים.

לחץ על הפקודה "הדפס".

לחץ על התפריט הנפתח "מדפסת" ולאחר מכן בחר באפשרות "הדפס את Microsoft ל- PDF".

שים לב שאם יש לך עוד יישום יצירת PDF מותקן במחשב שלך (או אם אתה משתמש ב- MacOS), האפשרויות כאן עשויות להיות שונות. לדוגמה, אם התקנת את Adobe, סביר להניח שתראה אפשרות "Adobe PDF". זה יעבוד גם כן.

לאחר מכן, לחץ על הלחצן "הדפס".

בחלון "שמירה בשם PDF" שנפתח, בחר היכן ברצונך לשמור את קובץ ה- PDF, הקלד שם קובץ ולאחר מכן לחץ על הלחצן "שמור".

שמרת כעת את הדוא"ל שלך כקובץ PDF.

ו שים לב, כי מאז שאתה רק הדפסה על מנוע עיבוד PDF, אותו טריק עובד בדיוק באותו אופן לשמירת כל פריט ב- Outlook (אנשי קשר, פגישות, וכן הלאה) ל- PDF.

כיצד לשמור על קשר כקובץ

ניתן גם לשמור אנשי קשר כקבצים באמצעות Outlook. זה עובד כמעט כמו שמירת הודעות, והוא יכול להיות שימושי עבור גיבוי אנשי קשר בודדים, או להעביר אותם למחשב חדש. אנשי הקשר נשמרים גם כקבצי Vcard (CVF) - פורמט המשמש על ידי יישומים רבים אחרים הפועלים עם אנשי קשר. פעולה זו גם מקלה על העברת איש קשר לאפליקציה אחרת, או כדי לשלוח מידע של איש קשר למישהו אחר כדי שיוכלו לייבא אותו לאפליקציה שבה הם משתמשים.

מחלון אנשי הקשר, לחץ על "קובץ" על הסרט הראשי.

לחץ על "שמירה בשם" הפקודה.

בחלון "שמירה בשם", נווט אל המקום שבו ברצונך לשמור את קובץ איש הקשר, ושנה את השם אם תרצה.

בדיוק כמו עם הודעות, תוכל לבחור כמה פורמטים שונים של קבצים כאן מהתפריט הנפתח 'שמור כסוג':

• רק טקסט: כאשר אתה שומר את איש הקשר כקובץ טקסט בלבד, אתה פשוט שומר את המילים, לא כל עיצוב או תמונות.
• פורמט כתיבה עשיר: שמירת איש הקשר כקובץ טקסט עשיר פירושו שתוכל לשמור מספר סוגים שונים של עיצוב, כגון מודגש ואטאלטי, יחד עם תמונות, בקובץ שלך. תבנית זו יכולה להיות שימושית אם יש לך תמונה עם כרטיס איש הקשר שלך.
• פורמט הודעה של Outlookכאשר אתה שומר את איש הקשר שלך ב- Outlook Message Format, באפשרותך לפתוח אותו ב- Outlook (גם במחשב אחר) והוא יפעל כמו כל איש קשר אחר ב- Outlook. אבל אז, הוא ינהג באותה דרך אם תשמור אותו בפורמט ברירת המחדל של VCF, כך שאין כאן יתרון רב.

כשתסיים, לחץ על הלחצן "שמור".

שמרת כעת את איש הקשר כקובץ.

כיצד לשמור על מינוי (או כל לוח השנה שלך) כקובץ

בדיוק כמו עם פריטים אחרים של Outlook, אתה יכול גם לשמור את הפגישות שלך כמו קבצים. למרות שזה לא מועיל כמעט כמו לגבות עותקים שמורים של פגישות בודדות, Outlook תומך תקן vCalendar, כלומר אתה יכול לשמור פגישה, לשלוח אותו למישהו אחר, ואז הם יכולים לייבא אותו לתוך יישום נתמך אחר.

פתח את הפגישה שברצונך לשמור. בחלון המינוי, לחץ על תפריט "קובץ" ברצועת הכלים.

לחץ על "שמירה בשם" הפקודה.

נווט למקום שבו ברצונך לשמור את קובץ הפגישה, ולאחר מכן תן לו שם.

בדיוק כמו עם הודעות ואנשי קשר, תוכל לבחור מספר פורמטים של קבצים שונים כאן מהתפריט הנפתח 'שמירה כסוג':

• רק טקסט: כאשר אתה שומר את הפגישה כקובץ טקסט בלבד, אתה פשוט שומר את המילים, לא כל עיצוב או תמונות.
• תבנית Outlook: שמירת הפגישה שלך כתבנית Outlook פירושה שניתן להחיל את העיצוב על לוחות שנה עתידיים או על פגישות בלוח השנה.
• פורמט הודעה של Outlook: כאשר תשמור את הפגישה שלך בפורמט Outlook Message, תוכל לפתוח אותה שוב ב- Outlook, גם במחשב אחר.
• HTML: שמירת ההודעה שלך כמסמך HTML פירושה שאתה שומר את הפגישה שלך להצגה בדף אינטרנט.
• MHT: קובץ MHT הוא קובץ ארכיון של דף אינטרנט. כמו קובץ HTML, הוא נועד להיות מוצג בדפדפן אינטרנט. שלא כמו קובץ MHT, קובץ HTML שומר את כל הטקסט, הקוד, התמונות ומדיה אחרת לקובץ אחד.
• פורמט iCalendar: iCalendar הוא סטנדרטי לוח שנה אחר המאפשר לך להעביר מידע לוח שנה ליישומי לוח שנה שונים.

בחר אם ברצונך לשמור פגישה אחת או את כל היומן שלך. שמירת לוח השנה כולו תשמור את כל הנתונים ביומן Outlook הנוכחי שלך.

כשתסיים, לחץ על הלחצן "שמור".

ועכשיו הצלת בהצלחה את הפגישה או את היומן שלך.