כיצד לקבל הודעות דואל עבור הודעות דואל חשובות בלבד
מיקרוסופט חשבה שהם עוזרים כאשר הם מגדירים הודעות על אימייל חדש. עם זאת, מטח קבוע של הודעות יכול גם לשבש את הרכבת של המחשבה. אתה יכול לבטל את ההודעות לחלוטין, או - טוב יותר - אתה יכול להגדיר את Outlook רק להודיע לך על הודעות דוא"ל חשובות.
כיצד ליצור כלל פשוט
אם אתה צריך להגיב לאנשים מסוימים, כגון לקוחות, הבוס שלך או בני המשפחה שלך, תוכל להשתמש בכללים ב- Outlook כדי לקבל הודעות על הודעות מסוימות בלבד. כך ניתן להגדיר כלל המציג הודעות דוא"ל משולח מסוים בלבד.
הדרך הקלה ביותר להגדיר כלל זה היא למצוא דוא"ל מאדם זה. בדוגמה זו, אני אצור כלל כדי להודיע לי כאשר אני מקבל הודעת דוא"ל מהבוס שלי, כי הודעות דוא"ל מהבוס שלך תמיד חשוב, נכון? אז, הייתי לחץ לחיצה ימנית על הדוא"ל מ How-To Geek של עורך הראשי, ויטסון גורדון, ובחר "כללים" ולאחר מכן "צור כלל" מתוך התפריט המוקפץ.
בתיבת הדו-שיח 'צור כלל', בחר את התנאים שבהם ברצונך לקבל הודעות על אימייל חדש. אני רוצה לקבל הודעות מיידיות על הודעות דוא"ל שאני מקבל מ Whitson, אז אני בוחר את תיבת הסימון הראשונה.
אני גם לבחור את תיבת הסימון 'נשלח אל' ולוודא שהשם שלי נבחר מהרשימה הנפתחת, כך שאקבל התראות על הודעות דוא"ל שנשלחו מ- Whitson ישירות אלי. אם אינך רוצה לקבל הודעה על הודעות אימייל שבהן אתה מקושר או לאחד מכמה נמענים, בחר באפשרות "אני בלבד" מהרשימה הנפתחת "נשלח אל". לחץ על "אישור" לאחר שביצעת את הבחירות שלך.
תיבת הדו שיח "הצלחה" מוצגת עם אפשרות "הפעל את כלל זה כעת בהודעות שכבר נמצאות בתיקייה הנוכחית". לחץ על "אישור". אני רוצה לגלות אילו הודעות דוא"ל נמצאות בתיבת הדואר הנכנס שלי מ- Whitson, לכן אני בוחר בתיבת הסימון.
תיבת הדו-שיח "התראות דואר חדשות" תופיע ותבעה פעולה מיידית. כרגע יש לי רק אימייל אחד מ- Whitson בתיבת הדואר הנכנס שלי, כך שזה היחיד שמופיע בתיבת הדו-שיח הזו. עם זאת, אם היו יותר מיילים מ- Whitson, כולם היו מופיעים כאן. אם ברצונך להציג הודעת דוא"ל ישירות מתיבת דו-שיח זו, בחר את הודעת האימייל כדי להציג ולחץ על "פתח פריט". לחץ על "סגור" כדי לסגור את תיבת הדו-שיח.
תיבת הדו-שיח 'התראות דואר חדשות' נשארת פתוחה עד שתלחץ על 'סגור', גם כאשר תפתח הודעת דוא"ל מתיבת הדו-שיח ולאחר מכן תסגור את ההודעה.
כיצד ליצור כללים מתקדמים יותר
בעת יצירת כללים, באפשרותך לבחור מבין אפשרויות נוספות ספציפיות יותר מאשר בתיבת הדו-שיח 'צור כלל' הראשי. לשם כך, פתח את תיבת הדו-שיח 'צור כלל', כפי שתואר קודם לכן במאמר זה. לאחר מכן לחץ על "אפשרויות מתקדמות".
המסך הראשון על "אשף הכללים" תיבת הדו שיח מציג רשימה של תנאים מפורטים לבדוק. סמן את תיבות הסימון עבור התנאים שברצונך לבדוק אם יש הודעות דוא"ל. אני רוצה לקבל התראות כאשר אני מקבל הודעות דוא"ל מ- Whitson שנשלחו אלי בלבד, לכן אני בוחר בתנאים אלה.
הטקסט המתואר בקו תחתון כחול הוא הקישורים שאתה לוחץ כדי לציין את הערך (ים) שברצונך לבדוק במצב זה. לאחר שתבחר את המצב, לחץ על הקישור הכחול במצב זה בתיבה "שלב 2" כדי לערוך את הערכים.
לאחר שתבחר את התנאים שברצונך לבדוק, לחץ על "הבא".
עכשיו, בחר אפשרויות כדי לציין מה צריך לעשות עם הודעה שתקבל התואמת את התנאים שנבחרו. תוכל לעשות דברים כמו להעביר את ההודעה לתיקייה מסוימת, להעביר אותה לאנשים או יותר, להשיב באמצעות תבנית או לסמן אותה כנקראה. אני רוצה לקבל התראת שולחן עבודה כאשר אני מקבל הודעת דוא"ל מ Whitson, אז אני בוחר את האפשרות האחרונה ברשימה, "הצג התראת שולחן עבודה". לאחר שתבחר מה ברצונך לעשות עם ההודעה, לחץ על "הבא".
המסך הבא מספק אפשרויות להגדרת חריגים לכלל, כגון אם אינך מעוניין לקבל הודעה אם ההודעה היא הזמנה לפגישה או עדכון. בחר כל חריגה שברצונך להחיל על הכלל שלך ולחץ על "הבא". אני לא רוצה שום חריגים, אז אני פשוט לחץ על "הבא" כדי לדלג על המסך הזה.
