גזור אחורה בזמן שנשלח וקבלה דואל

צילום על ידי H הוא הבית

דוא"ל יכול להפוך את התקשורת לקלה יותר, אבל זה גם יכול לנקז את הזמן שלך. למד כיצד לעבד דוא"ל נכנס ולכתוב דוא"ל יוצא כדי לחסוך זמן.

על פי סקר משנת 2005, ראיונות עובדים גילו כי זמן מבוזבז על דואר אלקטרוני גרמה הארגון עם 10,000 עובדים לאבד משוער 152,000,000 $ בשכר בשנה.

דוא"ל ברור יש downsides שלה. הודעות דוא"ל לא ברורות מפריעות לעובדים ממשימות חשובות הקשורות לעבודה, ערוצי תקשורת בענן, ולעתים קרובות יוצרות עבודה נוספת. הימנע את החסרונות של הדוא"ל על ידי ביצוע ההצעות הבאות.

איך דוא"ל נכנס יכול לבזבז את הזמן שלך

צילום: דבורטיג 'ר

ישנם סוגים רבים של הודעות דואר אלקטרוני שיכולים לבזבז את הזמן שלך. אלה ש:

יכול להיות מנותק מתוך הודעות מרובות מרוכז לתוך אחד מקיף
אל תתייחס ישירות אליך
האם מתייחסים אליך אבל לא באופן ישיר, אשר משאיר אותך בטוח איך או אם אתה צריך להגיב (ואוכלת את הזמן)
אל תכוון אותך לנקוט פעולה כלשהי (שאינה יעילה)
להסיח את הדעת ו / או לעודד אותך לבזבז זמן באינטרנט
לא מתאים לדוא"ל, ולהבין יותר באמצעות ערוץ תקשורת דינמי, כגון פגישה עסקית או פורמט כלשהו שמתאים יותר לתוכן (כמו מסמך עצמאי העומד בפני עצמו)

כיצד לעבד דוא"ל נכנס ביעילות

כדי לקרוא ולעבד הודעות דוא"ל ביעילות, אתה צריך להתמקד בשני דברים - להבין את המסר של הדוא"ל (או חוסר) ולהחליט על מה לנקוט פעולה בתגובה.

שלב 1: להבין את ההודעה (או חוסר)

בכל פעם שאתה קורא דוא"ל חדש, לקחת קצת זמן ככל האפשר כדי להבין:

בין אם הדובר פונה אליך ישירות או בעקיפין
אם הדובר אמר לך מה הם מצפים ממך
בין אם זה נעשה בצורה ברורה
אם המסר הכולל רלוונטי לך
אם המסר הכללי נראה מתאים, בהתחשב בהקשר של הקשר שלך עם השולח (או חוסר, אם הם מנסים ליזום קשרים עסקיים למשל)

זה יעזור לך לוודא מה המסר של הדוא"ל, וכיצד אתה רוצה להגיב. כלומר, אם אתה מתכוון להגיב מלכתחילה.

חשוב במיוחד לציין אם הדובר עושה אחד או יותר דברים שיכולים לפתות אותך לבזבז זמן יקר, כגון:

לא ברור מה הם מנסים להגיד
שימוש בשפה בלשון מבלבלת או בלשון נקייה כדי להימנע מלדבר במונחים קונקרטיים (למשל "אני חושב שאנחנו צריכים לקבל לב אל בשלב כלשהו" לעומת "האם אתה יכול להתקשר אלי השבוע כדי שנוכל לדבר בטלפון על משהו חשוב? ")
רמבלין או הולך הנושא
כולל מידע שאינו עסקיך, לא הולם, פוגע או לא ברור
Cc או bcc'ing לך על הודעות שאינן רלוונטיות לך
חוזר על אותה הודעה באמצעות הודעות דוא"ל שונות, או חוזר על מה שכבר היה מכוסה בתקשורת הקודמת מלבד דוא"ל
כותבים על משהו שכבר דנו בו ופתרו אותו - בצורה שכחה או רשלנית

במצבים אלה של מצבים, להיות זהיר במיוחד כדי להגיב בצורה יעילה ממזער כמה זמן אתה מבלה על התקשורת. כי זה קל לתת את תרחישים דוא"ל מעורפל לעיל לנקז את הזמן שלך.

