כיצד להגביל קלט נתונים ב - Excel עם אימות נתונים

אם אתה משתמש בגליונות אלקטרוניים של Excel כדי לאסוף נתונים מאנשים אחרים, אך מצא כי לעתים קרובות הם ממלאים את התאים המתוכננים בקפידה עם סוג המידע הלא נכון, אימות הנתונים יכול לסייע.

כלי זה מאפשר לך להגביל תאים ספציפיים רק כדי לאפשר נתונים מעוצבים כראוי. אם מישהו נכנס לכל דבר שאינו אמור להיות שם - כמו "צהריים בשדה התעופה" במקום "$ 15.68" על דוח הוצאות - Excel דוחה את הקלט עד שהם מקבלים את זה נכון. תחשוב על זה כדרך פסיבית אגרסיבי כדי לוודא שאנשים לא לבזבז את הזמן שלך.

כדוגמה, הנה הדו"ח הבסיסי דוח עבודה עבור How-To Geek. נניח שאנחנו רוצים לוודא שאנשים ייכנסו לערכים מספריים המעוצבים כמטבע (כלומר, מספר ספרות, ואחריו נקודה עשרונית, ואחריו שתי ספרות נוספות) לתאים מסוימים.

ראשית, בחר את כל התאים שברצונך להגביל.

עבור ללשונית "נתונים" ברצועת הכלים ולאחר מכן לחץ על הלחצן "אימות נתונים". אם החלון שלך אינו בגודל מלא ואינך רואה את התוויות, זהו הסמל עם שתי תיבות אופקיות, סימן ביקורת ירוק ומעגל מצולב אדום.

בחלון אימות נתונים, בכרטיסייה "הגדרות", לחץ על התפריט הנפתח "אפשר". כאן, ניתן להגדיר סוג מסוים של קלט כדי לאפשר את התאים שנבחרו. עבור דוח ההוצאות שלנו, אנחנו הולכים להתעקש כי משתמשים לשים מספר עם שתי ערכים עשרוניים, כך היינו בוחרים את "עשרוני" אפשרות. אתה יכול גם לבחור קריטריונים אחרים, כמו לוודא תא מכיל טקסט, שעה או תאריך, טקסט של אורך מסוים, או אפילו אימות מותאם אישית משלך.

כל סוג של נתונים שתבחר בתפריט הנפתח "אפשר" ישנה את האפשרויות הזמינות עבורך בשאר הכרטיסייה "הגדרות". מכיוון שאנו רוצים ערך מספרי המתאים למטבע, אנו מגדירים את התפריט הנפתח "נתונים" להגדרה "בין". לאחר מכן, אנו מגדירים ערך מינימלי של 0.00 וערך מקסימלי של 10000.00, שהוא הרבה יותר ממספיק כדי לכסות את הצרכים שלנו.

כדי לבדוק את זה, לחץ על "אישור" כדי להחיל את הגדרות האימות ולאחר מכן נסה להכניס ערך לא תקין. לדוגמה, אם נכתוב "פנקייקס" עבור ערך ארוחת הבוקר במקום את עלות הארוחה, נקבל הודעת שגיאה.

אמנם זה מגביל אנשים להיכנס רק את סוג הנתונים הנכון, זה לא נותן להם שום משוב על איזה סוג של נתונים נדרש. ללא שם: אז, בואו להגדיר את זה, מדי.

חזור אל חלון אימות הנתונים (נתונים> אימות נתונים ברצועת הכלים). יש לך שתי אפשרויות כאן (ואתה יכול להשתמש בשניהם אם אתה רוצה). אתה יכול להשתמש בכרטיסייה "קלט הודעה" כדי לקבל טיפ מוקפץ כלי להראות לאנשים את סוג הנתונים הרצויים בכל פעם שהם בוחרים תא שבו אימות נתונים מופעלת. ניתן גם להשתמש בכרטיסייה "התראה שגיאה" כדי להתאים אישית את השגיאה שהם רואים כאשר הם מזינים את סוג הנתונים הלא נכון.

בואו לעבור לכרטיסייה "הודעה קלט" הראשון. כאן, ודא שהאפשרות "הצג הודעת קלט כאשר התא נבחרה" מופעלת. לאחר מכן, תן את tooltip קלט כותרת וכמה טקסט. כפי שניתן לראות למטה, פשוט לחיצה באחד התאים קופץ את ההודעה ומאפשרות לאנשים לדעת מה צפוי.

בכרטיסייה 'התראה שגיאה', תוכל להתאים אישית את הודעת השגיאה שאנשים רואים כאשר הם מזינים את סוג הנתונים הלא נכון. ודא שההודעה "הצג הודעת שגיאה לאחר הזנת נתונים לא חוקיים" מופעלת. בחר סגנון עבור הודעת השגיאה שלך מהתפריט הנפתח "סגנון". אתה יכול ללכת עם עצור (המעגל האדום עם X), אזהרה (משולש צהוב עם סימן קריאה), או מידע (עיגול כחול עם קטן "אני"), תלוי כמה חזק אתה רוצה את ההודעה לבוא.

הקלד כותרת עבור ההודעה שלך, את הטקסט של ההודעה עצמה, ולאחר מכן הקש "אישור" כדי לסיים.

עכשיו, אם מישהו מנסה להזין נתונים לא תקינים, הודעת השגיאה הזו מועילה קצת יותר (או סרקסטית, אם אתה מעדיף).

זה קצת עבודת רגליים נוספת הגדרת אימות נתונים, אבל זה יכול לחסוך לך הרבה זמן מאוחר יותר אם אתה משתמש גיליונות אלקטרוניים לאיסוף נתונים מאנשים אחרים. זה אפילו שימושי למניעת טעויות שלך. וזה נכון כפליים אם יש לך להגדיר נוסחאות או כל סוג של משימות אוטומציה להסתמך על הנתונים.