למתחילים כיצד לשמור, ארכיון, ולגבות את הנתונים שלך ב- Outlook 2013

היום, אנחנו מכסים את "משעמם" דברים Outlook. תחזוקה ואבטחה, כמו שמירה, שמירה ואבטחה של קובץ הנתונים של Outlook 2013 - המלא בכל הנתונים החשובים שלך - על ידי גיבוי וארכיון של הנתונים.

עד כה, אם אתה משתמש ב- Outlook כדי לחבר ולשלוח הודעות דואר אלקטרוני, ולקחת את הזמן כדי לייבא את אנשי הקשר שלך ב- Gmail לתוך פנקס הכתובות שלך, או את העובדה שאתה אפילו משתמש ב- Outlook פנקס כתובות, אומר שיש לך הרבה נתונים שצריכים להגן.

כמו כן, יש לך כנראה גם בילה הרבה זמן ועבודה יצירת לוחות שנה, הוספת משימות ורשימות todo, ואולי אפילו יש לך אוסף של הערות אתה רוצה לשמור.

כל זה מסתכם הוא לוודא שאתה לפחות לגבות את קובץ הנתונים שלך, כי כמו כל אחד מאיתנו יכול להעיד, זה די מתסכל ומדכא לאבד את כל הנתונים שלך צריך להתחיל מחדש.

לוח הבקרה של הדואר

כדי להתחיל, בואו נעיף מבט מהיר בלוח הבקרה של Mail ב- Windows.

כפי שהתמונה מראה, יש לך גישה לשלושה תחומים מרכזיים בהתקנת Outlook. עם זאת, לחיצה על הלחצן "חשבונות דואר אלקטרוני ..." או "קבצי נתונים ..." תפתח את אותו חלון, בכרטיסיות המתאימות להם.

בצילום המסך הבא, אנו רואים את הכרטיסייה דואר אלקטרוני, אשר תאפשר לך לבצע פעולות בחשבון הדואר האלקטרוני שלך (ים) כגון תיקון או שינוי. תוכל גם לראות היכן מאוחסנים הנתונים עבור כל חשבון.

אם אתה רוצה להשפיע על קבצי נתונים אלה ישירות, יהיה עליך ללחוץ על הכרטיסייה "קבצי נתונים". יש כמה דברים שאתה יכול לעשות כאן.

לדוגמה, תוכל ללחוץ על הלחצן "פתח קובץ מיקום" כדי לראות היכן נמצאים קובצי הנתונים שלך. זה שימושי, כי אתה רוצה לדעת איפה הם במקרה שאתה צריך לסרוק ולתקן אותם (דנו בסעיף הבא).

יש עוד תכונה מגניב שבו אתה יכול להשתמש מתוך חלון הגדרות חשבון. אם קובץ הנתונים שלך (ים) קיבל gotten ענק הוא לוקח טונות של שטח דיסק (כמה אנשים לאסוף ג 'יגה בייט על ג' יגה בייט של דואר אלקטרוני ישן), אז אתה יכול לדחוס את זה.

לחץ על "הגדרות" כפתור בכרטיסייה קבצי נתונים ולאחר מכן לחץ על "קומפקט עכשיו" כדי להקטין את הגודל של קובץ הנתונים של Outlook.

לוח הבקרה של Mail הוא דרך אמינה לשמור על קובצי הנתונים והפרופילים שלך, אך היא אינה הדרך היחידה, וגם היישום של Outlook יאפשר לך לנהל את תיבות הדואר שלך. אנו נראה לך את הפקדים האלה מיד אחרי שאנחנו מדגימים כיצד לתקן את קבצי הנתונים שלך.

הפעלת כלי תחזוקה PST

אם לא הבחנת עד כה, נתוני Outlook מאוחסנים בקובץ .PST או .OST, ורוב הזמן, אין שום דבר רע עם זה.

למרבה הצער, לפעמים הנתונים שלך הופך פגום, וזה לא אותו דבר כמו להגיד שזה רע או חסר תקווה מעבר להחלמה, אתה רק צריך להפעיל את כלל תיקון תיבת הדואר הנכנס הכלי. כלי תיקון תיבת הדואר הנכנס או "ScanPST" יסרוק ולתקן את תיקיות התיקיות האישיות שלך, אימות ותיקון שגיאות בעת ביצוע גיבוי של קובץ פגום. PST או. OST רק במקרה שמשהו משתבש במהלך ההתאוששות.

הכלי ScanPST ניתן למצוא בתיקיית ההתקנה של Outlook, בדרך כלל C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. כאשר אתה מאתר אותו, לחץ פעמיים על כלי השירות ScanPST כדי להפעיל אותו.

הדבר הראשון שאתה צריך לעשות הוא לגלוש למקום שלך. PST או. קבצי OST נמצאים. בצילום המסך הבא, אתה רואה היכן הם ממוקמים במחשב שלנו. אנו בוחרים אחד ולחץ על "פתח".

אם כלי ScanPST מוצא שגיאות כלשהן, הוא יודיע לך כל כך הרבה להציע לתקן. לחץ על הלחצן aptly- שכותרתו כדי להתחיל תיקון זה.

בסיום, הכלי ScanPST יאפשר לך לדעת שקובץ Outlook שלך תוקן בהצלחה.

באפשרותך לסגור את הכלי או לחזור על התהליך בכל קובץ נתונים אחר לפי הצורך.