שלב 2: להחליט על מה לנקוט פעולה

אחרי שאתה יודע מה המסר הוא על, להבין את הדרך היעילה ביותר להגיב. הנה כמה תגובות אופייניות:

העברת השיחה לאמצעי תקשורת טוב יותר, כגון שיחות טלפון ושיחות ועידה
בתגובה לשאלה חוזרת הנשאלת על ידי מספר אנשים - לא באמצעות דוא"ל - אלא באמצעות אמצעי מידע עשיר יותר שניתן לשתף, כגון מסמך Google Docs
לא להגיב להודעות שאינן מבהירות מה הדובר מצפה ממך (גם אם הוא מרגיש קצת לא מנומס)
בהתייחסו להודעות לא ברורות עם שאלות קונקרטיות ישירות וקצרות, כגון "מתי אתה רוצה שהדו"ח יושלם על ידי?" או "איך אתה רוצה שאני לתרום לפרויקט הזה?"
להרים את הטלפון ולקרוא לאדם בכל פעם דרמה או התמוטטות תקשורת מתחיל להתרחש - ציור זה באמצעות הדוא"ל ייקח רק זמן רב יותר עשוי להגביר את הסכסוך

שלב 3: קבל חזרה על משימה

והכי חשוב, לאחר שתגיב לדוא"ל (אשר עשוי לכלול לא להגיב במקום למחוק את ההודעה), אתה צריך לחזור על המשימה. עבור לדוא"ל הבא הממתין בתיבת הדואר הנכנס שלך, או העבר הילוכים וחזור לעבוד בפועל במקום להגיב לבקשות של אנשים אחרים.

איך שליחת דוא"ל יכול לבזבז את הזמן שלך

צילום: אדיקוס

בנוסף, ישנם סוגים רבים של הודעת דוא"ל אתה שולח זה יכול לבזבז את הזמן שלך. אלה ש:

הם מחורצים ללא צורך למספר הודעות, שכל אחד מהם לוקח זמן ומחשבה להתאים, במקום אחד מקיף
אין להתייחס ישירות אל המקבל, וזה בזבוז של מאמץ מצידך
הם לא ברורים מספיק, ולמשוך לתוך שיחות דוא"ל ארוכות ו / או אי הבנות, או שום פעולה יצרנית בכלל (כלומר, תצטרך להשקיע את הזמן להתחיל את השיחה שוב מאוחר יותר)
אל תכוון את הנמען לבצע פעולה כלשהי, שאינה יעילה
להסיח ולעודד את הנמען לבזבז זמן באינטרנט - כלומר, זה מעודד אותו אתה
אינם מתאימים לפורמט האימייל, אך מתקשרים טוב יותר באמצעות שיחה בזמן אמת או באמצעות מסמך הדרכה או מידע עשיר כגון מאמר ידני, בלוג, דף שאלות נפוצות, דוח חברה או מצגת PowerPoint

כיצד לשלוח דוא"ל ביעילות

כדי לכתוב הודעות דוא"ל שלא מבזבזות את זמנך בטווח הארוך (שלא לדבר על הזמן של הנמען שלך), עליך להתמקד בחמישה דברים: העברת מסר ברור, בקשת הנמען לבצע פעולות, באמצעות מבנה טוב, עריכה לפני שאתה מכה לשלוח, ועוקב ביעילות.

שלב 1: קבל ברור על ההודעה שלך

לפני שאתה אפילו טיוטת דוא"ל, אתה צריך לקבל ברור על ההודעה. לקבוע:

מה אתה רוצה לתקשר
למה אתה רוצה לתקשר את זה
באיזו פעולה ברצונך שהנמען ייקח
איך אתה יכול לשכנע אותם ביותר לנקוט פעולה כזו

הנה כמה סיבות נפוצות לשליחת דוא"ל:

להזכיר למישהו מועד אחרון
כדי לתת למישהו הוראות בכתב על משימה
לשאול שאלה מהירה כי ניתן לענות כראוי באמצעות כתיבה
כדי לענות על שאלה מהירה כי ניתן לענות כראוי באמצעות כתיבה
כדי להעביר מידע רגיש בזמן
כדי להציע תאריכים זמינים לתזמון פגישה
כדי לעקוב אחרי פגישה ולהראות הערכה

בכל הדוגמאות האלה, למעט האחרון, אתה רוצה שהנמען ינקוט פעולה כלשהי (גם אם זה רק משיב לך).

