כיצד להסיר את המידע האישי הנסתר Microsoft Office מוסיף למסמכים שלך

Microsoft Office שומר מטא נתונים מוסתרים במסמכי Office שלך, כולל כמה זמן אתה עובד עליהם, שם כל מי שעבד על המסמך, כאשר המסמך נוצר, ואפילו גירסאות קודמות של המסמך.

לפני שתפרסם את מסמכי Office באופן ציבורי או תשלח אותם למישהו, קרוב לוודאי שתרצה לבדוק איזה מידע מוסתר מכיל המסמך ולהסיר את הנתונים הרגישים. מטא נתונים אלה עלולים להפר את פרטיותך או להיות מביכים.

הצג והסר נתונים מוסתרים

ב- Office 2013 או ב- Office 2010, לחץ על תפריט קובץ, לחץ על מידע וכלי בדיקת מסמכים יהיה מלפנים ומרכזי, ויידע אותך על המידע הרגיש שהמסמך מכיל. מידע זה ברור יותר מאשר בגירסאות ישנות יותר של Office, אך עדיין קל לפספס אם אינך מודע לכך ש- Office מוסיף נתונים רגישים אלה למסמכים שלך.

ב- Office 2007, לחץ על לחצן Office Ob על הסרט, הצבע על הכנה ולחץ על בדוק מסמך.

כדי להציג את המטא נתונים המוסתרים במסמך, לחץ על הלחצן בדוק אם יש לך בעיות, לחץ על בדוק מסמך ובחר את סוגי המטא נתונים שאליהם ברצונך לבדוק את המסמך. אתה יכול פשוט לעזוב את כל האפשרויות שנבחרו כדי לבחון את המסמך עבור כל סוגי metadata.

לחץ על בדוק ו- Office יבדוק את המסמך עבור מטא נתונים. לחץ על הלחצן הסר הכל לצד סוג של מטא נתונים כדי להסיר אותו.

שים לב שלא תוכל לשחזר את רוב המטא נתונים לאחר מחיקתה. מסיבה זו, מיקרוסופט ממליצה ליצור עותק חדש של המסמך (השתמש בתכונה שמירה בשם) לפני הסרת המטא נתונים ופרסום המסמך. לאחר מכן יהיה לך עותק של המסמך עם המטא נתונים. כמובן, אם אתה לא רוצה את זה בכלל metadata, אתה יכול פשוט להסיר אותו מבלי לדאוג שמירה על עותק.

איזה סוג של מטא נתונים האם Office שמור?

Office שומר מאפייני מסמך, כולל פרטים כגון המחבר, הנושא, הכותרת, התאריך שבו יצרת מסמך, כאשר שינית אותו לאחרונה, וכמה זמן אתה עובד על המסמך. מאפיינים אלה יכללו גם את השם של כל תבנית שבה השתמשת בעת יצירת המסמך, כותרות הדוא"ל ומידע רלוונטי אחר. זה יכול להיות מביך - לדוגמה, אתה יכול לשלוח דוח TPS הבוס שלך אומר שאתה בילה את כל היום עובד על זה לבד. אבל metadata יכול לחשוף tht אתה רק עובד על דוח TPS במשך כמה דקות, שיתפו פעולה עם אנשים אחרים, וכי השתמשת בתבנית בשם "חסר תועלת TPS דוח תבנית" בעת יצירת אותו. גרוע מכך, ישנן השלכות פרטיות אחרות כאן - ייתכן שתרצה לפרסם מסמך באינטרנט ללא השם שלך, אך שמך יופיע במאפייני המסמך כברירת מחדל.

כותרות עליונות, כותרות תחתונות, סימן מים וטקסט מעוצבים כטקסט מוסתר יכולים גם להיכלל, אך לא יופיעו אם אתה עושה רצועה שטחית של המסמך. הכלי יידע אותך אם המסמך שלך מכיל מידע זה.

אם שיתפת פעולה עם אנשים אחרים בעת כתיבת המסמך, הוא יכיל נתונים נוספים. המטא נתונים יציגו את שמות כל מי שעבד על המסמך וכן הערות, סימוני גרסה, הערות דיו, וגרסאות קודמות של המסמך. אם אתה מפרסם מסמך שעליו עבדת, סביר להניח שתרצה להסיר את כל הנתונים האלה במקום לשתף אותם.

כיצד להפסיק את Office מפני שמירת מטא נתונים

לצערנו, יהיה עליך להשתמש בכלי מפקח המסמכים כדי להסיר נתונים רגישים מכל מסמך בנפרד לפני שתפרסם או תשתף אותו עם מישהו. אין דרך מובנית להסרת מידע זה ממסמכים מרובים בו-זמנית, וגם אין הגדרה של Office-Office כדי למנוע מ- Office להחיל נתונים אלה על מסמכים.

עם זאת, באפשרותך להסיר את המטא נתונים באופן אוטומטי בכל פעם שתשמור קובץ. עליך להחיל הגדרה זו על כל מסמך שבו אתה משתמש - זוהי הגדרה ספציפית למסמך, ולא הגדרה של המערכת כולה.

כדי למנוע מ- Office לשמור מטא נתונים יחד עם המסמכים שלך, לחץ על תפריט קובץ, לחץ על אפשרויות ובחר את הקטע מרכז אמון. לחץ על הלחצן הגדרות מרכז האמון ובחר אפשרויות פרטיות. הפעל את האפשרות "הסר פרטים אישיים מאפשרויות קובץ בשמירה". אם הוא מופיע באפור, לחץ על הלחצן מפקח המסמכים למטה, הפעל את מפקח המסמכים והסר את כל הפרטים האישיים של המסמך. לאחר מכן תוכל ללחוץ על תיבת הסימון.

זכור, יהיה עליך לשנות אפשרות זו עבור כל מסמך בנפרד.

מידע זה יכול להיות שימושי, וחלק זה אפילו חיוני עבור שיתוף פעולה או עבור חברות כדי לעקוב אחר מי עבד על מסמך. אך כאשר הגיע הזמן לפרסם את המסמך, קרוב לוודאי שתרצה להסיר את המטא נתונים האלה.