שפר את כתיבת דואל עם פרודוקטיביות עם Microsoft Word Mail מיזוג

מיזוג הדואר של Microsoft Word הוא כלי פרודוקטיביות מעולה. לדעת איך ליצור שורות נושא מותאמות אישית וקבצים כי Word של דואר מיזוג תכונה בסיסית לא תומך יכול להיות שומר חיים כאשר אתה צריך לכתוב הודעות דוא"ל בכמויות גדולות.

במאמר של היום, תלמד כיצד להשתמש ב- Word 2010 מיזוג דואר אשף, לכתוב נושאים דוא"ל מותאמים אישית, ולהגדיר קבצים מצורפים שונים עבור כל נמען הדוא"ל שלך.

תמונה על ידי M! R

יצירת רשימת תפוצה

מיזוג דואר של Word שומר אותנו מהמשימה המייגעת של הזנת כתובת האימייל של כל נמען באופן ידני על ידי כך שאנו יכולים לייבא כתובות דוא"ל מאנשי קשר של Outlook, מקורות נתונים של Excel או Access או קבצי נתונים של Word.

איש הקשר של Outlook הוא האפשרות הטובה ביותר מבין השלושה, ואם לא השתמשת בו, עכשיו יהיה זמן טוב לעדכן את פנקס הכתובות של Outlook, ואנו נראה לך כיצד לעשות זאת. אתה יכול לדלג על החלק הבא ולהתחיל לכתוב מיזוג הדואר שלך, אם אתה כבר יודע איך להגדיר את איש הקשר של Outlook, אחרת שני הסעיפים הבאים ייתן לך כמה עקרונות בסיסיים כיצד להגדיר את איש הקשר של Outlook על ידי ייבוא רשימת אנשי הקשר שלך באינטרנט.

הגדר את פרופיל הדואר שלך

הגדרת איש הקשר של Outlook מתחילה ביצירת פרופיל דואר המאחסן את כתובת הדוא"ל, הסיסמה, פרטי השרת וקישורים לנתונים אחרים, כגון הודעות דוא"ל וכתובות.

ניתן ליצור כמה פרופילים, כל אחד מהם מותאם אישית לחשבון הדוא"ל.

שם פרופיל תקין מאפשר לך לזהות את חשבון הדואר האלקטרוני שאתה מקשר לפרופיל הדואר שלך.

יש לך אפשרות להגדיר את פרופיל הדואר שלך באמצעות כתובת האימייל שקיבלת מספק שירותי האינטרנט שלך או מחשבון הדוא"ל שלך על ידי בחירה באפשרות השלישית.

בחר "דואר אלקטרוני לאינטרנט" כדי להשתמש בספק דואר אלקטרוני שנותן שירות POP - לדוגמה, GMail.

לכל ספק דוא"ל אינטרנט יש תצורת POP שונה, הקפד לקרוא את המדריך למשתמש כדי ללמוד את הגדרת POP.

מזל טוב! אם אתה רואה את המסך, הגדרת את פרופיל הדואר שלך בהצלחה. עכשיו, אנחנו מוכנים להגדיר את תיקיית אנשי הקשר של Outlook.

מאכלס את תיקיית אנשי הקשר שלך

ניתן להזין את רשימת התפוצה שלך באופן ידני ל- Outlook, או לייבא ספרים אחרים מבוססי אינטרנט - כגון ספר הכתובות של Gmail, Yahoo או Hotmail. רוב ספקי הדוא"ל מבוססי האינטרנט מאפשרים לנו לייצא את פנקס הכתובות שלהם למקור נתונים תואם ל- Outlook. לדוגמה, Gmail מספק לנו אפשרות לייצא את אנשי הקשר שלנו לקובץ CSV תואם ל- Outlook.

פונקציית ייבוא Outlook תומכת במגוון סוגי קבצים: csv, vcard, RSS, iCalendar ועוד רבים, מה שהופך אותו לכלי נהדר ליצירת רשימת התפוצה של מיזוג הדואר.

קובץ ה- CSV נמצא בקטגוריה "תוכנית אחרת או קובץ" ב- Outlook.

