כיצד במהירות להוסיף בלוקים של טקסט ב - Microsoft Word עם טקסט אוטומטי

לכולנו יש כמה חתיכות גדולות של טקסט שיש לנו להקליד באופן קבוע - כמו הכתובת שלך, שמות או ביטויים ארוכים, או אפילו טבלאות ותמונות אתה משתמש לעתים קרובות. התכונה 'טקסט אוטומטי' ב- Word מאפשרת לך לאחסן את נתחי הטקסט האלה ולהכניס אותם במהירות למספר הקשות, כך שתוכל לבזבז פחות זמן להקליד.

התכונה 'טקסט אוטומטי' כבר חלק מ- Office במשך זמן רב, אך היא כעת חלק מ- Quick Parts, שנוסף ל- Office 2007. בנוסף לערכים של AutoText, התכונה 'חלקים מהירים' מאפשרת לך להוסיף מאפייני מסמך (כגון כותרת ומחבר ) ושדות (כגון תאריכים ומספרי עמודים). חלקים מהירים וערכים של טקסט אוטומטי ידועים גם בשם "Building Blocks" ו- Word מגיע עם אבני בניין מוגדרות מראש רבות. אתה יכול גם להוסיף כמו אבני בניין מותאמים אישית רבים ככל שתרצה.

הערה: בעבר כתבנו על אופן ההתייחסות לטקסט ממסמכים אחרים ב- Word, כך שתוכל להוסיף תוכן הניתן לשימוש חוזר במסמכים אחרים שיתעדכנו באופן אוטומטי. הטריק שנדון במאמר זה דומה לשימוש בערך AutoText. עם זאת, לאחר הוספת תוכן באמצעות ערך טקסט אוטומטי, תוכן זה לא יעודכן אוטומטית בעת שינוי הערך AutoText.

יש תוכנות אחרות שם בחוץ, כמו PhraseExpress בחינם עבור Windows, שמבצעת משימה דומה מערכת רחב. זה נהדר כי זה עובד בכל App, לא רק Word, אבל AutoText יש כמה יתרונות משלה, כלומר, יש יותר אפשרויות עיצוב (במיוחד אלה ספציפיות Word) מאשר PhraseExpress, וזה זמין בכל מקום Word. לכן, אם אינך רשאי להתקין תוכניות של צד שלישי במחשב העבודה שלך, לדוגמה, עדיין תוכל להשתמש ב- AutoText.

ניתן לאחסן רק רשומות טקסט אוטומטי בתבניות, לא במסמכים עצמם. כברירת מחדל, רשומות AutoText חדשות מאוחסנות בתבנית Normal.dotm. פעולה זו מגבילה את הזמינות של רשומות הטקסט האוטומטי למכשיר שלך בלבד, אלא אם תשתף את התבנית Normal.dotm שלך עם מחשבים אחרים. ניתן להוסיף רשומות טקסט אוטומטי לתבניות מותאמות אישית, אך יש מגבלות עם זה כי נדון בהמשך מאמר זה.

כיצד ליצור ערך אוטומטי חדש

כדי להתחיל, צור מסמך Word חדש והזן את התוכן (טקסט, תמונות, טבלאות וכו ') שברצונך להוסיף כרשומת AutoText. לאחר מכן, הדגש את התוכן ולחץ על הכרטיסייה "הוספה".

אם ברצונך שהטקסט של טקסט הטקסט האוטומטי יאוחסן עם עיצוב הפיסקה עבור כל הפסקאות ברשומה, כולל הפיסקה האחרונה, ודא שסמן הפיסקה בסוף הפסקה האחרונה נכלל בבחירה שלך. סימן הפיסקה מאחסן את העיצוב עבור הפסקה. כאשר אינך בוחר את סימן הפיסקה בסוף הפסקה, פיסקה זו לוקחת את סגנון הפיסקה של הטקסט המקיף בעת הכנסתו. אם אינך רואה את סימן הפיסקה בסוף כל פסקה, באפשרותך לבחור להציג אותם באפשרויות. כל עיצוב תו שיישם על תוכן הטקסט האוטומטי שלך מאוחסן באופן אוטומטי בערך האוטומטי.

בקטע "טקסט", לחץ על הלחצן "חקור חלקים מהירים" והזז את העכבר מעל "טקסט אוטומטי" בתפריט הנפתח. לאחר מכן, בחר "שמור בחירה לגלריית טקסט אוטומטי" מתפריט המשנה.

הערה: ייתכן שתראה את האפשרות "שמור בחירה לגלריה חלקית מהירה" הזמינה ישירות בתפריט "חלקים מהירים". אפשרות זו מוסיפה את הטקסט שנבחר כערך "חלקים מהירים", ולא ערך "טקסט אוטומטי". "מהיר חלקים" ו "AutoText" ערכי הן אבני הבניין. אתה יכול להוסיף את הערך בדרך זו, אבל אנחנו הולכים לדון להוסיף את זה בתור ערך אוטומטי.

