קוד צבע Outlook עבור ניהול קל יותר

ארגון מעקב אחר הודעות דוא"ל רבות במשרד כל יום יכול להיות עבודה בפני עצמה. היום אנו נסתכל על שימוש בקודי צבע כדי להקל על זיהוי נושאים הודעות ומי שולח אותם.

תכונה זו כבר זמין ב- Office 2007 מההתחלה אבל אנחנו אף פעם לא כיסנו את זה עדיין, וזה היה משהו שאני overlooked. לאחר ששיחק עם זה במשך זמן מה עם זאת, מצאתי כי היא דרך טובה לנהל את המוני של הודעות דוא"ל אני מקבל כל יום. כאן נעבור באמצעות צביעה של אנשי קשר ששולחים הודעות כך שקל יותר לזהות אותם. גם סיווג הנושא לתוך קבוצות צבע שונות נראה לעזור לשמור על דבר ישר.

משדרי קוד צבע

פתח את Outlook ולחץ כדי לסמן את ההודעה שברצונך לצבוע.

עבור אל כלים ולאחר מכן ארגן.

דרכים לארגן את תיבת הדואר הנכנס נפתחת וברצונכם ללחוץ על שימוש בצבעים. כעת באפשרותך לבחור את הצבע שברצונך לשייך לאיש קשר זה. אתה יכול גם לבחור צבע מסוים עבור הודעות שנשלחו רק לך, אשר שימושי לשימוש כדרך להבחין בין קבוצה הודעות אישיות.

הנה דוגמה של מה ניתן לעשות עם הצבעים. ייתכן שתרצה ליצור רק כמה צבעים עבור השולח החשוב ביותר אם כי, הלכתי קצת החוצה עם דוגמה זו.

קטגוריות צבע

דרך מועילה נוספת לארגון חזותי של ההודעות שלך היא הוספת קטגוריות צבע אליהם. ניתן להתאים אישית את הנושאים אשר דוא"ל קשורים לכל קטגוריה צבע.

ההודעה תכלול את שורת צבע הקטגוריות בחלק העליון של המסך ותוכל ללחוץ על הלחצן הימני של העכבר כדי לשנות את הצבע.

ניתן גם ללחוץ לחיצה ימנית על הודעה תחת הקטגוריה קטגוריות כדי לשנות את הקטגוריה.

אתה יכול לשנות את שם כל קטגוריה לכל מה הגיוני לך.

ייתכן שתרצה ליצור קטגוריה חדשה עבור הודעות דוא"ל שונות. עבור אל פעולות \ סיווג וכל הקטגוריות.

בקטגוריה 'קטגוריות צבע' לחץ על 'חדש' וקבל את הקטגוריה שם וצבע, תוכל גם להקצות לו קיצור מקשים.

עכשיו אתה יכול למיין את הודעות הדוא"ל שלך על פי סוג של קטגוריה הם נמצאים.

אם אתה רוצה להיות מסוגל להעיף מבט מהיר הדוא"ל שלך כדי לקבל מושג על מה יש, באמצעות קטגוריות צבע יכול להיות מועיל. אני מקווה שזה יכול לגרום לך להתחיל עם ארגון הודעות דוא"ל שלך, כך שאתה יודע מה הבוסים מחודד השיער רוצה לעשות בצורה יעילה יותר.