מדריך צעדים מהירים ב- Microsoft Outlook

Outlook כולל תכונת צעדים מהירים המאפשרת להחיל פעולות מרובות על הודעה בלחיצה אחת. Outlook כולל מספר שלבים המהירים המוגדרים כברירת מחדל, אך באפשרותך גם ליצור את עצמך (ולמחוק את ברירת המחדל אם אינך זקוק להם). אם אתה מבצע באופן קבוע את אותה קבוצה של פעולות, יצירת שלב מהיר והקצאת אותו hotkey יכול לחסוך לך הרבה זמן. הנה איך הם עובדים.

המהירות ברירת מחדל

תוכל למצוא את 'צעדים מהירים' בכרטיסייה 'דף הבית' של Outlook. כשתתחיל בפעם הראשונה, תראה את המהלכים המהירים המוגדרים כברירת מחדל. באפשרותך ללחוץ על כל אחת מהן כדי להחיל את הפעולות הכלולות על הודעה שנבחרה.

השלבים המהירים המוגדרים כברירת מחדל כוללים:

1. לעבור ל ?: פותח חלון לבחירת תיקיה שאליה ברצונך להעביר את ההודעה.
2. לנהל: יוצר עותק מועבר של ההודעה שנבחרה עם כתובת המנהל שלך.
3. דוא"ל צוות: יצירת הודעה ריקה הממוענת לחברי הצוות שלך. (אם הדוא"ל שלך מנוהל על ידי המעסיק שלך, בהתאם לאופן שבו מנהלי Exchange שלך ​​הגדירו את תיבת הדואר שלך, ייתכן ש- Outlook כבר יודע מי המנהל שלך וחברי הצוות שלך.אם לא, יהיה עליך למלא אותם בפעם הראשונה שאתה משתמש צעדים מהירים).
4. בוצע: מסמן את ההודעה כקריאה ושלימה, ולאחר מכן שולח אותה לתיקיה מסוימת. בפעם הראשונה שאתה משתמש זה, יש לך לציין את התיקייה, אבל מאז ב- Outlook יזכור את הבחירה שלך ולשלוח אותו לתיקיה זו בכל פעם שאתה משתמש שלב מהיר.
5. Replay & Delete: פותח תשובה להודעה שנבחרה ולאחר מכן מוחק את ההודעה שנבחרה לאחר שליחת התשובה.

Outlook מציג רק שלבים מהירים הזמינים. אם לא קיבלת הודעה שנבחרה, לדוגמה, רק המהדורה המהירה של 'צוות הדואר האלקטרוני' מוצגת מכיוון שברירות המחדל האחרות פועלות בהודעה קיימת.

כיצד ליצור שלב מהיר

כדי להוסיף שלב מהיר חדש, לחץ על האפשרות 'צור חדש' בתיבה 'צעדים מהירים'.

זה פותח חלון חדש שבו אתה יכול שם את הצעד המהיר ולבחור את הפעולות שאתה רוצה שזה יבצע.

כאשר תלחץ על התפריט הנפתח "בחר פעולה", תקבל רשימה של פעולות אפשריות, שכל אחת מהן עשויה להציע לך אפשרויות נוספות לבחירה.

אנחנו הולכים להוסיף שתי פעולות: אחת כדי להעביר את ההודעה לתיקיה ואחת כדי לסמן את זה כנקרא.

בחר את הפעולה "העבר לתיקייה" ובחר את התיקייה שאליה ברצונך להעביר את ההודעות.

לאחר מכן, לחץ על "הוסף פעולה" כדי להוסיף פעולה שנייה.

בחר באפשרות "סמן כנקראה" מהתפריט הנפתח.

לחלופין, תוכל לבחור באחד ממפתחות הקיצור המובנים ולהוסיף טקסט שיוצג בעת העברת העכבר מעל השלב המהיר עם המצביע שלך (תיאור קצר שמזכיר את הפעולות שבוצעו על-ידי צעד מהיר).

לחץ על "סיום", וה- Quick Step החדש שלך יופיע בתיבה 'צעדים מהירים' ב- Outlook. אם תרחף מעל השלב המהיר, תראה את מקש הקיצור שבחרת ואת כל טקסט tooltip שהזנת.

עכשיו כל מה שאתה צריך לעשות הוא לבחור את ההודעות שלך ולחץ על QuickStep חדש (או להכות את מקש הקיצור משולבת) כדי ליישם את פעולותיה.

כיצד לערוך או למחוק QuickStep

אם ברצונך לערוך או למחוק שלב מהיר, לחץ על החץ הקטן בפינה השמאלית התחתונה של קבוצת המהלכים המהירים ברצועת הכלים.

פעולה זו פותחת את החלון 'נהל שלבים מהירים'.

כאן יש לך את האפשרות לערוך, לשכפל (שיוצר עותק מדויק של המהדורה המהירה שנבחרה, אם אתה רוצה עותק דומה, אך עם וריאציה קלה) או למחוק שלב מהיר.

ניתן גם לשנות את הסדר שבו מופיעים המהלכים המהירים שלך ברצועת הכלים או ליצור שלב מהיר חדש.

לבסוף, קיימת האפשרות "אפס לברירות מחדל".

בחירה באפשרות 'אפס לברירות מחדל' מוחקת את כל השלבים המהירים שיצרת ומפתחת מחדש את כל המהלכים המהירים המהווים ברירת מחדל שאולי מחקת. הוא גם מסיר כל שינוי שביצעת את המהלכים המהירים המוגדרים כברירת מחדל. מכיוון שאינך יכול לבטל פעולה זו, תוצג לך אזהרה. לחץ על "כן" כדי לגרום לאיפוס לקרות.

תוכל גם לעקוף את החלון 'נהל שלבים מהירים' עבור פעולות שלב מהיר באמצעות לחיצה ימנית על שלב מהיר בסרט. זה מעלה את תפריט ההקשר שבו אתה יכול לערוך, לשכפל או למחוק את שלב מהיר.

וזה צעדים מהירים. אנחנו לא עברו את כל הפעולות האפשריות ניתן להוסיף צעד מהיר כי יש טונות של אותם וזה ממשק די אינטואיטיבי ברגע שאתה יודע איך זה עובד. אם אתה רוצה להפוך את חוויית Outlook שלך ליעילה יותר ופחות זמן רב, צעדים מהירים הם מקום נהדר להתחיל בו.