מופיעה תיבת הדו-שיח 'צור בלוק חדש'. הזן שם עבור הערך AutoText בתיבה "שם" עריכה.

אנו ממליצים להפוך את השמות של ערכי הטקסט האוטומטיים שלך שונים דיים, כך שתצטרך להקליד רק כמה תווים של השם כדי להוסיף כל ערך למסמך. אם לרשומות AutoText מרובות יש שמות דומות מאוד, יהיה עליך להקליד מספיק מהשם כך ש- Word יידע איזה ערך ברצונך להוסיף.

ניתן גם לשנות את הקטגוריה עבור ערך זה. הרשימה הנפתחת "קטגוריה" מספקת אפשרות "צור קטגוריה חדשה" המאפשרת לך להוסיף ערך טקסט אוטומטי זה לקטגוריה מותאמת אישית. ניתן גם לשנות את "הגלריה" שבה נוצר הערך.

הרשימה הנפתחת "אפשרויות" מאפשרת לך לציין כיצד רשומה מוכנסת למסמך. אם אתה מוסיף קטע טקסט קטן, כגון שם חברה, בחר באפשרות "הוסף תוכן בלבד", שמכניס את תוכן הערך המופיע בתוך הסמן. ניתן גם להוסיף את התוכן כפסקה משלה או בדף שלה (מושלם ליצירת דפי שער סטנדרטיים).

קבל את הגדרת ברירת המחדל עבור הרשימה הנפתחת "שמירה ב". פעולה זו תשמור את ערך הטקסט האוטומטי בתבנית Normal (רגילה).

לאחר שהגדרת את ערך הטקסט האוטומטי החדש שלך, לחץ על "אישור".

כאשר אתה סוגר את מסמך Word האחרון שפתחת, תיבת הדו-שיח הבאה עשויה להציג שאילתה אם ברצונך לשמור את השינויים שבוצעו בתבנית Normal.dotm, אם הפעלת את האפשרות להתבקש לשמור את התבנית Normal. כדי לשמור את ערך הטקסט האוטומטי בתבנית "Normal.dotm", לחץ על "שמור".

כיצד להכניס הזנה אוטומטית למסמך

כעת, לאחר שיצרנו ערך טקסט אוטומטי חדש, הכנס אותו למסמך. צור מסמך Word חדש או פתח מסמך קיים. לחץ על הכרטיסייה "הוספה" והזז את העכבר מעל "טקסט אוטומטי" בתפריט הנפתח. תוכל להבחין שהערך האוטומטי שהוספת זמין ישירות בתפריט המשנה "טקסט אוטומטי". בחר אותו כדי להוסיף את התוכן בערך זה.

ניתן גם להוסיף ערך טקסט אוטומטי פשוט על ידי החל להקליד את שם ערך הטקסט האוטומטי. חלון קופץ קטן מציג את השם של ערך הטקסט האוטומטי וההוראות המספרות לך ללחוץ על "Enter" כדי להוסיף. לחץ על "Enter" כדי להכניס את הערך האוטומטי כולו למסמך. ניתן גם ללחוץ על "F3".

התוכן של ערך הטקסט האוטומטי מוכנס, עם ההפסקות והעיצובים המקוריים.

כדי להפוך את זה מהר יותר וקל יותר להוסיף ערכי טקסט אוטומטי, אתה יכול להוסיף את "AutoText" כפתור על גישה מהירה Toolbar.

כיצד להפעיל "הצג הצעות השלמה אוטומטית"

אם אינך רואה את הצעת ההשלמה האוטומטית בעת הקלדת שם הערך האוטומטי שלך, ייתכן שתצטרך להפעיל את האפשרות "הצג השלמות אוטומטיות".

כדי להפעיל את "הצג הצעות השלמה אוטומטית", פתח מסמך Word קיים או צור מסמך חדש ולחץ על הכרטיסייה "קובץ".

על המסך מאחורי הקלעים, לחץ על "אפשרויות" ברשימת האפשרויות בצד שמאל.

לחץ על "מתקדם" ברשימת הפריטים בצד שמאל של תיבת הדו שיח "אפשרויות Word".

בקטע "אפשרויות עריכה", לחץ על תיבת הסימון "הצג הצעות להשלמה אוטומטית", כך שיש סימן תיבה בתיבה.

עכשיו, עכשיו תוכל ללחוץ על "Enter" לאחר הקלדת חלק משם של ערך טקסט אוטומטי כדי להוסיף אותו.

כיצד לערוך את התוכן של ערך טקסט אוטומטי קיים

נניח שעברת לבית חדש ועליך לשנות את הכתובת שלך בערך האוטומטי. זה קל לעשות. כל שעליך לעשות הוא להקליד את הרשומה כפי שאתה רוצה את זה במסמך Word חדש, לבחור אותו, ולאחר מכן לגשת המשנה "AutoText" כפי שכבר דנו. בחר באפשרות "שמור בחירה ל- AutoText Gallery" בתפריט המשנה מתחת לרשומות AutoText קיימות.

