כיצד ליצור ולהתאים אישית את התיקייה צפה ב - Outlook

אם אתה עובד במשרד, אז רוב הסיכויים שאתה מבלה הרבה זמן להתמודד עם דוא"ל, ככל הנראה ב- Microsoft Outlook. זה שווה לקחת קצת זמן כדי לקבל את Outlook להציג את המידע הדרוש לך. לקבלת דוא"ל, הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא עם תצוגות תיקייה. הנה איך הם עובדים.

מה היא להציג תיקייה?

בכל מקום שבו אתה שומר את הדוא"ל שלך ב- Outlook - בין אם הוא הדואר הנכנס, הפריטים שנשלחו, הארכיון, הפריטים שנמחקו או כל מקום אחר - היא תיקיה. כל אחת מתיקיות אלה נראית זהה כברירת מחדל, עם עמודות שמכילות מטא נתונים על הדוא"ל, כגון השולח, הנושא, התאריך והשעה שהתקבלו וכן הלאה. Outlook מקבץ את הודעות האימייל לפי תאריך (עם העדכון האחרון), מסמן הודעות שלא נקראו בטקסט כחול מודגש, ומציג הודעות שקראת בגופן שחור רגיל.

זה תצוגת תיקיית ברירת המחדל.

אבל אתה יכול לשנות את התצוגה אם אתה רוצה. אתה יכול ליצור תצוגה שונה עבור כל תיקיה, או שאתה יכול ליצור תצוגת תיקייה שאתה אוהב ולהחיל אותו על כל תיקיה. Outlook אפילו יש כמה אלטרנטיבי מובנית צפיות אתה יכול להתחיל עם.

כיצד לשנות תצוגה מובנית נוספת

ראשית, נשתנה לאחד מהתצוגות המובנות האחרות על ידי לחיצה על תצוגה> שינוי תצוגה.

תצוגת Compact היא תצוגת ברירת המחדל שכל תיקייה משתמשת בה, אך ניתן לשנות אותה לשניים האחרים:

• יחיד: פעולה זו מסירה את הקיבוץ לפי תאריך ומציגה את כל ההודעות שלך ברשימה פשוטה.
• תצוגה מקדימה: זה (קצת נגד אינטואיטיבית) מסיר את החלונית תצוגה מקדימה.

כיצד להתאים אישית את התצוגה הקיימת

באפשרותך להתאים אישית את תצוגת התיקייה הנוכחית על-ידי לחיצה על תצוגה> הגדרות תצוגה.

פעולה זו פותחת את החלון 'הגדרות תצוגה מתקדמות', שבו ניתן לשנות כל מיני דברים על התצוגה.

אנו נשנה את העמודות המוצגות ואת הגדרות המיון כדוגמה. לחץ על "עמודות" כדי לפתוח את החלון 'הצג עמודות'.

בחר "אזכור" בעמודה הימנית, לחץ על הלחצן "הסר" ולאחר מכן לחץ על "אישור".

חזרה לחלון הגדרות תצוגה מתקדמות, לחץ על הלחצן "מיון" כדי לפתוח את חלון המיון.

בתפריט הנפתח "מיון פריטים לפי", בחר "מאת" ולאחר מכן לחץ על "אישור".

עכשיו לחץ על "אישור" על הגדרות תצוגה מתקדמת. תצוגת התיקיות השתנתה כעת, כך שהעמודה "Mention" מוסתרת והתיקייה ממוינת על-ידי האדם ששלח את הדואר.

אלה הן רק שתי דוגמאות מהירות של מה שאתה יכול לעשות. ניתן להוסיף או להסיר המון עמודות שונות, קבוצות ומין הודעות בדרכים שונות, ואפילו לשנות את הגופנים והסגנונות המשמשים להצגת הודעות. לשחק עם האפשרויות השונות כדי למצוא מה עובד הכי טוב בשבילך.

החל תצוגה לתיקיות אחרות

לאחר שתתאים אישית את התצוגה, תוכל להחיל את אותה תצוגה לכל תיקייה אחרת מבלי להתאים אישית כל אחת מהן. לחץ על הצג> הצג הגדרות שוב והפעם, לחץ על "החל תצוגה נוכחית לתיקיות אחרות" הפקודה.

בחר את התיקיות שבהן ברצונך להחיל את התצוגה ולאחר מכן לחץ על "אישור".

באפשרותך לבחור כמה תיקיות (או תיקיות משנה) כרצונך.

שמור תצוגת תיקיות מותאמות אישית

תוכל גם לשמור את התצוגה המותאמת אישית שלך כתבנית, כך שתוכל להחיל אותה על תיקיות אחרות בעתיד. לחץ על הצג> הצג הגדרות שוב ובחר בפקודה "שמור תצוגה נוכחית כנקודה חדשה".

פעולה זו פותחת את החלון 'תצוגת תצוגה', שבו תוכל לתת לתצוגה שלך שם ולבחור מי יכול לראות את התצוגה. לחץ על "אישור" כאשר אתה מגדיר הכל.

אם תלחץ שוב על תצוגה> הגדרות תצוגה, Outlook יציג את התצוגה החדשה כאפשרות זמינה. לחץ על "נהל תצוגות" כדי לראות את כל התצוגות שאליהן יש לך גישה.

החלון נהל את כל התצוגות מאפשר לך להוסיף, לערוך ולמחוק תצוגות, וכן לראות את ההגדרות החלות על כל תצוגה.

יצירת תצוגה מתוך שריטה

אם ברצונך ליצור תצוגה חדשה לגמרי, לחץ על הלחצן "חדש" בחלון ניהול הכל. פעולה זו פותחת את החלון 'יצירת תצוגה חדשה'.

בחר את סוג תצוגת הבסיס שברצונך להתחיל ולחץ על הלחצן "אישור". החלון Advanced View Settings (הגדרות תצוגה מתקדמות) נפתח, ותוכל להתאים אישית את התצוגה שלך באופן הרצוי. כשתסיים, לחץ על "אישור" עד שתחזור לחלון ניהול כל התצוגות ולאחר מכן לחץ על "החל תצוגה" כדי להחיל את התצוגה על התיקיה הנוכחית.

לאחר שתיצור תצוגה מפורטת חדשה, תוכל להחיל על כל תיקיה אחרת, להתאים אותה עוד יותר, או להשתמש בה כבסיס לתצוגה חדשה אחרת.

הסר התאמות אישיות מתצוגה

אם ביצעת כמה התאמות אישיות לתצוגה הקיימת שלך, תוכל לחזור בקלות לתצוגה הקיימת בקלות. זוהי דרך טובה לנסות דברים מבלי לדאוג לבטל אותם אם השינויים לא עובדים בשבילך. לחץ על תצוגה> אפס תצוגה כדי להסיר כל התאמה אישית שלא נשמרה מהתיקיה הנוכחית.

בעזרת כלי תצוגה אלה, תוכל לבצע את התיקיות שלך בדיוק כפי שאתה רוצה, ולהתחיל לאלף את רשימת ההודעות הזורמת.