אחסון אוטומטי של הנתונים שלך

בואו נתחיל עם כמה מידע חשוב על האופן הטוב ביותר של ארכיון וגיבוי הנתונים שלך. הדבר הראשון שאנחנו רוצים לדון הם אפשרויות AutoArchive שלך. כדי להתחיל, לחץ על הכרטיסייה "קובץ" ברצועת הכלים כך שתראה את המסך הבא.

שים לב מיד, תוכל לבחור לאיזה חשבון תרצה להשתתף (אם רלוונטי) על ידי לחיצה על התפריט הנפתח הממוקם מעל הלחצן הוסף חשבון.

נלחץ על כפתור "כלי ניקוי" ולאחר מכן בחר "ניקוי תיבת דואר" מתוך האפשרויות. להלן האפשרויות שתראה. הכל כאן מוקדש לגזום את השומן מתיבת הדואר הנכנס שלך בארכיון הודעות ישנות.

לחיצה על הלחצן "AutoArchive" פירושה ש- Outlook יעביר אוטומטית את כל תיקיות הדואר שהוגדרו ככאלה. כדי להגדיר את אפשרויות Autoarchive שלך, עליך ללחוץ לחיצה ימנית על תיקיית דואר ובחר את הכרטיסייה "AutoArchive".

כאן אנו רואים חלון דואר אופייני תכונות חלון. הכרטיסייה AutoRrchive תאפשר לך לשנות את האופן שבו התיקייה מופעלת אוטומטית. שים לב, בתמונה זו, יש לנו את התיקייה המוגדרת ל - AutoArchive לפי לוח הזמנים והפעולות שלה.

ניתן גם להקצות את התיקייה ל - autoarchive בהתאם להגדרות ברירת המחדל האוטומטיות של ברירת המחדל של Outlook. אם תגדיר את התיקייה להגדרות ברירת המחדל, ולאחר מכן לחץ על "הגדרות ארכיון ברירת מחדל ..." תראה את תיבת הדו-שיח הבאה (מכיוון שהם "ברירת מחדל", כל השינויים שתגדיר כאן יחולו על כל תיקיה המוגדרת לאוטומיארב ברירת המחדל).

אל תשכח, תוכל גם למצוא הגדרות אלה על ידי פתיחת האפשרויות ולחיצה על הכותרת "מתקדם".

נמשיך כעת כדי לאחסן בארכיון את הנתונים שלך באופן ידני.

אחסן בארכיון את הנתונים שלך באופן ידני

פשוט, אם אתה לא רוצה להשתמש Autoarchive, או שאתה רוצה להקל על הליך אחסון בארכיון שלך, לחזור לניקוי כלים למצוא את המסך מידע החשבון, ולחץ על ובחר "ארכיון" כדי לפתוח את תיבת הדו שיח הבאה.

מספיק קל, אתה פשוט רוצה לבחור את התיקיה שאתה רוצה ארכיון, לבחור את התאריך של פריטים בארכיון שלך, ולאחר מכן לבחור תיקייה למקום שבו אתה רוצה לשמור את הארכיון שלך. זהו זה, סיימת!

גיבוי ושחזור קובץ הנתונים של Outlook

גיבוי קבצי הנתונים שלך ב- Outlook הוא קל כמו העתקת קבצי OST או .PST אל כונן קשיח אחר, שרת ענן, כונן אצבע או אמצעי אחסון אחר. אתה זוכר איך לאתר את קבצי הנתונים שלך?

פתח את לוח הבקרה של Mail ולחץ על הלחצן "קבצי נתונים". לחץ על "פתח מיקום קובץ ..." ואז תוכל לגבות את קובצי הנתונים.

בהערה צדדית, תוכל להעביר את קובצי הנתונים לצמיתות למיקום ענן, כגון תיקיית OneDrive או Dropbox, ובכך להבטיח שהנתונים שלך ב- Outlook יבוצעו גיבוי טכני תמיד.

כדי לשחזר את קובץ הנתונים המגובה, נחזור לכרטיסייה קובץ ובחר באפשרות "פתח את קובץ הנתונים של Outlook".

במסך הבא, סייר הקבצים נפתח באופן אוטומטי לארכיונים שלנו, אבל אתה יכול כמובן לגלוש למקום שבו נמצאים קבצי הנתונים שלך.

בחר את הקובץ הרצוי ולחץ על "פתח" כדי שתוכל לגשת לנתונים שנשמרו בקובץ. לאחר השחזור, תוכל לגלוש ולהציג פריטים כרגיל.

אם אינך צריך עוד לגשת לקובץ הנתונים המגובה, תוכל פשוט ללחוץ לחיצה ימנית על התיקיה העליונה ביותר ולבחור באפשרות סגירה.

גיבוי ושחזור של קבצי נתונים הוא במידה רבה פעילות ידנית, אך אם אתה מגדיר את התיקיות שלך לאוטרכב בתדירות גבוהה, והם מאוחסנים בארכיון למיקום כמו תיקיית ענן, אז יש לך שם קצת בטיחות.

הדרך הטובה ביותר להבטיח שאתה לא לאבד את כל הנתונים עם זאת, היא שגרתי לגבות את קבצי הנתונים שלך הסיטונאי. יש לך משהו שברצונך להוסיף? הודע לנו על כך בפורום הדיונים שלנו. כמו תמיד, אנו מצפים למשוב שלך.