כיצד לייעץ טקסט ממסמכים אחרים ב - Microsoft

כנראה יש לך טקסט שאתה מקליד לעתים קרובות במסמכי Word שלך, כגון כתובות. במקום להקליד מחדש טקסט זה בכל פעם שאתה צריך אותו, אתה יכול לשים את זה טקסט משותף למסמך Word אחד ולהפנות אותו במסמכים אחרים, זה אפילו לעדכן באופן אוטומטי בכל המסמכים שלך אם תשנה את זה.

אמור שברצונך לרשום את כתובתך בכותרת התחתונה של המסמכים, אך הכתובת משתנה מעת לעת. באפשרותך לאחסן את הכתובת במסמך Word נפרד, משותף ולהשתמש בשדה בדוח כדי למשוך את הטקסט מהמסמך המשותף, ולעדכן בכל פעם שהוא משתנה. נראה לך איך לעשות את זה.

כדי להתחיל, צור מסמך Word חדש שישמש כמאגר שלך עבור הכתובת שברצונך להכניס למסמכי Word אחרים. שמור אותו במיקום שיהיה נגיש על ידי מסמכים אחרים. לדוגמה, אל תשמור אותו בכונן רשת שאליו אין לך תמיד גישה.

אנחנו נשתמש בסימניות כדי להתייחס לכתובת במסמך המשותף שלנו. הקלד את מחרוזת הטקסט שברצונך להכניס למסמכים אחרים (במקרה שלנו, את הכתובת). צור סימנייה על ידי הדגשת השם ועבור הוספה> הוסף לסימנייה וכתוב שם, כגון "כתובת". עיין במדריך שלנו לסימניות ב- Word לקבלת מידע על יצירתן.

שים לב שלשמות הסימניות אין רווחים. אנו ממליצים לשים את שם הסימנייה מעל לכל פריט בקובץ המידע הרגיל, כך שתוכל לדעת בקלות באיזה שם להשתמש לאיזה פריט. זה שימושי במיוחד אם אתה מתכנן יש הרבה פריטים לשימוש חוזר במסמך משותף זה. בדוגמה שלנו, הוספנו את הכתובת שלנו למסמך המידע המשותף והכנסנו את שם הסימנייה, "כתובת", מעל הפריט.

לאחר שהוספת את הפריט למסמך המשותף שלך, תוכל לשמור ולסגור. פתח את המסמך שבו ברצונך להוסיף את הכתובת ומקם את הסמן במקום הרצוי לטקסט. לדוגמה שלנו, אנחנו הולכים להוסיף כותרת תחתונה ולהוסיף את הכתובת שם.

אנו נשתמש בקוד השדה INCLUDETEXT כדי להתייחס לסימנייה שיצרנו במסמך המשותף. כדי לעשות זאת, הקש "Ctrl + F9" כדי להוסיף את סוגריים עבור קוד השדה.

הערה: לא ניתן להקליד סוגריים נורמליים סביב קודי שדה. אתה חייב להשתמש "Ctrl + F9" כדי להכניס את סוג בסוגריים הנכון.

הסמן ממוקם באופן אוטומטי בין הסוגריים. הקלד את הטקסט הבא בין הסוגריים, והחלף את "" עם הנתיב המלא המוחלט למילה המשותפת המכילה את השם שברצונך להוסיף. החלף "" בשם הסימנייה שהקצית לפריט במסמך המשותף.

INCLUDETEXT "" 

הערה: אל תזין את הסוגריים בקוד השדה.

לדוגמה, הקלדנו את הפרטים הבאים בין סוגריים של קוד השדה:

INCLUDETEXT "C: \\ משתמשים \\ לורי \\ מסמכים \\ מידע משותף \\ CommonInformation.docx" כתובת

הערה: עליך להשתמש בקו נטיות כפולות בנתיב, כמו שעשינו. כמו כן, הקפד להשתמש ציטוטים ישר, לא ציטוטים חכם, בעת הקלדת הקוד לעיל לתוך השדה.

כדי לתפוס את הכתובת מהמסמך המשותף ולהכניסו לקוד השדה שהזנת זה עתה, לחץ לחיצה ימנית על קוד השדה ובחר "Update Field" מהתפריט המוקפץ.

הכתובת מוצגת במסמך. סוגריים עדיין מציגים את הכתובת אם יש לך את האפשרות "הצג סימניות" ב. שוב, עיין במאמר שלנו על סימניות כדי ללמוד כיצד לבטל אפשרות זו. כמו כן, קוד השדה עשוי להיות מוצל. עם זאת, תוכל גם לכבות את זה.

אם ברצונך לשנות את קוד השדה, תוכל להציג את הקוד שוב במקום את התוצאה. כדי לעשות זאת, לחץ לחיצה ימנית על הפריט שהתקבל ובחר "Toggle Field Codes" מהתפריט המוקפץ. הטקסט שהקלדת בקוד השדה מוצג שוב וניתן לערוך אותו. פשוט, עדכן את השדה כדי להציג את התוצאה החדשה.

לאחר שיצרת את המסמך המשותף שלך, תוכל להשתמש בו כדי לאחסן פריטים אחרים שאתה מקליד לעתים קרובות במסמכי Word שלך. כל שעליך לעשות הוא להשתמש בשדה נפרד INCLUDETEXT במסמכי Word שלך עבור כל פיסת מידע שברצונך להוסיף באופן אוטומטי מתוך המסמך המשותף שלך.