כיצד לכתוב ושלח דואל ב - Outlook 2013

Outlook הוא די נרדף לדוא"ל. לכן, מעבר לכל התכונות האחרות שלה, אתה רוצה לוודא שאתה יודע איך להשתמש בו עם דואר אלקטרוני בצורה יעילה ככל האפשר.

אנחנו כבר מכסים את ההיבטים של Outlook במשך זמן מה, וגורמים מטורפים של Office כבר מכירים את כל הדברים האלה, אבל משתמשים חדשים, כמו אלה שצריכים לדעת כיצד להשתמש ב- Outlook בהגדרת משרד, עשויים לדעת כיצד להשתמש ב- Outlook על בסיס יומי. עם זאת, מדובר ביישום דואר אלקטרוני רב-תכליתי ומבוגר שמשתמשי Windows צריכים לקבל בארגז הכלים שלהם.

מכיוון שיש כל כך הרבה מה ללמוד, יש לנו מעט זמן להפסיד, אז בואו נתחיל מיד עם איך לחבר ולשלוח הודעות, כמו גם פירוט של כל האפשרויות שאתה יכול לצבוט כדי להפוך את Outlook לחוויה שימושית ומהנה יותר.

חיבור מהיר ושליחת הודעה

אם אתה רוצה או צריך להבין את היסודות של Outlook, כתבנו מדריך למתחילים שימושי אליו. מומלץ לקרוא אותו אם Outlook הוא חדש לגמרי עבורך.

אחרת, מתיבת הדואר הנכנס של Outlook, באפשרותך ללחוץ על הלחצן "דוא"ל חדש" או להשתמש ב- "CTRL + N".

חלון ההודעה החדש שנוצר צריך להיות די פשוט. אם השתמשת פעם ב- Microsoft Word או בתוכנת עריכת טקסט דומה, תכונת טקסט בסיסי תיראה ללא ספק מוכרת לך.

בשלב זה, עליך לציין את מי אתה שולח את ההודעה שלך, כתוב את ההודעה שלך ולחץ על הלחצן "שלח". זה הכל טוב וטוב אם אתה רק לחבר הודעה חד פעמי ואז אתה מסיים עם זה, אבל יש לזה יותר מזה.

A רענון

כאשר אתה מחבר הודעת דוא"ל חדשה, הדבר הראשון שתעשה הוא להזין את הנמען או את הנמענים. אתה יכול לעשות זאת פשוט על ידי הקלדת כתובת הדוא"ל שלהם (או) אתה יכול ללחוץ על "אל ..." ולבחור שמות מתוך פנקס הכתובות שלך.

זכור, אם ברצונך לבחור במהירות שתי כתובות או יותר בו-זמנית, הקש CTRL ולחץ על כל שם שברצונך לבחור, ולאחר מכן בחר את אפשרויות הפנייה שלך: אל ו- Cc (או עותק מוסתר). כאשר בחרת את כל הנמענים שלך, לחץ על "אישור".

אם אין לך כבר פנקס כתובות, יש לנו אותך מכוסה. תוכל לייבא את אנשי הקשר שלך ל- Outlook מתוך Gmail או שירות דואר אלקטרוני דומה.

שינוי כתובת המענה

נניח שיש לך יותר מחשבון דוא"ל אחד המשויך ל- Outlook. כיצד אתה שולח דוא"ל מחשבונות אחרים שלך?

תוכלו להבחין כי על כפתור "מאת" יש חץ קטן. לחץ על הלחצן הזה, ותראה את החשבונות האחרים שלך ברשימה נפתחת, כדי שתוכל לבחור חשבון דוא"ל נוסף.

לחלופין, תוכל להשתמש בחשבון דוא"ל שאינו משויך ל- Outlook, כגון אם אתה משתמש במחשב של מישהו אחר או שאתה משתמש במחשב שלך בעבודה וברצונך לנתב תשובות לחשבון האישי שלך.

אם אתה עושה את זה, לשמור על כמה דברים בראש. ראשית, כל הודעה שתשלח יועתקו לתיקיית דואר שנשלח, לכן אל תשלח שום דבר אישי, אלא אם אתה מתכוון למחוק אותו ולרוקן את האשפה. כמו כן, אם אתה שולח הודעה מהעבודה שלך, הם כנראה לאחסן אותו בשרת הדואר שלהם.

חתימות ונייחים

ייתכן שאתה כבר מכיר את הרעיון של חתימות, או שאתה יכול אפילו להשתמש בהם בעצמך. ביסודו של דבר, חתימות הן סיביות מורכבות מראש של טקסט שאתה יכול לצרף לכל הודעה. זה יכול להיות פרטי הקשר שלך, מידע חיוני על מוצר או אירוע שאתה מקדם, או פשוט ציטוט עמוק אתה באמת אוהב.

בדוגמה זו, אנחנו הולכים לצרף חתימה המפרטת תוכניות חופשה עתידיות. אנו נוסיף את החתימה הזו לכל הודעות האימייל שמקורן בחשבון העבודה שלנו, אך לא לתשובות ולאחריות.

מכאן ואילך, עד שתסיר את החתימה באמצעות הגדרות אלה, אזהרת החופשה שלך תופיע בכל פעם שאתה יוצר הודעת דוא"ל חדשה.

נייחים?

