כיצד האצלת חשבון Outlook שלך למישהו

זה נפוץ מספיק כדי לשתף את היומן שלך ב- Outlook, ובחברות רבות, כל לוחות השנה של Outlook גלויים למשרד כולו כברירת מחדל. אבל אתה יכול לתת למישהו רמה גבוהה יותר של נראות ושליטה על ידי האצלת החשבון שלך, כדי שיוכלו ליצור ולהגיב לפגישות ולדוא"ל. בואו נראה איך זה עובד.

כדי להאציל את תיבת הדואר שלך למישהו, לחץ על קובץ> הגדרות חשבון ולאחר מכן לחץ על הפקודה 'האצלת גישה'.

זה פותח את חלון הנציגים, אשר יהיה ריק בפעם הראשונה שאתה פותח את זה. לחץ על הלחצן 'הוסף' כדי להגדיר נציג.

פעולה זו פותחת את רשימת הכתובות הגלובלית (רשימת כל האנשים בחברה שלך), כך שתוכל לבחור נציג. (לא ניתן להאציל את חשבונך למישהו מחוץ לדומיין הדוא"ל שלך, כלומר אם כתובת הדוא"ל שלך היא [email protected], תוכל להאציל רק את תיבת הדואר שלך למישהו עם כתובת דוא"ל שמסתיימת "@ mycompany.com. ")

בחר את האדם שאליו אתה מאציל ולאחר מכן לחץ על "אישור" כדי לפתוח את הרשאות האצלה.

הרשאות ברירת המחדל מעניקות לעורך הנציג זכויות ללוח השנה ולרשימת המשימות שלך, אך אינן מתירות גישה אל תיבת הדואר הנכנס, אנשי הקשר או ההערות שלך. עם זאת, תוכל לשנות את הרשאת ברירת המחדל עבור כל אחת מקטגוריות אלה. האפשרויות הן:

• אף אחד: לנציג אין גישה.
• סוקר: הנציג יכול לקרוא פריטים, אך לא לערוך אותם.
• מחבר: הנציג יכול לקרוא וליצור פריטים ולשנות ולמחוק פריטים שהם יוצרים (כגון בקשות לפגישות או משימות).
• עורך: הנציג יכול לעשות כל מה שהמחבר יכול לעשות והוא יכול גם לשנות ולמחוק את הפריטים שיצרת.

אם אתה רק רוצה הנציג שלך לנהל את היומן שלך (ומשימות, אשר ניתן להקצות לאנשים אחרים), אז את הרשאות ברירת המחדל יעבוד בסדר. "הנציג מקבל עותקים של הודעות הקשורות לפגישות שנשלחו אלי" מופעלת, ולכן הנציג אינו זקוק לגישה לתיבת הדואר הנכנס שלך. בקשות מענה ותגובות נשלחות אליהם באופן אוטומטי כאשר זה מופעל.

הנציג שלך לא יראה פגישות או פגישות שיצרת וסימנת כפרטי; הם רק יראו שיש תור פרטי. אם אתה רוצה שהם יראו (וערוך) את הפגישות הפרטיות שלך, הפעל את האפשרות "נציג יכול לראות את הפריטים הפרטיים שלי".

לבסוף, מומלץ תמיד להפעיל את האפשרות "שלח הודעה באופן אוטומטי כדי להאציל את ההרשאות האלה", כך שהנציג יודע שיש להם הרשאה לגשת לתיבת הדואר שלך.

לחץ על אישור כדי לחזור ללוח 'נציגים'. שלוש האפשרויות בתחתית, שהיו אפורות לפני הוספת נציג, זמינות כעת.

בקשות ברירת המחדל של הפגישה-אופציה נשלחות אל הנציגים שלך, והעותק נשלח אליך לצורך עיון עבור רוב האנשים, אך עבור לאחת מהאפשרויות האחרות, אם תרצה.

לאחר שתלחץ על "אישור" הנציג שלך יתווסף. כעת הם יכולים להוסיף את תיבת הדואר שלך לפרופיל Outlook ולגשת לכל מה שהרשת להם לגשת.