לפעמים הפעולה לא נראית כמו פעולה. אולי אתה רוצה:

לעבור לאורך עצה עבור עמית לעבודה שלך
תן לחברים שלך לדעת שאתה נחת בבטחה ליעד הנסיעה שלך
תן עדכון קצר על איך אתה עושה לעבר היעד החדש שלך וכיצד ניתן להגיע אליך בשבועות הקרובים

בכל אחד מהמצבים האלה, אינך אומר לנמען שלך לנקוט פעולה מסוימת. עם זאת, משתמע כי הם לא צפויים לנקוט פעולה כלשהי, כל עוד אתה נותן את הדוא"ל סגירת נאותה, או לפחות על ידי חתימת שמך. הם מבינים כי התקשורת יכולה בקלות להסתיים עם הדוא"ל שלך; כי הם לא צריכים להגיב.

שלב 2: בקשת הנמען שלך לקחת צעדים

כדי לכתוב הודעות דוא"ל יעיל לחסוך לך זמן, אתה צריך לעשות אותם לפעולה. ואתה צריך לוודא כי הנמען שלך ברור על מה הפעולה הצפויה מהם.

אם אתה לא מכוון את זה, אבל הם מנסים לפרט את סיפור החיים שלך או להסביר למה אתה מחזיקה את הדגם הבא iPhone במקום לקבל את אחד האחרונים, אתה יכול לשכוח על שמירת זמן כי כתיבה עט עט לוקח הרבה מחשבה וזמן.

התמקד בדברים הבאים בעת הפיכת האימייל לפעיל:

הגדרת מועדים
מתאר תוכניות חירום
הצעת אפשרויות אפשריות עבור מהלך הפעולה הבא (למשל, פעמים שבהן אתה זמין לפגישה אישית, מיקומים שבהם אתה עומד להיפגש)
מתן חוות דעת כאשר הם מתבקשים
ביצוע בקשה המתאימה לכתיבה והוא למעשה נוח יותר כי באמצעות מצב אחר של תקשורת
מתן סט של הוראות למשימה שהנמען הסכים לבצע

להיות פרואקטיבית ואסרטיבית כאשר outlining צעדים לפעולה. הימנע לשאול שאלות פתוחות, אלא אם כן אין אפשרות אחרת. בגלל שאלות פתוחות הם ההפך של תוכן לפעולה.

הנה כמה דוגמאות:

במקום לבקש מהנמען שלך לתת לך את לוח הזמנים שלו (ובזבוז של הודעת דוא"ל בתהליך) - התחל על ידי שליחת זמני הפגישה שלך.
במקום לשאול את הנמען מה הם חושבים על החלטה עסקית מסוימת, המתווה את ההחלטה הפוטנציאלית ולבקש לבנות משוב; ככה הם לא יצטרכו לבוא עם משהו משלהם יהיה במקום יש משהו לעבוד איתו

אתה שומר על דואר אלקטרוני לפעולה על ידי מתן הנחיות ברורות לקורא ושמירה על התוכן בתוקף ולא פתוח.

והכי חשוב, אתה צריך לוודא כי כל פעולה אתה מצפה מן הקורא שלך הוא בבירור מתקשר. אל תניח שהם יודעים שאתה רוצה להקים פגישה השבוע רק להציע את הזמנים הזמינים. אל תניחו שהם יודעים איזו משימת עבודה חלה עליהם. המדינה את זה במפורש בחביבות לתת להם לדעת מה אתה רוצה שהם יעשו.

שלב 3: יצירת מבנה טוב

אחד יש לך את ההודעה שלך מוגדר בבירור ואתה עשית את זה actionable, הגיע הזמן לארגן את זה בצורה כזו להעביר את בהירות ואת בקשות לפעולה שלך.

פסקאות: הכלל הבא הוא לשמור על פסקאות תחת חמישה משפטים. זה לא רק קשה להתמקד פסקאות ארוכות בזמן הקריאה באינטרנט, אבל פסקאות clunky לתת הזדמנות המקבל לאבד להתמקד ואולי להחמיץ את הנקודות החשובות ביותר. זה ואז מוביל תגובות מרושל או מיותר, אשר עננים את ערוץ התקשורת.

משפטים: השתמש בקול הפעיל בעת כתיבת משפטים. שמור משפטים קצרים עד לנקודה. הימנע הולך על משיקים או שלא לצורך להסביר את ההיגיון או רגשות על דברים. במקום זאת, היצמד לעובדות ומה הפעולה שאתה מבקש שהנמען ייקח.

