יצירת מסמך בסיס ב - Word 2010 מתוך מסמכים מרובים
האם אתה יוצר מסמכים ארוכים מאוד ב- Word? אם כן, אתה כנראה יודע כי Word לא תמיד לשחק טוב עם אותם. זה בדרך כלל חכם יותר לפצל מסמכים ארוכים שלך לתוך קבצי Word מרובים.
אבל, אז, איך אתה לוודא את הדפים ממוספרים כראוי בקלות ליצור תוכן עניינים אינדקס עבור המסמך כולו? זה המקום שבו תכונת מסמך המאסטר של Word יכולה לעזור. זה מאפשר לך לשלב קבצי Word מרובים לקובץ Word יחיד.
מסמך מאסטר הוא קובץ Word המכיל קישורים לקבוצה של קובצי Word נפרדים אחרים, הנקראים תת-מסמכים. התוכן של תת המסמכים אינו מוכנס למסמך הראשי. מסמך האב מכיל רק קישורים לתתי-המסמכים. זה מאפשר לך לערוך את תת המסמכים בנפרד. כל השינויים שבוצעו בתת-המסמכים משולבים באופן אוטומטי במסמך הראשי. אם יש מספר אנשים שעובדים על מסמך יחיד, מסמך מאסטר מאפשר לך לשלוח חלקים שונים של המסמך לאנשים שונים כדי לעבוד עליהם.
במאמר זה, אנו מראים לך את היסודות של יצירת מסמך הורים ותתי מסמכים מאפס, ויצירת מסמך מאסטר מתיקיות קיימות. כמו כן, אנו מראים לך כיצד להוסיף בקלות תוכן עניינים לתחילת המסמך הראשי.
יצירת מסמך מאסטר מ - Scratch
אם אתה מתחיל מסמך מאסטר טרי ללא תיקי משנה קיימים, באפשרותך ליצור אחד מאפס. לשם כך, צור מסמך Word ריק חדש ושמור אותו, המציין בשם הקובץ שהוא מסמך בסיס.
לאחר שתשמור את קובץ מסמך המאסטר שלך, לחץ על הכרטיסייה תצוגה ולחץ על מתאר בקטע תצוגות מסמך בכרטיסייה.
התחל להזין את הכותרות עבור המסמך שלך בצורת מתאר, באמצעות הרשימה הנפתחת של סגנונות רמה והחצים הימניים והימניים היקפיים בקטע 'קווי מתאר' של הכרטיסייה 'שכבת על' כדי לשנות את רמות הכותרות שלך.
כאשר הזנת את כל הכותרות הרצויות, לחץ על הצג מסמך במקטע מסמך ראשי בכרטיסייה 'סיווג'.
אפשרויות נוספות יהיו זמינות בקטע 'מסמך מאסטר' בכרטיסייה 'תווית'. בחר את המתאר כולו במסמך ולחץ על יצירה.
לחיצה על 'צור' תכלול כל מסמך בתיבה משלו. שמור שוב את קובץ המסמך הראשי בנקודה זו.
כל תיבה במסמך האב הופכת לקובץ נפרד, כפי שמוצג להלן. שם הכותרת הראשונה בכל תיבה במסמך הראשי משמש בשם הקובץ עבור כל קובץ תת-קובץ.
כדי לחזור לתצוגה הקודמת, כגון Print Layout (פריסת הדפסה), לחץ על Close Outline View (סגור בתצוגה) בחלק Close (סגור) בכרטיסייה Outlining.
כדי להוסיף תוכן עניינים למסמך הראשי, הניחו את הסמן בתחילת המסמך ולחצו על הכרטיסייה 'הפניות'. לחץ על הלחצן הנפתח 'תוכן עניינים' שבקטע תוכן עניינים. בחר באחת מהאפשרויות 'טבלה אוטומטית' כדי להוסיף תוכן עניינים שנוצר באופן אוטומטי בנקודת ההכנסה.
כדי לראות את מעברי הסעיפים שהוכנסו על-ידי Word כאשר יצרת את תת-המסמכים, לחץ על הכרטיסייה דף הבית ולחץ על הלחצן סמל פסקה בקטע 'פסקה'.
Word מציג את מעברי הסעיפים ואת הסוגים שהם.