קובץ ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, קבצי PST, הם חלק מקובצי התוכנית ש- Outlook תומך בהם - עבורנו בחרנו ערכים של ערכים מופרדים בפסיקים (Windows).

כעת, אתר את קובץ ה- CSV שיצא זה עתה מפנקס הכתובות של Gmail.

מתוך כל התיקיות האלה, תיקיית אנשי הקשר היא האפשרות הטובה ביותר למיזוג מטרת הדואר שלנו.

Outlook זקוק לכמה דקות כדי לייבא את איש הקשר שלך, בהתאם למספר כתובות האימייל שאתה מייבא.

אנו יכולים להשתמש בתיקיה זו ליצירת קשר, לאחר ש- Outlook יסיים לייבא את כל אנשי הקשר שלך, למיזוג הדואר.

אשף מיזוג הדואר

התחל עם מסמך ריק ופתח את "Mailings" סרט להתחיל במיזוג הדואר שלנו.

האשף הוא הדרך הטובה ביותר למתחילים להתחיל בעבודה הראשונה שלהם במיזוג דואר.

בחירת נמענים להודעות

האשף יבקש מאיתנו לבחור את סוג המסמך למיזוג הדואר שלנו, הודעות דואר אלקטרוני הן סוג המסמך המתאים למימוש מיזוג הדואר הנוכחי.

אנו יכולים להתחיל לכתוב את הודעת האימייל שלנו ממסמך ריק, תבנית או מסמך קיים.

בחר את תיקיית אנשי הקשר של Outlook כרשימת התפוצה של מיזוג הדואר בשלב 3.

יש לנו אפשרות להשתמש בכל פרופיל הדואר שאנו מגדירים במערכת שלנו.

מספר אנשי הקשר שלך צריך להיות יותר מאפס אם Outlook ייבא בהצלחה את כתובת Gmail שלך.

בחר את האנשים שברצונך לכלול בהפצת הדוא"ל שלך על ידי סימון תיבות הסימון המתאימות.

כתיבת הודעת דוא"ל

התחל לכתוב את הודעת האימייל שלך ולהוסיף שדות מיזוג שבהם ברצונך להציב הודעות מותאמות אישית - כגון כותרת או שם משפחה במקום המתאים במסמך.

כל שדה מיזוג יהיה סגורה בתוך שברון כפול; הם יחליפו את פרטי כרטיס הקשר שלך לאחר שתשלים את אשף מיזוג הדואר.

הצג את הודעת האימייל שלך בתצוגה מקדימה כדי לראות כיצד Word מעבד את שדות המיזוג על-ידי לחיצה על הקישור הבא: הצג את הודעות הדואר האלקטרוני שלך.

אם אתה מרוצה מהתצוגה המקדימה, לחץ על הקישור "הבא: השלם את המיזוג", ו- Word ישלח את הדוא"ל הממוזג לכל הנמענים שלך עם שורת נושא משותפת.

התאמה אישית של שורת הנושא שלך

האשף מפר את תהליך מיזוג הדואר לשלבים הבאים: בחירת סוג המסמך ותבניתו הנכונים, יצירת רשימת תפוצה, הערכת תצוגה מקדימה של מיזוג דואר ושליחת הודעות דוא"ל לכל הנמענים שלך.

בשלב זה, ייתכן שתבחין בשני פעילויות שכיחות של כתיבה בדוא"ל שהאשף אינו תומך בהן, כתיבת שורות נושא מותאמות אישית והגדרת קבצים מצורפים שונים. אנחנו צריכים להשתמש מאקרו לעשות אותם במיזוג דואר, רצוי לפני שאנחנו להשלים את האשף.

עם המכתב פתוח, הקש "Alt + F11" ולחץ פעמיים על "ThisDocument" בחלון העבודה שלך Word, לפתוח את עורך מאקרו.

הדבק קוד מאקרו זה, שנכתב על ידי מקודד מאקרו מומחה hutchinsfairy, לתוך החלונית הריקה ולשמור אותו.