המסך האחרון מאפשר לך לציין שם עבור הכלל, ולהגדיר כמה אפשרויות של כללים, כולל אחת ל"הפעל כלל זה "באופן מיידי. אם ברצונך להפעיל את הכלל באופן מיידי על הודעות שכבר נמצאות בתיבת הדואר הנכנס, בחר באפשרות "הפעל כלל זה כעת בהודעות שכבר נמצאות בתיבת הדואר הנכנס".
בדוק את תיאור הכלל תחת "שלב 3" ולחץ על "סיום" בסיום.
עכשיו, כשאני מקבל הודעת דוא"ל מ- Whitson, מופיעה התראת שולחן עבודה בשולחן העבודה של Windows. שים לב שהדבר שונה מתיבת הדו-שיח 'התראות דואר חדשות' - במקום זאת, זוהי הודעת Windows מקורית. אם אתה מעדיף סגנון זה של הודעה, יהיה עליך לעבור "אפשרויות מתקדמות" עבור כל כלל שאתה יוצר ".
כיצד לערוך את הכללים
שינוי, מחיקה או אפילו ביטול זמני של הכללים שלך הוא קל. אני רוצה לשנות את הכלל שלי כדי להציג את תיבת הדו-שיח "התראות דואר חדש" במקום "התראת שולחן עבודה". לשם כך, לחץ על הכרטיסייה "דף הבית".
לחץ על הלחצן "כללים" בקטע "העבר" ובחר באפשרות "נהל כללים והתראות" מהתפריט הנפתח.
מופיעה תיבת הדו-שיח "כללים והתראות". בכרטיסייה "כללי דואר אלקטרוני", לחץ על "שנה כלל" ובחר באפשרות "ערוך הגדרות כללים" מהתפריט הנפתח.
כפי שפורט לעיל, המסך הראשון של "אשף הכללים" מציג רשימה של תנאים שאתה יכול לבדוק על הודעות דוא"ל נכנסות. הבחירות שביצעתי כשהגדרתי לראשונה את תצוגת הכלל בחלק העליון של הרשימה ואת התיאור עם ההגדרות הנוכחיות מוצג בתיבה תחת "שלב 2". אני לא רוצה לשנות את התנאים, אז אני לוחץ על "הבא". אם ברצונך לשנות את התנאים שבכלל שלך, בצע את השינויים ולאחר מכן לחץ על "הבא".
במסך ובו רשום את הפעולות שיש לנקוט בהודעות דוא"ל נכנסות (בהתאם לתנאים), אני משבית את האפשרות "הצג התראת שולחן עבודה", שמופיעה בראש הרשימה ולאחר מכן לחץ על "הבא".
נניח שברצונך להציג את תיבת הדו-שיח 'התראות דואר חדשות' במקום שלך. גלול מטה לתחתית רשימת הפעולות ובחר "הצג הודעה ספציפית בחלון פריט התראת פריט חדש". כדי להתאים אישית את ההודעה המוצגת בתיבת הדו-שיח "התראות דואר חדשות", לחץ על הקישור "הודעה ספציפית" בתיבה שמתחת ל"צעד 2 ".
בתיבת הדו-שיח "הודעת התראה", הזן הודעה להצגת תיבת הדו-שיח "New Mail Alerts" ולחץ על "אישור".
אם ברצונך להוסיף או להסיר כל חריג, לחץ על "הבא" כדי לגשת לרשימת החריגים ולבצע את השינויים. כדי לשנות את שם הכלל או לשנות אפשרויות אחרות במסך האחרון של "אשף הכללים", לחץ שוב על "הבא" במסך החריגים. אני לא רוצה לשנות שום דבר אחר, אז אני לוחץ על "סיום" על המסך פעולות כדי לקבל את השינויים שלי ולסגור את "אשף הכללים".
אתה מוחזר לתיבת הדו-שיח "כללים והתראות". לחץ על "אישור" כדי לסגור אותו. כדי להפעיל את הכלל באופן מיידי, לחץ על "הפעל כללים כעת" בחלק העליון של הכרטיסייה "כללי דואר אלקטרוני".
בתיבת הדו-שיח "הפעל כללים כעת", בתיבה "בחר כללים להפעלה", בחר בתיבת הסימון של הכלל שברצונך להפעיל ולחץ על "הפעל כעת".
הערה: לאחר הפעלת הכלל, תיבת הדו-שיח 'הפעל הכללים כעת' אינה נסגרת באופן אוטומטי. עליך ללחוץ על "סגור" כדי לסגור אותו. תיבת הדו שיח "כללים והתראות" אינה נסגרת אוטומטית, לכן לחץ על "אישור" כדי לסגור אותה.
תיבת הדו-שיח "התראות דואר חדש" מופיעה עם ההודעה המותאמת אישית שלך בראש הדף.
התכונה 'כללים' ב- Outlook מספקת אפשרויות רבות לטיפול אוטומטי בהודעות האימייל שלך. ניתן להעביר הודעות ספציפיות לתיקיות ספציפיות, לבצע פעולות בהודעות דואר אלקטרוני עם טקסט מסוים בשורת הנושא, או אפילו למחוק הודעות באופן אוטומטי בהתבסס על תנאים מסוימים. כללי Outlook עשויים להיראות מכריע בהתחלה בגלל כל האפשרויות הזמינות. עם זאת, אם אתה יודע איך אתה רוצה לנהל הודעות דואר אלקטרוני מסוימות, זה לא כל כך קשה ליצור ולנהל את הכללים שלך.