חתימות קל מספיק כדי להבין אבל מה עם נייחים? כל עוד זה שם, בואו נמשיך לדבר על זה. כמו עם חתימות, אתה כנראה ראית דוא"ל נייח בצורה זו או אחרת, אבל בעצם זה עובד ככה: מאז שאתה שולח דואר אלקטרוני כמו HTML, נייח פשוט מאפשר לך להקצות רקע, סגנונות גופנים שונים וצבע שלך הודעות.

אתה רואה כאן איך זה עובד. בחרנו את הנושא "דובים" מהרשימה, אשר נותן לנו רקע עם דובי דובי מעטר אותו.

כמובן, אם אתה בעבודה, ייתכן שתרצה להימנע מהודעות עם דובים דובי כזה אבל אם אתה רוצה את ההודעות שלך באמת להתבלט, אז אתה יכול להשתמש בתכונה נייחת כדי ליצור כמה תוצאות ממש אטרקטיבי.

מענה והעברה של הודעות

מענה והעברה של הודעות הוא פשוט ואתה בטח כבר שם לב כלי התגובה על רצועת הכלים.

אתה רואה את התשובה, לענות על כל (להשתמש בזהירות), ואת אפשרויות קדימה, אשר די מובן מאליו, אבל מה של אפשרויות אחרות?

אם תלחץ על "פגישה", תוכל לבקש פגישה בעת מענה; לבדוק את כל האפשרויות שאתה מקבל כאשר אתה עושה את זה.

אנחנו הולכים לכסות מפגשים בפירוט רב יותר במאמר הקרובה שבו נדון בכוחות היומן של Outlook.

הגדרת אפשרויות מענה והעברה

בואו לפתוח את התשובה ואת אפשרויות קדימה עבור מבט מהיר. ישנן מספר דרכים שבהן תוכל לשנות את המראה של הודעות מקוריות בעת מענה או העברה, או אם הוא נכלל כקובץ מצורף, או לא כלל.

ניתן גם להגדיר את אופן התגובה והעברה פתוחה, והאם ההערות שלך מקודמות עם השם שלך.

שאר אפשרויות הדואר של Outlook

יש הרבה דברים אחרים שמתרחשים באפשרויות דואר, אז לפני שאנחנו עוזבים אותך היום, אנחנו רוצים להקדיש זמן מה לדבר עליהם.

הנה כמה דברים בסיסיים כמו אפשרויות העורך כדי לשנות את האופן שבו אתה כותב הודעות, איות ו אפשרויות תיקון אוטומטי, ואפשרויות חתימה נייח, אשר כבר נגענו.

רבים מאפשרויות אלה נפתחים לתתי-אפשרויות לדוגמה, אם תלחץ על "אפשרויות עריכה ...", אתה עומד לגלות מגוון שלם של תיבות סימון נוספות (מחולקות לשתי קטגוריות, הגהה ומתקדם) כדי לעבור דרך.

גלילה למטה, ישנן אפשרויות להגשת הודעה כדי לבחור כיצד Outlook מתריע כאשר ההודעות מגיעות לתיבת הדואר הנכנס.

וכן כיצד Outlook מסמן פריטים כנקראו בעת שימוש בחלונית הקריאה.

באפשרותך לקבוע באיזו תדירות ההודעות נשמרות באופן אוטומטי, היכן הן נשמרות וכן הלאה.

כאשר אתה שולח הודעות מה קורה? עם "שלח הודעות" אפשרויות, בחר ברירת המחדל החשיבות ורמות רגישות, בדיקת שם אוטומטי, ועוד כמה זעירים אבל זעירים שונה tweaks אתה יכול לעשות את חוויית המשתמש שלך.

אם אתה מעוניין במעקב אחר הודעות, יש דרכים לבצע התאמות גם כן. לדוגמה, כאן תוכל להפעיל אישורי קריאה, אשר שולחים לך הודעה בכל פעם שמישהו קורא את הדוא"ל שלך.

לבסוף, אנו מוצאים כמה אפשרויות לשנות את פורמט ההודעות שלך, אשר סביר להניח שאתה לא משתמש.

האפשרויות האחרות כוללות כמה תכונות שימושיות, כגון הצגת אפשרויות הדבקה (אולי מעצבן) והאם להציג קישורים קודמים וקודמים בכותרות של הודעות בעת קריאת מספר הודעות בתיבת הדואר הנכנס שלך (כנראה שימושי).

יש גם אפשרויות להגדיר את אופן ביצוע התוכנית ניקוי השיחה, אבל אנחנו יכסה את זה ואת ההיבטים האחרים של ניהול דואר Outlook במאמר הקרובה.

אימייל הוא חלק אינטגרלי של Outlook, אין פלא שיש הרבה דרכים להגדיר אותו. למותר לציין, כפי שאתה לומד להשתמש ב- Outlook, תמצא את עצמך חוזר לאפשרויות מדי פעם כדי לשנות היבטים מסוימים של איך הדואר האלקטרוני מעוצב ומתנהג.

לא סיימנו לחקור את Outlook, עדיין יש לנו הרבה מה להראות לך, כגון הדרכים שבהן תטפל בשליחה וקבלה של קבצים מצורפים, לוח שנה, משימות ועוד. לעת עתה, ברצוננו לשמוע ממך יותר, לכן הקדש רגע כדי לשלוח לנו הערה מהירה בפורום הדיונים שלנו.