הערה: בעת יצירת מסמך בסיס מאפס, Word מוסיף מעבר מקטע רציף לפני ואחרי כל תת-מסמך שתיצור. פירוש הדבר שאין הפסקות דפים במסמך. אתה יכול בקלות לשנות את סוג כל הפסקה קטע.
התמונה הבאה מציגה כיצד המסמך שלך נראה במצב מתאר עם תתי המסמכים שמתרחבים.
יצירת מסמך ראשי באמצעות קבצי Word קיימים
אם יש לך כמה מסמכים קיימים שברצונך לכלול במסמך מאסטר, באפשרותך ליצור קובץ מסמך מאסטר חדש ולהכניס את המסמכים הקיימים כתת-מסמכים. כדי לעשות זאת, ליצור מסמך Word חדש, ריק ולשמור אותו כמו שהזכרנו קודם לכן בעת יצירת מסמך מאסטר מאפס.
לחץ על הכרטיסייה תצוגה ולאחר מכן לחץ על מתאר בקטע תצוגות מסמך. הכרטיסייה Outlining הופכת לזמינה ו פעילה. לחץ על הצג מסמך בקטע מסמך מאסטר כדי להפעיל אפשרויות נוספות. כדי להוסיף תת-מסמך למסמך הראשי, לחץ על הוספה.
בתיבת הדו-שיח Insert SubDocument, נווט אל המיקום של המסמכים שברצונך להוסיף. בחר את הקובץ הראשון ולחץ על פתח.
הערה: ייתכן שיהיה קל יותר אם תאחסן את קובצי תת-התיקייה באותה ספריה שבה אתה משתמש בקובץ המסמכים הראשי שלך.
אם מופיעה תיבת הדו-שיח הבאה, שתספר לך על סגנון שקיים בתת-המסמך ובמסמך הראשי, לחץ על הלחצן כן לכול. פעולה זו שומרת על כל הסגנונות בתת-המסמך בהתאם לסגנונות במסמך הראשי.
חזור על השלבים להוספת תת-מסמכים עבור כל אחד מהמסמכים שברצונך לכלול במסמך הראשי. לאחר שתסיים, תוכל לכווץ את תת המסמכים, אם תרצה בכך. לשם כך, לחץ על כווץ תת-מסמכים במקטע מסמך מאסטר בכרטיסייה 'סיווג'.
עליך לשמור את המסמך כדי לכווץ את תת המסמכים, כך שתופיע תיבת הדו-שיח הבאה אם לא עשית זאת. לחץ על אישור כדי לשמור את המסמך.
שים לב כי הנתיב המלא לכל אחד מקובצי המשנה שלך מוצג בכל תיבה תת-מסמך. לפתיחת תת-מסמך לעריכה ניתן ללחוץ פעמיים על סמל המסמך בפינה השמאלית העליונה של תיבת התיעוד, או Ctrl + לחיצה על הקישור לקובץ.
הערה: כאשר אתה מייבא קובצי Word קיימים לקובץ מסמך מאסטר, Word מוסיף קטע מקטע דף הבא לפני ואחרי הפסקה רצופה לאחר כל תת-מסמך. שוב, אתה יכול בקלות לשנות את סוג של כל קטע הפסקה, במידת הצורך.
כדי להציג את מסמך האב בתצוגה שאינה בתצוגת חלוקה לרמות, לחץ על הכרטיסייה תצוגה ולחץ על הדפס פריסה או על סוג תצוגה אחר בקטע 'תצוגות מסמך'.
ניתן להוסיף תוכן עניינים באותו אופן שהזכרנו לעיל בעת יצירת מסמך ראשי ותתי-מסמכים מאפס.
לאחר שתכלול את כל התתי-מסמכים במסמך הראשי, תוכל להוסיף או לערוך כותרות עליונות ותחתונות, ליצור את תוכן העניינים (כפי שהארנו), ליצור אינדקס ולעבוד על חלקים אחרים של המסמך המשותפים לכלל מסמך.
עבור שתי השיטות הנדונות במאמר זה ליצירת מסמכי אב, בעת עריכת מסמך הכלול במסמך בסיס, התוכן עבור מסמך משנה זה מתעדכן במסמך הראשי.
מסמכי אב בגירסאות קודמות של Word השחיתו לפעמים את המסמכים. ייתכן שתיתקל בבעיה זו ב- Word 2010. עיין באתר Microsoft Answers לקבלת מידע נוסף.