מילים: נסו לא להשתמש במילים גדולות או בסלנג, אלא אם כן אתם יודעים שהקהל שלכם יבין אותם. הימנע בדיחות והפניות תרבותיות שעשויות להיות מוטעות, משום שכל דבר שניתן בקלות לפרש בצורה לא נכונה הוא מכשול פוטנציאלי לתקשורת יעילה.

הימנע מילים נוספות וביטויים מתאימים. "בהתחשב במצב הנוכחי שבו זה קורה כרגע, אני חושב שזה יכול להיות חכם ..." היא הצהרה כי לא רק מבזבז מילים וזמן, אבל distracts מן המסר האמיתי. במקום זאת, רק המדינה ההמלצה שלך ללא צורך להעפיל אותו.

דוגמה נוספת: "תהיתי אם אוכל לשאול אותך ..." גזור את הביטוי הזה ופשוט שאל את השאלה. זה גם יגביר את הביטחון העצמי שלך, כי אתה לא תת הכרתי לבקש רשות לתקשר מראש.

פיסוק: שמור על סימני פיסוק פשוטים. מילים וביטויים מתאימים יעילים רק כאשר נעשה שימוש כדי ליצור באדיבות עם תחילת התקשורת עם מישהו שאתה רוצה להיות עסק או יחסים אישיים עם. במקרים כאלה, אתה לא בהכרח רוצה להיות הקרובה, אבל להשתמש כמה משפטים מנומס כדי להראות כבוד לזמנם.

מזעור השימוש בפסיקים - באופן טבעי זה עוזר לך לשמור על משפטים קצרים. הימנע מדבר עצלן בהשראת טקסט, עם שימוש יתר של נקודה נקודה dot של פסיקים רצופים. במקום זאת, לפרק את המשפטים שלך עם אנגלית נכונה לנצל התכווצויות כאשר זה הגיוני, כי הם עושים את זרימת הקריאה טוב יותר.

בנוסף, שקול לנקב רשימות עם קליעים, ולהשתמש בשורה של מקפים כדי לפרק קטעים מרכזיים (שעשויים לכלול פסקאות אחת או יותר).

נקודות קליעים והפסקות מקטעיות משפרות את יכולת הקריאה באינטרנט, וכן מסייעות לך לארגן את המסר שלך בצורה ברורה יותר.

שלב 4: ערוך לפני השליחה

לפני שתשלח דוא"ל, קח 1-2 דקות כדי לקרוא אותו בקול רם. זה יעזור לך לתפוס טעויות או לשים לב חלקים מביכים כי אתה לא בדרך כלל אומר אדם. הסר את המילים הנוספות ופשוט פיסוק. תבליט רשימות ולחתוך את הפסקאות שלך.

כאשר אתה יכול לענות על השאלות הבאות עם "כן", אז אתה מוכן להכות "שלח":

האם ההודעה ברורה?
האם הציפיות ניתנות לפעולה ומוצגות בבירור?
האם הנמען שלי יוכל לקבל בהצלחה את ההודעה שלי? הצלחה פירושו שהם יודעים מה התגובה צפויה מהם.
אם התפקידים בוטלו, האם אוכל לקבל הודעה זו בהצלחה?

שלב 5: מעקב יעיל

בנוסף, להיות פרואקטיבית במעקב אחר הודעות הדוא"ל שלך. אם מישהו לא מגיב לבקשה ישירה, אל תבזבז זמן תוהה מה קרה. במקום זאת, שלח הודעת דוא"ל מנומסת אך ישירה למעקב כדי לבדוק אותם. החל את העקרונות המפורטים לעיל. ואל תבזבז יותר מדי זמן בניסיון לקבל תגובה; אם הנמען אינו מתקשר איתך, יודע מתי לעבור או להתקרב אליהם במקום זאת.

השתמש בדוא"ל כדי לחסוך זמן

דוא"ל יכול לחסוך לך הרבה זמן אם אתה יודע איך להשתמש בו ביעילות. וזה הולך גם לשלוח ולקבל הודעות.

אימייל משמש בצורה הטובה ביותר כדי לספק הודעות ניתנות לפעולה, כי הם מועברים כראוי באמצעות כתיבה. אם אתה מנצל את היתרונות של דוא"ל ולמנוע את מלוא הזמן מבזבז את מלכודות, הוא משמש כלי רב עוצמה.