הזן את אותו שם כמו הערך האוטומטי הקיים בתיבת העריכה "שם" ולחץ על "אישור".

תוצג תיבת דו-שיח לאישור. לחץ על "כן" כדי להחליף את הערך האוטומטי הקודם עם הערך החדש.

עכשיו, אתה יכול להכניס את הערך האוטומטי המעודכן למסמך Word חדש או קיים כפי שעשית בעבר.

הערה: זכור, שינוי ערך AutoText אינו משנה את התוכן של ערך זה במסמכים קיימים שכבר הכניסו אותו. התוכן המתוקן של ערך הטקסט האוטומטי משמש רק בעת הכנסת הערך בכל עת לאחר שינויו.

כיצד לערוך את המאפיינים של רישום טקסט אוטומטי קיים

בנוסף לעריכת התוכן של ערך טקסט אוטומטי, ניתן גם לשנות את המאפיינים של הערך, כגון התבנית שבה היא מאוחסנת, הקטגוריה וכן הלאה.

לשם כך, צור מסמך Word חדש או פתח מסמך קיים. לחץ על הכרטיסייה "הוספה" ולאחר מכן לחץ על הלחצן "חקור חלקים מהירים" בקטע "טקסט". בחר באפשרות "Block Blocks Organizer" בתפריט הנפתח.

תיבת הדו-שיח "Block Blocks Organizer" מופיעה. רשימה של כל "אבני בניין" מציג, מציג את "שם" של כל ואשר "גלריה", "קטגוריה", ו "תבנית" הם נמצאים. הם מופיעים בסדר אלפביתי על פי "גלריה". הערך החדש שלנו "כתובת" מופיע בראש כי זה בגלריה "AutoText". לחץ על הערך כדי לבחור אותו. תצוגה מקדימה של הערך מוצגת בצד הימני של תיבת הדו-שיח.

לאחר בחירת הערך "כתובת", לחץ על "ערוך מאפיינים" מתחת לרשימת "אבני הבניין".

אותה תיבת דו-שיח מוצגת כאשר יצרת את ערך הטקסט האוטומטי; עם זאת, עכשיו זה נקרא "שינוי בלוק בניין". אנחנו הולכים לשנות את "אופציה" כדי "הוספת תוכן פיסקה משלה, כך שהכתובת תמיד מוכנס מתחיל בשורה נפרדת, גם אם הסמן הוא בסוף שורה אחרת. לחץ על "אישור" לאחר שביצעת את השינוי.

תיבת דו-שיח לאישור מופיעה שוב, המאשרת שברצונך להחליף את ערך הטקסט האוטומטי עם הערך המתוקן. לחץ על "כן".

כיצד למחוק את הטקסט האוטומטי

אם תגלה שאתה כבר לא צריך ערך טקסט אוטומטי, אתה יכול למחוק אותו מאוסף של אבני הבניין. כדי למחוק ערך טקסט אוטומטי, פתח את תיבת הדו-שיח "Block Blocks Organizer", כמתואר בסעיף הקודם. בחר את ערך הטקסט האוטומטי שברצונך למחוק ולחץ על "מחק" מתחת לרשימה של "אבני בניין".

תיבת דו-שיח לאישור מציגה אם אתה בטוח שברצונך למחוק את גוש הבניין שנבחר, במקרה זה ערך טקסט אוטומטי. לחץ על "כן" כדי למחוק את הרשומה. תוכלו לחזור אל תיבת הדו שיח "Block Blocks Organizer". לחץ על "סגור" כדי לסגור אותו ולחזור למסמך.

נראה של- AutoText יש שיוך אחד בעת שימוש בתבנית מותאמת אישית. בדקנו הוספת רשומות טקסט אוטומטי לתבנית מותאמת אישית, אך כאשר יצרנו מסמך חדש המבוסס על תבנית זו, הערך AutoText לא היה זמין. עם זאת, כאשר יצרנו מסמך חדש המבוסס על התבנית Normal ולאחר מכן צירף את התבנית המותאמת אישית למסמך זה, הערך AutoText היה זמין. לכן, אם ברצונך לשמור רשומות טקסט אוטומטי בתבנית מותאמת אישית משלך, הקפד לצרף את התבנית למסמכים שלך לאחר יצירתם, אחרת ערכי הטקסט האוטומטי שלך לא יהיו זמינים. אם תגלה אחרת, אנא יידע אותנו בתגובות.

גרסאות ישנות יותר של Word (2003 ואילך) אפשרו לך להעתיק רשומות טקסט אוטומטי מתבנית אחת לאחרת. עם זאת, החל ב- Word 2007, פונקציונליות זו הוסרה.