עמעום עם wdapp כמו יישום עמעום EMAIL_SUBJECT כמחרוזת עמעום FIRST_RECORD כמו בוליאני
פרטי Sub Document_Open () הגדר wdapp = יישום זה 1 סוף תת פרטי Sub Document_Close () הגדר wdapp = כלום סוף תת פרטי Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal דוק כמו מסמך, ביטול כמו בוליאני) דימ i בתור מספר שלם עם ActiveDocument.MailMerge אם FIRST_RECORD = נכון לאחר מכן EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = False אלזה. MailSubject = EMAIL_SUBJECT סיום אם i = .DataSource.DataFields.Count האם אני> 0 .MailSubject = החלף (.MailSubject ",", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 לולאה סוף עם סוף תת פרטי Sub Subwecord פרטי (כמו ByVal דוק כפי מסמך, ByVal StartRecord בתור ארוך, ByVal EndRecord כל עוד, ביטול כמו בוליאני) FIRST_RECORD = נכון סוף תת פרטי Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal דוק כמו מסמך, ByVal DocResult כמו מסמך) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
סוף תת

חזור למסמך ולחץ על הקישור "הבא: מלא את המיזוג" כדי לשלוח את הדוא"ל שלך.

לחץ על הקישור "דואר אלקטרוני ..." כדי לשלוח את ההודעה שלך.

מניחים את שדות המיזוג המתאימים, מוקפים בסבך, אל שורת הנושא.

המאקרו ינתח את שדה המיזוג ויחליף אותו בשם המשפחה של הנמען כאשר Word ישלח את המסמך.

הוספת פריטים שונים לדואר האלקטרוני שלך

עד כאן, למדנו כיצד להשתמש באשף מיזוג הדואר וכיצד להתאים אישית את שדות הנושא - וכדי להשלים את ערכת השיעור של היום, נראה לך תוסף של צד שלישי שמאפשר לנו לצרף קובץ שונה עבור כל אימייל.

הורד את התוספת, פתח אותה, ותמצא שהתוספת נובעת מתבניות מסמך Word. השתמש ב- "CreateEMailData Word 2007 Ver02", אם אתה משתמש ב- Word 2007 או 2010 ו- "CreateEMailData Word 2003 Ver02", אם אתה משתמש ב- Word 2003.

העתק את תבנית המסמך המתאימה לתיקייה "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP" שבה "% appdata%" היא תיקיית ההפעלה של Microsoft - במקרה שלנו היא "C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming".

הפעל מחדש את Word, לאחר העתקת הקובץ לתיקיית ההפעלה של Microsoft, ואתה אמור לראות שתי תוספות חדשות: יצירת קובץ נתונים ומיזוג לדוא"ל, בתפריט "דואר".

הכן קובץ נתונים עם טבלת שתי עמודות - כתובת הדוא"ל של הנמען בעמודה השמאלית והנתיב המלא לקובץ הקובץ המצורף בעמודה הימנית, ולאחר מכן שמור אותו באותה תיקיה שבה נמצא מסמך מיזוג הדואר האלקטרוני שלך כ- "MergeAttachmentsData". אנחנו צריכים להדגיש כי עליך לשמור את הקובץ כמו "MergeAttachmentsData", אחרת התוספת לא יכול למצוא את הקובץ לחפש קבצים מצורפים.

חזור למסמך מיזוג הדואר שלך וחלק מסמכים לקבצים נפרדים.

חלון מסמך Word חדש אמור להופיע, ולחץ על הלחצן 'מיזוג לדוא"ל'. פשוט לחץ על הלחצן 'אישור' בתיבת הדו-שיח הצהובה, מכיוון שכבר הכנו את קובץ הנתונים.

שים את הנושא הנכון עבור הדוא"ל שלך, לחץ על אישור, ו- Outlook ישלח את הדוא"ל שלך עם הקובץ המצורף שתציין בקובץ הנתונים.

Word, עם תכונות שימושיות רבות שלה, הוא באמת כלי פרודוקטיביות נהדר. אנו מצפים לכתוב מאמרים נוספים עבור הקוראים שלנו. בינתיים, לבדוק את המאמרים אחרים מילים באתר שלנו.

אנו מקווים כי למדת כיצד להשתמש ב- Word מיזוג דואר מן המאמר של היום. אל תהסס לדון על מיזוג דואר אחר עם הקוראים האחרים בקטע ההערות.